Công chứng sổ đỏ là một bước quan trọng và cần thiết trong các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và bất động sản. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết rõ công chứng sổ đỏ cần thực hiện ở đâu và chi phí như thế nào để phù hợp với quy định pháp luật hiện hành. Bài viết này ACC HCM sẽ cung cấp thông tin chi tiết về địa điểm công chứng, các bước cần thực hiện và chi phí công chứng cụ thể để giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất trước khi tiến hành các giao dịch quan trọng liên quan đến sổ đỏ.
Sổ đỏ, tên gọi quen thuộc trong dân gian, thực chất là “Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất.” Theo Luật Đất đai 20224, đây là chứng thư pháp lý do Nhà nước cấp nhằm xác nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất của người sử dụng. Việc công chứng sổ đỏ là quá trình xác thực các giao dịch, thủ tục liên quan đến sổ đỏ tại các cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp trong tương lai.
Khi thực hiện các giao dịch liên quan đến bất động sản, như chuyển nhượng, cho tặng hay thế chấp quyền sử dụng đất, ngoài bản chính của sổ đỏ, các cơ quan nhà nước, ngân hàng, hoặc tổ chức khác thường yêu cầu bản sao công chứng. Đây là lý do xuất hiện thuật ngữ “công chứng sổ đỏ” hay “sổ đỏ công chứng.” Công chứng sổ đỏ nhằm đảm bảo rằng bản sao có giá trị pháp lý tương đương bản chính, được sử dụng trong các thủ tục pháp lý một cách hợp lệ.
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực sổ đỏ bao gồm:
Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là Phòng Tư pháp): Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài cấp. Ngoài ra, họ còn có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký của người dịch, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản và di sản. Các thẩm quyền này do Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện, đồng thời ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn (gọi chung là UBND cấp xã): UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (trừ chứng thực chữ ký người dịch).
Ngoài ra, UBND cấp xã cũng chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai 2024 và hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo Luật Nhà ở. Thẩm quyền này do Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện, ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp xã.
Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự và cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (gọi chung là Cơ quan đại diện): Các cơ quan này có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký và chữ ký của người dịch tương tự như các cơ quan trong nước. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự có trách nhiệm ký chứng thực và đóng dấu của cơ quan đại diện.
Tổ chức hành nghề công chứng: Bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, những tổ chức này có thẩm quyền chứng thực các giấy tờ theo quy định tại Điểm a Khoản 1 và Điểm b Khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Công chứng viên tại đây sẽ thực hiện việc ký chứng thực và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Ngoài ra, cần lưu ý rằng việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất phải được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất. Tương tự, chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở phải được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà.
3. Công chứng sổ đỏ bao nhiêu tiền?
Theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC, phí chứng thực bản sao từ bản chính sổ đỏ là 2.000 đồng/trang. Nếu bản sao từ trang thứ ba trở đi, mức phí sẽ giảm còn 1.000 đồng/trang, nhưng tổng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng cho mỗi bản. Việc xác định số trang của bản sao được tính dựa trên số trang của bản chính. Cụ thể:
Stt
Nội dung thu
Mức thu
1
Phí chứng thực bản sao từ bản chính
2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính
2
Phí chứng thực chữ ký
10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản
Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
c
Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
Việc áp dụng các mức phí này không chỉ nhằm bảo đảm tính minh bạch và công bằng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu gánh nặng tài chính cho người dân và doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến sổ đỏ, hợp đồng, và các giao dịch khác. Hệ thống mức phí được thiết kế hợp lý giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các bên liên quan trong việc hoàn tất nhanh chóng các quy trình pháp lý, từ việc chứng thực bản sao đến việc ký kết và xác nhận các hợp đồng, giao dịch bất động sản.
