ACC HỒ CHÍ MINH

Việc cho phép cá nhân, tổ chức khác khai thác và sử dụng nhãn hiệu đã được bảo hộ là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và tối ưu hóa giá trị thương hiệu. Để đảm bảo tính hiệu lực pháp lý và tránh các tranh chấp phát sinh, giấy ủy quyền sử dụng nhãn hiệu hàng hóa (hoặc hợp đồng sử dụng nhãn hiệu) phải được lập chặt chẽ, đáp ứng đúng các quy định của Luật Sở hữu trí tuệ. Bài viết dưới đây từ ACC HCM sẽ cung cấp mẫu giấy ủy quyền sử dụng nhãn hiệu chuẩn nhất, link tải file Word miễn phí cùng hướng dẫn kê khai chi tiết từng mục.

1. Giấy ủy quyền sử dụng nhãn hiệu hàng hóa là gì? Tải mẫu mới nhất

1.1. Khái niệm giấy ủy quyền/hợp đồng chuyển quyền sử dụng nhãn hiệu (Li-xăng)

Giấy ủy quyền sử dụng nhãn hiệu hàng hóa là văn bản thể hiện sự đồng ý của chủ sở hữu nhãn hiệu cho phép cá nhân hoặc tổ chức khác sử dụng nhãn hiệu đã đăng ký trên sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung 2009, 2019, 2022), hợp đồng ủy quyền phải được lập bằng văn bản để đảm bảo tính ràng buộc pháp lý giữa các bên. Ý nghĩa của tài liệu này nằm ở việc bảo vệ quyền lợi chủ sở hữu, đồng thời mở rộng phạm vi sử dụng nhãn hiệu mà không cần chuyển nhượng toàn bộ quyền sở hữu.

1.2. Link tải Mẫu giấy ủy quyền sử dụng nhãn hiệu hàng hóa (File Word chuẩn)

Mẫu giấy ủy quyền sử dụng nhãn hiệu hàng hóa là biểu mẫu chuẩn, bao gồm các thông tin cơ bản như bên ủy quyền, bên được ủy quyền, phạm vi sử dụng nhãn hiệu, thời hạn và điều khoản chấm dứt. Tài liệu này cần được soạn thảo rõ ràng để phù hợp với quy định pháp lý, giúp các bên dễ dàng thực hiện nghĩa vụ. Dưới đây là mẫu tham khảo chi tiết.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

>> Đọc thêm: Dịch vụ đăng ký nhãn hiệu hàng hóa

2. Phân biệt các hình thức ủy quyền sử dụng nhãn hiệu

2.1. Ủy quyền sử dụng độc quyền (Không bên thứ ba nào được phép sử dụng)

Ủy quyền sử dụng độc quyền cho phép bên nhận ủy quyền khai thác nhãn hiệu duy nhất trong phạm vi thỏa thuận. Chủ sở hữu nhãn hiệu không được tự sử dụng hoặc cấp phép cho bên thứ ba trong thời hạn hợp đồng. Mức độ rủi ro cạnh tranh rất thấp, đảm bảo tính độc quyền kinh doanh trên thị trường, tuy nhiên giá trị thương mại hoặc phí chuyển giao thường cao.

2.2. Ủy quyền sử dụng không độc quyền (Bên giao vẫn có quyền ủy quyền cho bên khác)

Ủy quyền sử dụng không độc quyền cho phép bên nhận khai thác nhãn hiệu song song với các bên khác cùng được cấp phép. Chủ sở hữu vẫn có quyền tự sử dụng và cấp phép cho nhiều bên khác. Mức độ rủi ro cạnh tranh cao hơn, có thể xuất hiện nhiều đơn vị cùng kinh doanh thương hiệu, nhưng chi phí hợp lý hơn, phù hợp mô hình chuỗi hoặc nhượng quyền.

2.3. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ

Bên ủy quyền có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ theo quy định tại Nghị định 65/2023/NĐ-CP.

>> Đọc thêm: Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh tại TPHCM uy tín

3. Hướng dẫn chi tiết cách ghi giấy ủy quyền sử dụng nhãn hiệu

3.1. Thông tin bên ủy quyền (Chủ sở hữu nhãn hiệu) và Bên được ủy quyền

Mục này cần ghi chính xác, chi tiết thông tin pháp lý của các bên theo giấy tờ chứng thực (Đăng ký kinh doanh đối với tổ chức hoặc CCCD/Hộ chiếu đối với cá nhân) để đảm bảo xác định đúng chủ thể tham gia giao dịch:

Bên ủy quyền (Bên A – Chủ sở hữu nhãn hiệu):

• Tên tổ chức/cá nhân: Ghi chính xác theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Căn cước công dân.
• Mã số thuế / Số CCCD/Hộ chiếu: Ghi rõ số, ngày cấp và nơi cấp.
• Địa chỉ trụ sở chính / Địa chỉ thường trú: Ghi theo giấy tờ pháp lý.
• Người đại diện theo pháp luật: Họ và tên, chức danh (Giám đốc/Tổng Giám đốc/…) kèm theo số CCCD/Hộ chiếu.
• Thông tin liên hệ: Số điện thoại, email, tài khoản ngân hàng (nếu có).

