Trong quá trình kinh doanh tại TP HCM, việc thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa là một bước quan trọng nhằm chấm dứt nghĩa vụ và quyền lợi của các bên tham gia. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn mẫu thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa chi tiết và hướng dẫn cách soạn thảo một cách đầy đủ, chính xác. ACC HCM sẽ cùng bạn tìm hiểu các điều khoản cần thiết, những lưu ý quan trọng và quy trình thực hiện để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả của việc thanh lý hợp đồng.
– Căn cứ Quyết định số ………/QĐ-…………-………… ngày …/…/… của Giám đốc ……… về việc phê duyệt kết quả đấu thầu gói thầu …………. thuộc dự án ………….;(3)
– Căn cứ HSMT và HSDT xét chọn trúng thầu của Công ty ………………;(4)
Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm ….., lúc …. giờ …. phút, tại ……… đại diện các Bên gồm có:(5)
Bên giao thầu (gọi tắt là Bên A): ………….(6)
Địa chỉ: ………(7)
Điện thoại: …………… Fax: ………(8)
Mã số thuế: ………..(9)
Tài khoản: ………(10)
Tại: ………(11)
Đại diện là: ………… Chức vụ: …………..(12)
Bên nhận thầu (Gọi tắt là Bên B): CÔNG TY …….(13)
Địa chỉ: ……..(14)
Điện thoại: ……………. Fax: ……………….(15)
Số tài khoản: ……(16)
Tại: ……….(17)
Mã Số thuế: ……..(18)
Đại diện là: Ông ………….. Chức vụ: ………(19)
Hai bên đã tiến hành xem xét, thảo luận và thống nhất các nội dung cung cấp hàng hoá như sau:
1. Nội dung hợp đồng:
– Đối tượng hợp đồng: ……(20)
– Giá trị hợp đồng: .. VNĐ (21)
– Bằng chữ: ……..(22 )
– Bảo đảm thực hiện hợp đồng: ……..(23)
– Bảo lãnh bảo hành: ………….(24)
– Địa điểm giao hàng: ………..(25)
– Thời gian thực hiện hợp đồng: …….(26)
2. Thời gian và phương thức thanh toán: (27)
Bên mua có trách nhiệm thanh toán cho Bên bán 100% giá trị Hợp đồng chia thành 02 đợt như sau:
Đợt 1: …….
Đợt 2: …..
Hồ sơ thanh toán bao gồm:
– Đề nghị thanh toán của nhà thầu;
– Các biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị có xác nhận của Chủ đầu tư và tư vấn giám sát;
– Chứng nhận CO (bản sao y nhà nhập khẩu) và CQ (bản chính của hãng sản xuất)
– Chứng thư bảo lãnh bảo hành của ngân hàng có giá trị tương ứng 5% giá trị quyết toán hợp đồng (nếu có).
– Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán;
– Phiếu bảo hành hoặc tem bảo hành của Bên Bán;
– Hồ sơ hoàn công; Nhật ký công trường (nếu có);
– Hóa đơn thuế GTGT;
– Biên bản thanh lý hợp đồng.
– Phương thức thanh toán: Chuyển khoản.
3. Bảo hành (28)
– Tất cả các thiết bị được nêu trong Hợp đồng sẽ được Bên B bảo hành theo đúng tiêu chuẩn của nhà sản xuất; yêu cầu của bên A tại hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu của bên B. Thời gian bắt đầu bảo hành được tính từ ngày nghiệm thu hợp đồng.
– Thời gian khắc phục sự cố trong thời gian bảo hành là …………. giờ kể từ khi Bên B nhận được yêu cầu của Bên A. Quá thời gian trên mà bên B không thực hiện việc khắc phục thì bên A có quyền thuê đơn vị khác khắc phục và mọi chi phí liên quan đến việc khắc phục sự cố Bên B phải hoàn toàn chịu trách nhiệm chi trả.
– Để được bảo hành, các sản phẩm phải có Phiếu bảo hành hoặc tem bảo hành dán trên thiết bị của Bên B và Bên A phải tuân thủ các quy định đã được ghi trên Phiếu bảo hành.
– Trong thời hạn bảo hành, Bên B sẽ tiến hành sửa chữa, bảo hành thiết bị miễn phí theo đúng tiêu chuẩn của nhà sản xuất đối với mọi trường hợp xảy ra sự cố, hỏng hóc do lỗi của nhà sản xuất, sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển, lắp đặt, triển khai.