Đối với người dân, việc biết rõ trước các mức phí cần chi trả sẽ giúp họ chủ động trong việc chuẩn bị tài chính, tránh các trường hợp phát sinh chi phí không rõ ràng hoặc phải thực hiện nhiều lần do thiếu thông tin. Các khoản phí này, dù là nhỏ như 2.000 đồng/trang cho việc chứng thực bản sao hay 50.000 đồng/hợp đồng đối với việc chứng thực giao dịch, đều được công khai minh bạch, tạo lòng tin trong quá trình thực hiện thủ tục.
Công chứng sổ đỏ không chỉ là một bước quan trọng trong quy trình giao dịch bất động sản mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người sử dụng đất cũng như các bên tham gia giao dịch. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:
Tăng tính an toàn pháp lý
Việc công chứng sổ đỏ đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch bất động sản. Khi một giao dịch được công chứng, các bên tham gia có thể yên tâm rằng tài sản đã được xác minh và các quyền lợi liên quan đều được bảo vệ theo quy định của pháp luật. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp về sau, khi mà các thông tin và quyền sử dụng đất đã được xác nhận một cách chính thức.
Tạo sự tin cậy giữa các bên
Khi giao dịch đã được công chứng, điều này không chỉ tạo ra một chứng cứ pháp lý vững chắc mà còn xây dựng lòng tin giữa các bên tham gia. Người mua có thể an tâm rằng bên bán đã thực hiện đúng cam kết và ngược lại. Sự tin cậy này rất quan trọng trong các giao dịch bất động sản, nơi mà giá trị tài sản thường rất lớn và các rủi ro có thể xảy ra nếu không cẩn thận.
Hỗ trợ trong các thủ tục hành chính
Bản sao công chứng của sổ đỏ được chấp nhận trong hầu hết các thủ tục hành chính và giao dịch với các cơ quan nhà nước cũng như tổ chức tài chính. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và công sức cho người sử dụng đất. Khi cần thực hiện các thủ tục như chuyển nhượng, thừa kế hay vay vốn, bản sao công chứng sẽ là một tài liệu quan trọng, giúp các bên dễ dàng hơn trong việc chứng minh quyền sở hữu và quyền sử dụng tài sản.
Bảo vệ quyền lợi của các bên
Công chứng sổ đỏ không chỉ bảo vệ quyền lợi của người bán mà còn bảo vệ quyền lợi của người mua. Trong trường hợp có tranh chấp xảy ra, bản công chứng sẽ là tài liệu quan trọng để chứng minh quyền sở hữu và các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Điều này giúp các bên có cơ sở pháp lý vững chắc để bảo vệ quyền lợi của mình.
Tăng giá trị tài sản
Một tài sản bất động sản có sổ đỏ đã được công chứng thường sẽ có giá trị cao hơn trên thị trường. Điều này là do tính minh bạch và rõ ràng trong quyền sở hữu, giúp thu hút nhiều nhà đầu tư và người mua tiềm năng. Việc có sổ đỏ công chứng cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc định giá tài sản khi cần bán hoặc thế chấp.
>> Kính mời Quý khách tham khảo thêm bài viết sau đây:Lệ phí đổi sổ đỏ
5. Thủ tục công chứng sổ đỏ
Khi đã xác định được địa điểm công chứng sổ đỏ, người dân cần tiến hành thủ tục công chứng theo các bước sau:
Hồ sơ công chứng sổ đỏ
Để công chứng sổ đỏ, người dân cần chuẩn bị bản chính của sổ đỏ và mang đến cơ quan có thẩm quyền công chứng.
Trong trường hợp cơ quan công chứng không có điều kiện để sao chép từ bản chính, người dân nên chuẩn bị sẵn một bản photo của sổ đỏ. Bản photo này sẽ được cơ quan công chứng lưu trữ lại sau khi thực hiện xong quá trình chứng thực.
Thời gian công chứng sổ đỏ
Việc chứng thực bản sao từ bản chính sổ đỏ thường diễn ra nhanh chóng. Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn công chứng là ngay trong ngày làm việc khi nhận đủ giấy tờ.
