Thủ tục đăng ký biến động đất đai là quy trình quan trọng để cập nhật thông tin quyền sử dụng đất. Việc thực hiện đúng thủ tục giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Bài viết của ACC HCM sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục này.
Điều kiện đăng ký biến động đất đai là các yêu cầu mà người sử dụng đất cần đáp ứng khi thực hiện thủ tục thay đổi thông tin trên sổ đỏ (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất). Dưới đây là các điều kiện cơ bản:
Đất đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: Đây là cơ sở pháp lý để cơ quan chức năng xác nhận quyền sở hữu hợp pháp của cá nhân hoặc tổ chức đối với thửa đất. Trường hợp đất chưa có Giấy chứng nhận, người sử dụng đất cần thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận trước khi tiến hành đăng ký biến động.
Biến động đất đai thuộc danh mục bắt buộc đăng ký: Không phải tất cả các biến động về quyền sử dụng đất đều yêu cầu đăng ký biến động. Pháp luật quy định cụ thể các trường hợp bắt buộc phải đăng ký, bao gồm các tình huống như chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, thay đổi về chủ sở hữu, điều chỉnh diện tích hoặc ranh giới, và chuyển đổi mục đích sử dụng đất.
Đất không tranh chấp và không bị kê biên tài sản để thi hành án: Để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong việc đăng ký biến động đất đai, thửa đất đăng ký phải không có tranh chấp với bên thứ ba. Ngoài ra, nếu đất đang bị kê biên tài sản để thi hành án, nghĩa là thuộc đối tượng thu giữ theo quyết định của tòa án, thì không thể tiến hành đăng ký biến động.
Điều kiện về quy hoạch và mục đích sử dụng đất: Đất phải phù hợp với quy hoạch và không nằm trong khu vực có kế hoạch thu hồi đất của cơ quan có thẩm quyền. Nếu đất thuộc diện quy hoạch hoặc chuyển đổi mục đích, cần tham khảo ý kiến từ cơ quan quản lý đất đai trước khi tiến hành thủ tục đăng ký biến động.
Đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ tài chính đối với nhà nước: Trước khi thực hiện thủ tục, người sử dụng đất cần đảm bảo đã hoàn tất các nghĩa vụ tài chính liên quan đến thửa đất như thuế sử dụng đất, lệ phí trước bạ, và các khoản phí khác.
Các điều kiện đặc biệt tùy từng trường hợp cụ thể: Ngoài các điều kiện chung nêu trên, mỗi trường hợp đăng ký biến động đất đai cụ thể có thể yêu cầu các điều kiện bổ sung, chẳng hạn như khi đăng ký biến động do chuyển nhượng, người bán phải cung cấp các hợp đồng giao dịch đã công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật.
2. Hồ sơ đăng ký biến động đất đai
Hồ sơ đăng ký biến động đất đai bao gồm các tài liệu pháp lý cần thiết để chứng minh quyền sử dụng đất và tình trạng hiện tại của bất động sản. Hồ sơ nộp khi thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai được quy định tại Điều 29 Nghị định 101/2024/NĐ-CP bao gồm:
Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 11/ĐK ban hành kèm theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP: Khi người sở hữu thực hiện bất kỳ giao dịch nào dẫn đến thay đổi quyền sử dụng đất, việc đăng ký biến động này sẽ giúp cơ quan quản lý cập nhật kịp thời tình trạng sử dụng đất của họ vào hồ sơ đất đai.
Giấy chứng nhận đã cấp: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hay còn gọi là sổ đỏ, là tài liệu cơ bản và quan trọng nhất trong hồ sơ đăng ký biến động. Trong trường hợp biến động xảy ra, bản sao sổ đỏ cần được kèm theo hồ sơ để chứng minh quyền sử dụng đất.
Một trong các loại giấy tờ liên quan đến nội dung biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất đối với từng trường hợp cụ thể theo quy định tại Điều 30 Nghị định 101/2024/NĐ-CP.
Văn bản về việc đại diện theo quy định của pháp luật về dân sự đối với trường hợp thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất thông qua người đại diện.
Việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký biến động đất đai một cách đầy đủ và chi tiết không chỉ giúp quy trình diễn ra nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa những rắc rối pháp lý có thể xảy ra sau này.
Người dân cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết theo quy định để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng, bao gồm các tài liệu cơ bản và bổ sung (nếu có). Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ là bước quan trọng giúp tránh việc phải bổ sung, kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.
Bước 2. Nộp hồ sơ tại cơ quan chức năng
Người dân sẽ đến trực tiếp Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Phòng Tài nguyên và Môi trường nơi có thửa đất để nộp hồ sơ. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra các giấy tờ để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và đầy đủ. Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc có sai sót, cơ quan sẽ hướng dẫn cụ thể để người dân bổ sung hoặc chỉnh sửa cho phù hợp. Việc nộp hồ sơ tại đúng cơ quan có thẩm quyền theo khu vực thửa đất là bước không thể bỏ qua trong quá trình đăng ký biến động.
Nếu hồ sơ đã hoàn chỉnh, cán bộ sẽ cấp biên nhận hồ sơ, trong đó ghi rõ thời gian giải quyết, chi tiết liên hệ và hướng dẫn người dân cách theo dõi tiến độ hồ sơ.
Bước 3. Kiểm tra và xử lý hồ sơ đăng ký
Khi nhận được hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ tiến hành kiểm tra, xác minh tính pháp lý của hồ sơ và đối chiếu thông tin với dữ liệu quản lý đất đai. Nếu cần thiết, cơ quan sẽ cử cán bộ khảo sát thực địa để đảm bảo các thay đổi hoặc điều chỉnh trong hồ sơ khớp với tình trạng thực tế của thửa đất.
Trong trường hợp hồ sơ đăng ký liên quan đến thay đổi ranh giới đất, điều chỉnh quy hoạch hoặc các vấn đề kỹ thuật khác, cơ quan chức năng sẽ phối hợp với các đơn vị đo đạc để xác nhận lại các thông tin cần thiết trước khi tiếp tục xử lý.
Bước 4. Cập nhật thông tin biến động vào hồ sơ đất đai
Sau khi kiểm tra hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ cập nhật các thay đổi về quyền sử dụng đất, chủ sở hữu, ranh giới, hoặc mục đích sử dụng đất vào hệ thống quản lý đất đai. Đồng thời, cơ quan sẽ ghi nhận biến động này vào Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ hoặc sổ hồng) của người dân. Nếu biến động không liên quan đến việc thay đổi chủ sở hữu nhưng có các thay đổi khác, thông tin mới sẽ được bổ sung trực tiếp trên giấy chứng nhận hiện tại.
Bước 5. Nhận kết quả đăng ký biến động đất đai
Sau khi hoàn tất quy trình cập nhật thông tin, cơ quan chức năng sẽ trả kết quả cho người dân. Thời gian giải quyết thủ tục biến động đất đai có thể khác nhau tùy theo từng trường hợp cụ thể và mức độ phức tạp của hồ sơ, nhưng thông thường không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đầy đủ.
3.2. Thủ tục đăng ký biến động đất đai trực tuyến
Bước 1: Người đăng ký tài khoản đăng nhập trên Cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn
Sau khi đăng nhập thành công tiến hành tìm kiếm và lựa chọn nộp hồ sơ dịch vụ công, nhập các thông tin đăng ký biến động đất, tài sản gắn liền với đất.
Trường hợp 01: Xác thực thành công thì chọn lưu đơn đăng ký;
Trường hợp 02: Nếu xác thực thất bại thì hệ thống thông báo để người đăng ký cập nhật Đơn đăng ký.
Tiếp theo chọn phương thức gửi giấy tờ bản gốc, bản chính các giấy tờ kèm theo Chọn phương thức gửi bản gốc Giấy chứng nhận, bản chính các giấy tờ kèm theo và nơi nhận kết quả. Chọn xác nhận điều chỉnh ở Giấy chứng nhận đã cấp hoặc cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Chọn gửi hồ sơ.
Trong đó, nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký biến động đất đai online bao gồm:
Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai/Văn phòng đăng ký đất đai (Đối với địa phương chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai;
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện.
Bước 2: Cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính về đất đai đúng theo quy định của luật đất đai.
Trường hợp cần kiểm tra, xác minh làm rõ nguyên nhân mà không trả kết quả trong thời hạn quy định, cơ quan tiếp nhận hồ sơ cần ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do đến người sử dụng đất thông qua cổng dịch vụ công hoặc tin nhắn SMS.
Trường hợp hồ sơ không đạt yêu cầu hoặc thiếu thông tin, bên cán bộ tiếp nhận sẽ gửi thông báo từ chối hoặc yêu cầu hoàn thiện hồ sơ.
Hồ sơ đầy đủ thông tin cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ gửi phiếu tiếp nhận và trả kết quả.
Bước 3. Cơ quan tiếp nhận giải quyết hồ sơ
Lãnh đạo văn phòng quản lý đất đai sẽ truy cập vào cổng thông tin của Bộ Tài Nguyên môi trường hoặc cổng Dịch vụ công của tỉnh để phân công đội ngũ xử lý thủ tục. Cán bộ được phan công tiến hành đối chiếu thông tin đăng ký trên cơ sở dữ liệu về đất đai, hoặc hồ sơ lưu trữ văn phòng đăng ký đất đai.
Người sử dụng đất có nghĩa vụ hoàn thành lệ phí đăng ký đúng hạn bằng cách thanh toán trực tiếp hoặc trực tuyến thông qua chức năng thanh toán của Cổng dịch vụ công.
Bước 4: Kết quả được trả về được giải quyết theo thủ tục hành chính tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ/dịch vụ bưu chính hoặc tại địa điểm theo yêu cầu với trường hợp tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký đất đai, tài sản khác gắn liền với đất.
Khi đăng ký biến động đất đai, có một số lưu ý quan trọng mà người thực hiện cần nắm rõ để đảm bảo thủ tục diễn ra suôn sẻ và đúng quy định pháp luật, cụ thể bao gồm:
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác: Mỗi loại biến động đất đai sẽ yêu cầu các giấy tờ cụ thể, bao gồm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy tờ chứng minh biến động (như hợp đồng chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho), cùng các giấy tờ nhân thân của người thực hiện thủ tục. Khi chuẩn bị hồ sơ, người dân cần chú ý là kiểm tra kỹ các giấy tờ để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, bao gồm cả công chứng và chứng thực nếu cần thiết.
Đáp ứng yêu cầu thời hạn đăng ký biến động: Thông thường, theo quy định, việc đăng ký biến động cần thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày có biến động thực tế. Việc không đăng ký đúng hạn có thể dẫn đến các hệ quả pháp lý như bị xử phạt hành chính hoặc mất đi quyền lợi trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
Đảm bảo lệ phí và phí dịch vụ được thanh toán đúng quy định: Trong quá trình đăng ký biến động đất đai, việc thanh toán các loại lệ phí và phí dịch vụ là bắt buộc. Mức phí sẽ khác nhau tùy vào loại biến động và khu vực địa lý của từng địa phương.
Thực hiện thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền: Một lưu ý quan trọng là người dân cần thực hiện thủ tục đăng ký biến động tại cơ quan có thẩm quyền, như Văn phòng Đăng ký đất đai cấp huyện hoặc tỉnh tùy theo loại đất và quy định cụ thể.
Kiểm tra lại thông tin trên sổ đỏ sau khi đăng ký biến động: Sau khi hoàn tất thủ tục, người thực hiện cần kiểm tra lại thông tin trên sổ đỏ để đảm bảo đã cập nhật đầy đủ và chính xác các biến động mới. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, cần yêu cầu điều chỉnh ngay để đảm bảo quyền lợi của mình được bảo vệ đầy đủ theo quy định.
Có phải đính kèm hợp đồng chuyển nhượng khi đăng ký biến động đất đai không?
Có, khi thực hiện đăng ký biến động đất đai liên quan đến chuyển nhượng quyền sử dụng đất, cần nộp bản sao hợp đồng chuyển nhượng đã công chứng hoặc chứng thực.
Nếu không có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, có thể đăng ký biến động đất đai không?
Không, để thực hiện đăng ký biến động đất đai, bạn cần phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) hợp lệ hoặc các giấy tờ hợp pháp chứng minh quyền sử dụng đất.
Có cần phải chứng minh nguồn gốc đất khi đăng ký biến động không?
Có, trong một số trường hợp, đặc biệt là khi đất có biến động như chuyển nhượng hoặc tặng cho, bạn cần cung cấp giấy tờ chứng minh nguồn gốc đất để đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch.
Với những chia sẻ trong bài viết, hy vọng bạn đã nắm được quy trình và yêu cầu trong Thủ tục đăng ký biến động đất đai. Việc hiểu rõ các bước này sẽ giúp bạn thực hiện thủ tục nhanh chóng và chính xác. Nếu cần tư vấn pháp lý, hãy liên hệ ACC HCM, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn nhanh chóng và chính xác.