Bên được ủy quyền (Bên B – Bên nhận quyền sử dụng):

• Tên tổ chức/cá nhân: Khai báo tương tự như Bên A.
• Mã số thuế / Số CCCD/Hộ chiếu: Khai báo chính xác thông tin định danh.
• Địa chỉ trụ sở chính / Địa chỉ thường trú:
• Người đại diện theo pháp luật: Họ tên, chức danh và thông tin định danh của người đại diện.
• Thông tin liên hệ: Số điện thoại, email.

3.2. Thông tin chi tiết về nhãn hiệu (Số văn bằng bảo hộ, nhóm sản phẩm/dịch vụ)

Mục này dùng để xác định chính xác đối tượng của quyền sử dụng, tránh gây nhầm lẫn hoặc tranh chấp về sau:

Tên nhãn hiệu / Mẫu nhãn hiệu: Ghi rõ tên chữ của nhãn hiệu hoặc đính kèm hình ảnh mẫu nhãn hiệu đúng như trên Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.

Số Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (Văn bằng bảo hộ): Ghi rõ số Bằng (hoặc ghi số Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ nếu nhãn hiệu đang trong quá trình nộp đơn đăng ký).

Ngày cấp và thời hạn hiệu lực: Ghi rõ ngày, tháng, năm cấp văn bằng và thời hạn bảo hộ ghi trên văn bằng.

Danh mục sản phẩm/dịch vụ được phép sử dụng:

• Ghi rõ Số nhóm theo Bảng phân loại quốc tế Ni-xơ (Nice Classification).
• Liệt kê chi tiết danh mục hàng hóa, dịch vụ cụ thể thuộc nhóm đó mà Bên B được phép gắn nhãn hiệu (có thể khai thác toàn bộ hoặc chỉ một phần sản phẩm/dịch vụ ghi trong văn bằng bảo hộ).

>> Đọc thêm: Dịch vụ tư vấn sở hữu trí tuệ uy tín

3.3. Phạm vi, thời hạn và địa bàn ủy quyền sử dụng

Đây là nội dung cốt lõi định hình quyền hạn và giới hạn khai thác nhãn hiệu của Bên được ủy quyền:

Hình thức ủy quyền:

Chỉ rõ là Ủy quyền độc quyền (Bên B là đơn vị duy nhất được sử dụng, Bên A không được tự sử dụng hay cấp cho bên thứ ba) hoặc Ủy quyền không độc quyền (Bên A vẫn có quyền tự sử dụng và cấp phép cho bên khác).

Địa bàn (Lãnh thổ) ủy quyền:

Xác định rõ phạm vi địa lý được phép kinh doanh mang nhãn hiệu: Toàn bộ lãnh thổ Việt Nam, hoặc giới hạn trong phạm vi một/một số tỉnh, thành phố cụ thể (ví dụ: chỉ áp dụng tại khu vực TP. Hồ Chí Minh).

Thời hạn ủy quyền:

Ghi rõ ngày, tháng, năm bắt đầu và ngày, tháng, năm kết thúc hiệu lực của việc ủy quyền.

Lưu ý: Thời hạn ủy quyền không được vượt quá thời hạn bảo hộ còn lại của Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.

Mục đích sử dụng:

Quy định rõ Bên B được phép sử dụng nhãn hiệu vào việc gì (ví dụ: in ấn lên bao bì sản phẩm, gắn trên biển hiệu cửa hàng, quảng cáo trên phương tiện truyền thông, website, nhượng quyền thương mại,…).

Ghi rõ Bên B có hay không có quyền cấp lại quyền sử dụng (hợp đồng thứ cấp) cho bên thứ ba (chỉ được phép nếu Bên A đồng ý bằng văn bản).

3.4. Quyền và nghĩa vụ của các bên kèm chữ ký xác nhận

Danh sách các mục bắt buộc phải ghi trong giấy ủy quyền sử dụng nhãn hiệu:

• Thông tin pháp lý của Bên ủy quyền (Tên công ty/Cá nhân, MST/CCCD, Địa chỉ) và Bên được ủy quyền.
• Số Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (hoặc Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ của Cục SHTT).
• Danh mục hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu được phép sử dụng (theo Bảng phân loại Ni-xơ).
• Giới hạn phạm vi lãnh thổ sử dụng (ví dụ: Toàn quốc hoặc trong phạm vi tỉnh/thành phố nhất định).
• Thời hạn ủy quyền (ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc hoặc theo thời hạn văn bằng bảo hộ).
• Cam kết về chất lượng hàng hóa/dịch vụ mang nhãn hiệu và nghĩa vụ bảo hộ nhãn hiệu.

4. Quy trình thực hiện ủy quyền sử dụng nhãn hiệu

Bước 1: Soạn thảo và ký kết giấy ủy quyền Sau khi thống nhất nội dung, hai bên ký trực tiếp vào văn bản. Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền có hiệu lực từ thời điểm ký, nhưng để tăng tính chứng minh, nên công chứng tại văn phòng công chứng nhà nước hoặc tư nhân theo Luật Công chứng 2024.

Bước 2: Công chứng văn bản Mang hồ sơ đến văn phòng công chứng gần nhất. Nhân viên công chứng sẽ kiểm tra tính hợp pháp, xác nhận chữ ký và đóng dấu.

Bước 3: Đăng ký ủy quyền tại Cục Sở hữu trí tuệ Nếu ủy quyền liên quan đến sử dụng công khai, nộp hồ sơ tại Cục Sở hữu trí tuệ (Bộ Khoa học và Công nghệ) theo Nghị định 65/2023/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm đơn đăng ký ủy quyền, bản sao giấy ủy quyền đã công chứng, và phí khoảng 150.000 VNĐ. Thời gian trả kết quả là 1-2 tháng kể từ ngày nộp hợp lệ.

Bước 4: Lưu trữ và giám sát thực hiện Sau đăng ký, bên ủy quyền cần lưu bản gốc và theo dõi việc sử dụng của bên được ủy quyền. Nếu phát hiện vi phạm, có thể yêu cầu chấm dứt ngay lập tức theo điều khoản hợp đồng.

5. Điều kiện để giấy ủy quyền sử dụng nhãn hiệu có hiệu lực pháp lý

Việc cấp phép sử dụng nhãn hiệu phát sinh hiệu lực theo thỏa thuận giữa hai bên theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung 2009, 2019, 2022). Tuy nhiên, đối với hợp đồng sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp, việc đăng ký hợp đồng tại Cục Sở hữu trí tuệ có giá trị pháp lý đối với bên thứ ba theo quy định tại Nghị định 65/2023/NĐ-CP.

6. Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro mất thương hiệu khi ủy quyền

Để tránh bị chiếm đoạt hoặc suy giảm uy tín thương hiệu, chủ sở hữu cần quy định rõ quyền kiểm tra chất lượng hàng hóa/dịch vụ định kỳ và cấm Bên được ủy quyền tự ý đăng ký các nhãn hiệu, tên miền tương tự dưới tên họ. Hợp đồng phải cấm ủy quyền lại cho bên thứ ba nếu chưa có sự đồng ý bằng văn bản, đồng thời thiết lập cơ chế đơn phương chấm dứt và buộc tháo dỡ nhãn hiệu ngay khi vi phạm. Cuối cùng, việc đăng ký hợp đồng sử dụng tại Cục Sở hữu trí tuệ là vô cùng cần thiết để đảm bảo hiệu lực pháp lý trước các bên thứ ba.

Câu hỏi thường gặp

Giấy ủy quyền sử dụng nhãn hiệu có bắt buộc phải công chứng không?

Pháp luật không bắt buộc 100% giấy ủy quyền/hợp đồng li-xăng phải công chứng. Tuy nhiên, việc công chứng hoặc chứng thực chữ ký tại văn phòng công chứng/cơ quan nhà nước theo Luật Công chứng 2024 sẽ gia tăng tính pháp lý, hạn chế tối đa rủi ro chối bỏ trách nhiệm khi có tranh chấp.

Nhãn hiệu đang nộp đơn chưa được cấp Bằng bảo hộ thì có ủy quyền sử dụng được không?

Bên nộp đơn có thể ủy quyền cho bên khác khai thác nhãn hiệu dưới hình thức thỏa thuận dân sự. Tuy nhiên, quyền sở hữu chính thức chỉ phát sinh khi Cục Sở hữu trí tuệ cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.

Bên được ủy quyền có được cấp phép lại (ủy quyền lại) cho bên thứ ba không?

Bên được ủy quyền chỉ có quyền cấp phép lại cho bên thứ ba (hợp đồng thứ cấp) nếu được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ sở hữu nhãn hiệu.

Giấy ủy quyền sử dụng nhãn hiệu hàng hóa không chỉ là công cụ pháp lý thiết yếu mà còn góp phần bảo vệ tài sản vô hình của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện đại. Việc áp dụng đúng quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 và Nghị định 65/2023/NĐ-CP giúp tránh rủi ro tranh chấp, tối ưu hóa lợi ích hợp tác. Để nhận tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ soạn thảo, hãy liên hệ ACC HCM ngay hôm nay nhằm đảm bảo quyền lợi của bạn được bảo vệ tối đa.