– Trong thời hạn bảo hành, Bên B phải có thiết bị tương đương thay thế cho Bên A để sử dụng trong trường hợp thiết bị phải bảo hành.
4. Trách nhiệm của các Bên
A. Trách nhiệm của Bên B:
– Bên Bán có trách nhiệm giao hàng hóa kèm theo các tài liệu cần thiết cho Bên Mua đúng chất lượng, đúng hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng.
– Cùng với Bên Mua kiểm tra thiết bị và lập biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa khi hoàn thành.
– Bảo hành thiết bị khi đã hoàn thành việc giao và lắp đặt thiết bị
B. Trách nhiệm của Bên A:
– Bên A phải kiểm tra hàng hóa về chủng loại, số lượng, chất lượng bao bì của hàng hóa và ký nhận vào biên bản giao hàng và hóa đơn bán hàng để xác nhận là đã nhận đầy đủ hàng từ bên B.
– Bên A có trách nhiệm nhận hàng hóa, bảo quản và sử dụng hàng hóa theo đúng cách thức mà Bên B đã hướng dẫn trong các tài liệu đi kèm.
– Bên A có trách nhiệm thanh toán tiền hàng theo đúng qui định của hợp đồng.
5. Bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm Hợp đồng
Nếu một trong hai bên không thực hiện đầy đủ các trách nhiệm của mình ghi trong Hợp đồng này dẫn đến thiệt hại về kinh tế cho Bên kia thì phải chịu trách nhiệm bồi thường các giá trị thiệt hại đó.
6. Các điều khoản khác trong hợp đồng: (29)
Thống nhất (theo ĐKC và ĐKCT của hợp đồng trong HSMT).
Biên bản này được lập làm căn cứ để ký hợp đồng với Nhà thầu Công ty ……….. của Gói thầu …………. được hai bên thống nhất với các nội dung nêu trên.
Cuộc thương thảo đã kết thúc vào lúc …. giờ …. phút cùng ngày.
Biên bản này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản và có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN MUA
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
2. Hồ sơ nộp mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm gồm những gì?
Hồ sơ nộp mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và giấy tờ liên quan để đảm bảo quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng diễn ra thuận lợi và hợp pháp. Dưới đây là danh sách các tài liệu cần thiết thường có trong hồ sơ:
Thư mời thương thảo hợp đồng: Thư mời chính thức từ bên mua gửi bên bán, đề nghị tham gia thương thảo các điều khoản của hợp đồng.
Dự thảo hợp đồng mua sắm: Bản dự thảo hợp đồng mua sắm hàng hóa, bao gồm các điều khoản chính như đối tượng mua bán, giá cả, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, và các điều khoản liên quan khác.
Biên bản thương thảo hợp đồng: Mẫu biên bản ghi lại quá trình thương thảo, các thỏa thuận đạt được và các điều khoản cụ thể đã được thống nhất giữa các bên.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của cả hai bên (bên mua và bên bán) để xác nhận tư cách pháp nhân.
Chứng chỉ và giấy phép liên quan: Các chứng chỉ và giấy phép cần thiết liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ được mua bán (nếu có), đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Tài liệu kỹ thuật và mô tả hàng hóa: Các tài liệu kỹ thuật, mô tả chi tiết về hàng hóa, bao gồm tiêu chuẩn chất lượng, mẫu mã, và các đặc điểm kỹ thuật khác.
Báo giá và bảng kê chi tiết hàng hóa: Báo giá chi tiết từ bên bán, kèm theo bảng kê số lượng và chủng loại hàng hóa, dịch vụ.
Giấy ủy quyền: Nếu người ký kết hợp đồng không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, cần có giấy ủy quyền kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
Biên bản cuộc họp: Nếu việc thương thảo hợp đồng cần có sự phê duyệt của hội đồng quản trị hoặc ban giám đốc, cần có biên bản cuộc họp và quyết định phê duyệt.
Tài liệu tham khảo thêm: Bất kỳ tài liệu tham khảo nào khác hỗ trợ cho quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng, như các hợp đồng tương tự đã ký trước đó, tài liệu nghiên cứu thị trường, v.v.
Biên bản ghi nhớ (MoU): Nếu trước đó đã có các cuộc họp, thương thảo sơ bộ, biên bản ghi nhớ về các điều khoản đã thỏa thuận có thể được đính kèm để tham khảo.
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các tài liệu trên sẽ giúp quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng mua sắm hàng hóa diễn ra suôn sẻ, minh bạch và hợp pháp, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan.
3. Khi nào cần sử dụng mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm?
Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau trong quá trình thương mại. Dưới đây là một số tình huống thường cần sử dụng mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm:
Thương thảo điều khoản hợp đồng mới: Khi hai bên muốn thương thảo, đàm phán về các điều khoản mới hoặc sửa đổi các điều khoản đã có trong hợp đồng mua sắm.
Xác nhận các thỏa thuận tạm thời: Trước khi hoàn thiện hợp đồng chính thức, các bên có thể sử dụng biên bản thương thảo để xác nhận những thỏa thuận tạm thời đã đạt được trong quá trình thương thảo.
Ghi chép thông tin chi tiết về cuộc thương thảo: Biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm được sử dụng để ghi chép chi tiết về các cuộc thương thảo, bao gồm các ý kiến, đề xuất, yêu cầu và cam kết từ các bên.
Xác nhận sự đồng ý giữa các bên: Biên bản thương thảo là tài liệu chứng minh sự đồng ý và cam kết của các bên về các điều khoản của hợp đồng mua sắm.
Đàm phán và giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp có tranh chấp hoặc khả năng xảy ra tranh cãi về các điều khoản hợp đồng, biên bản thương thảo có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo để giải quyết tranh chấp.
Quản lý rủi ro và trách nhiệm pháp lý: Việc lập biên bản thương thảo giúp các bên quản lý rủi ro và phân chia trách nhiệm pháp lý trong quá trình thương mại và thực hiện hợp đồng.
Ghi chú thông tin cần thiết cho việc soạn thảo hợp đồng chính thức: Các thông tin, thỏa thuận và cam kết trong biên bản thương thảo có thể được sử dụng như tài liệu tham khảo để soạn thảo hợp đồng mua sắm chính thức.
Tóm lại, mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm được sử dụng để ghi chép và xác nhận các thỏa thuận, cam kết và điều khoản quan trọng đã được thương thảo giữa các bên, đồng thời làm cơ sở cho việc lập hợp đồng chính thức sau này.
4. Trách nhiệm của các bên trong biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm?
Trong biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm, mỗi bên có những trách nhiệm cụ thể, nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hợp pháp trong quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng. Dưới đây là trách nhiệm của các bên trong biên bản thương thảo:
a. Bên mua:
Tham gia thương thảo: Bên mua có trách nhiệm tham gia tích cực vào quá trình thương thảo, đưa ra các yêu cầu, đề xuất và ý kiến để đạt được các điều khoản phù hợp với nhu cầu của mình.
Cung cấp thông tin chính xác: Bên mua cần cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về các yêu cầu kỹ thuật, số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng để đảm bảo hợp đồng được thực hiện một cách hiệu quả.
Chấp hành cam kết: Bên mua phải tuân thủ các cam kết đã được thể hiện trong biên bản thương thảo và sau đó trong hợp đồng mua sắm chính thức.
b. Bên bán:
Tham gia thương thảo: Bên bán cần tham gia tích cực vào quá trình thương thảo, lắng nghe ý kiến và yêu cầu từ bên mua để đạt được thỏa thuận tốt nhất cho cả hai bên.
Cung cấp thông tin và tư vấn: Bên bán cần cung cấp thông tin và tư vấn chuyên môn về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình để giúp bên mua hiểu rõ hơn về các lựa chọn và điều khoản trong hợp đồng.
Chấp hành cam kết: Bên bán phải tuân thủ các cam kết đã được thể hiện trong biên bản thương thảo và sau đó trong hợp đồng mua sắm chính thức, đảm bảo giao hàng đúng hạn và đúng chất lượng.
c. Cả hai bên:
Tôn trọng và hợp tác: Cả hai bên đều có trách nhiệm tôn trọng và hợp tác với nhau trong quá trình thương thảo và thực hiện hợp đồng, giải quyết các tranh chấp một cách hòa bình và xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững.
Tuân thủ quy định pháp luật: Cả hai bên đều phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng mua sắm, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của các hoạt động.
Tóm lại, mỗi bên trong biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm đều có trách nhiệm riêng để đảm bảo quá trình thương thảo diễn ra công bằng, minh bạch và hợp pháp, đồng thời đảm bảo các cam kết và thỏa thuận được thực hiện đúng hẹn và đúng chất lượng.