Nếu người dân nộp hồ sơ chứng thực sau 15 giờ, thời gian trả kết quả sẽ được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.
Thông thường, quá trình chứng thực và trả kết quả sẽ mất khoảng 30 phút đến 1 giờ, bao gồm các bước như sau:
Các bước công chứng sổ đỏ
Bước 1: Người có thẩm quyền công chứng sẽ kiểm tra cả bản chính và bản photo của sổ đỏ để đảm bảo nội dung và hình thức của bản photo đúng với bản chính. Nếu chưa có bản photo, người công chứng có thể tự sao chép từ bản chính.
Bước 2: Sau khi kiểm tra, người công chứng sẽ đóng dấu, ký tên vào bản photo của sổ đỏ, ghi số chứng thực, và viết số chứng thực vào sổ chứng thực.
Bước 3: Người dân sẽ nhận lại hồ sơ đã được chứng thực và nộp phí công chứng theo quy định.
Lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính
Phụ lục Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định về lời chứng chứng thực bản sao đúng với bản chính, cụ thể như sau:
Chứng thực bản sao đúng với bản chính
Số chứng thực ………. quyển số ……- SCT/BS
Ngày … tháng ……. năm …….
Người thực hiện chứng thực sẽ ký tên, ghi rõ họ tên, và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền. Ngày nay, nhiều cơ quan, tổ chức đã sử dụng con dấu chứng thực với các nội dung sẵn có, do đó, người chứng thực chỉ cần điền các thông tin như số chứng thực, quyển số, ngày tháng năm, ký tên và đóng dấu là hoàn tất quá trình.
Quy trình công chứng sổ đỏ này giúp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch cho các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và nhà ở.
Thủ tục công chứng sổ đỏ
6. Các câu hỏi thường gặp
Thủ tục công chứng sổ đỏ tại Phòng Tư pháp cấp huyện diễn ra như thế nào? Thủ tục công chứng sổ đỏ tại Phòng Tư pháp cấp huyện bao gồm: Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng (gồm bản chính và bản sao sổ đỏ, giấy tờ tùy thân, các giấy tờ liên quan khác), kiểm tra và đối chiếu hồ sơ, soạn thảo văn bản công chứng, ký kết và đóng dấu xác nhận. Thời gian xử lý thường từ 3-5 ngày làm việc tùy theo mức độ phức tạp của hồ sơ.
Chi phí công chứng sổ đỏ hiện nay được tính như thế nào? Chi phí công chứng sổ đỏ được tính theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC. Theo đó, phí công chứng bản sao từ bản chính sổ đỏ là 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở đi, mức phí là 1.000 đồng/trang, nhưng tổng mức thu không quá 200.000 đồng/bản. Chi phí này có thể thay đổi tùy thuộc vào từng cơ quan công chứng và loại hình giao dịch.
Có cần đến cơ quan công chứng gần nơi có đất để công chứng sổ đỏ không? Theo quy định hiện hành, việc công chứng sổ đỏ liên quan đến giao dịch đất đai nên được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất hoặc nhà ở. Tuy nhiên, nếu chỉ công chứng bản sao sổ đỏ hoặc giấy tờ liên quan khác thì không phụ thuộc vào nơi có đất. Người dân có thể lựa chọn cơ quan công chứng thuận tiện nhất cho mình để thực hiện công chứng.
Việc công chứng sổ đỏ là bước quan trọng giúp đảm bảo quyền lợi hợp pháp của các bên khi tham gia các giao dịch bất động sản. Tùy thuộc vào loại hình giao dịch và nhu cầu của mỗi người, bạn có thể lựa chọn địa điểm và cơ quan công chứng phù hợp. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình công chứng hoặc cần tư vấn pháp lý, hãy liên hệ với ACC HCM – đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín tại Việt Nam. ACC HCM luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong mọi thủ tục pháp lý liên quan.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN