Trong bài viết này, ACC HCM sẽ giới thiệu một mẫu phiếu nhập kho Excel mới nhất, cùng những yếu tố pháp lý quan trọng cần lưu ý khi sử dụng và tuân thủ. Bằng cách hiểu rõ về các yêu cầu pháp lý và các thông tin cần có trong mẫu phiếu, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho của mình và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Mẫu phiếu nhập hàng: Tải mẫu mới nhất (2024) tại website của Bộ Tài chính hoặc website của cơ quan thuế địa phương.
Hóa đơn mua hàng: Hóa đơn do đơn vị bán hàng cung cấp.
Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa: Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Tờ khai hải quan (nếu nhập khẩu).
Giấy tờ chứng minh thanh toán: Biên lai nộp tiền, lệnh chuyển khoản.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
Đến cơ quan thuế: Nơi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký thuế.
Nộp hồ sơ cho bộ phận tiếp nhận: Bao gồm mẫu phiếu nhập hàng đã điền đầy đủ thông tin, hóa đơn mua hàng, giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa, giấy tờ chứng minh thanh toán.
Kê khai số thuế GTGT (nếu có).
Bước 3: Nhận kết quả:
Thời gian nhận kết quả: Tùy theo quy định của từng địa phương, thường từ 1-3 ngày làm việc.
Kết quả: Giấy chứng nhận đăng ký thuế (nếu có thay đổi).
Quy trình nộp mẫu phiếu nhập kho mới nhất
3. Có những loại mẫu phiếu nhập hàng nào?
Có nhiều loại mẫu phiếu nhập hàng được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho của các doanh nghiệp, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể và quy trình của từng tổ chức. Dưới đây là một số loại mẫu phiếu nhập hàng phổ biến:
Phiếu nhập kho thông thường: Đây là loại mẫu phiếu cơ bản nhất, ghi nhận thông tin về việc nhập hàng vào kho bao gồm các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, nguồn cung cấp, và thông tin về đơn giá và thành tiền.
Phiếu nhập kho theo đơn đặt hàng (PO): Mẫu này được sử dụng khi hàng hóa được nhập kho dựa trên các đơn đặt hàng trước đó. Phiếu nhập kho theo đơn đặt hàng thường ghi rõ thông tin về đơn đặt hàng, bao gồm số PO, ngày đặt hàng, và các thông tin liên quan.
Phiếu nhập hàng từ nhà cung cấp (GDN): Mẫu này được sử dụng khi hàng hóa được nhập vào kho từ một nhà cung cấp bên ngoài. Phiếu nhập hàng từ nhà cung cấp thường ghi rõ thông tin về nhà cung cấp, thông tin vận chuyển, và thông tin về hàng hóa nhập kho.
Phiếu nhập kho tạm thời: Được sử dụng khi hàng hóa được nhập vào kho tạm thời hoặc để xác nhận việc chuyển hàng từ một kho sang kho khác trong cùng một doanh nghiệp.
Phiếu nhập kho trả lại (RTN): Mẫu này được sử dụng khi hàng hóa được trả lại từ khách hàng hoặc từ các bộ phận khác trong tổ chức do lỗi hoặc không đúng yêu cầu.
Phiếu nhập kho điều chuyển nội bộ: Sử dụng khi hàng hóa được chuyển từ một kho sang một kho khác trong cùng một doanh nghiệp, thông thường để cân bằng hàng tồn kho hoặc phân phối hàng hóa đến các điểm bán hàng khác nhau.
Phiếu nhập hàng kèm theo thanh toán (GRN): Mẫu này ghi nhận thông tin về việc nhập hàng và cũng bao gồm thông tin về thanh toán hoặc việc nhận hàng.
Mỗi loại mẫu phiếu nhập hàng có mục đích và quy trình sử dụng riêng biệt, tùy thuộc vào nhu cầu và quy trình quản lý tồn kho của từng tổ chức.
4. Tại sao cần sử dụng mẫu phiếu nhập hàng?
Sử dụng mẫu phiếu nhập hàng mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong quản lý hàng tồn kho của một doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do tại sao cần sử dụng mẫu phiếu nhập hàng:
Ghi nhận thông tin chính xác: Mẫu phiếu nhập hàng giúp ghi nhận chính xác thông tin về việc nhập hàng vào kho, bao gồm các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, nguồn cung cấp, và thông tin về giá cả.
Đối chiếu và kiểm tra hàng hóa: Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, mẫu phiếu nhập hàng được sử dụng để kiểm tra và đối chiếu với thông tin trong đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán, giúp đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng số lượng và chất lượng.
Quản lý hàng tồn kho: Mẫu phiếu nhập hàng cung cấp thông tin cần thiết để quản lý hàng tồn kho, bao gồm việc theo dõi lượng hàng nhập, số lượng tồn kho, và các thông tin liên quan đến việc tái đặt hàng.
Xác định nguồn gốc hàng hóa: Bằng cách ghi nhận thông tin về nhà cung cấp và các chi tiết khác, mẫu phiếu nhập hàng giúp xác định nguồn gốc của hàng hóa, đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và tuân thủ quy định pháp lý.
Tạo ra hồ sơ và bằng chứng: Mẫu phiếu nhập hàng tạo ra bằng chứng về quá trình nhập hàng, giúp tạo ra hồ sơ và bằng chứng trong trường hợp cần thiết như kiểm tra từ cơ quan quản lý hoặc trong trường hợp tranh chấp.
Minh bạch và tiện lợi: Việc sử dụng mẫu phiếu nhập hàng tạo ra sự minh bạch và tiện lợi trong việc giao tiếp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, giúp dễ dàng theo dõi và xác định tình trạng hàng hóa.
Việc sử dụng mẫu phiếu nhập hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho, đảm bảo sự chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật trong các hoạt động nhập hàng của một doanh nghiệp.
5. Mẫu phiếu nhập hàng có giá trị pháp lý như thế nào?
Giá trị pháp lý của mẫu phiếu nhập hàng thường phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm quy định pháp luật, thỏa thuận giữa các bên, và cách thức sử dụng và lưu trữ của mẫu này. Dưới đây là cách mà mẫu phiếu nhập hàng có thể có giá trị pháp lý:
Minh bạch và chứng minh về giao dịch: Mẫu phiếu nhập hàng là một văn bản chứng minh việc nhập hàng vào kho, cung cấp thông tin chi tiết về số lượng hàng hóa, ngày nhập kho, nguồn cung cấp, và các chi tiết khác. Điều này làm tăng tính minh bạch của giao dịch và cung cấp bằng chứng cho việc mua bán hàng hóa.
Xác nhận và chứng thực thông tin: Mẫu phiếu nhập hàng được sử dụng để xác nhận và chứng thực thông tin về giao dịch, bao gồm số lượng hàng nhập và giá trị hàng hóa. Điều này làm tăng tính chính xác và tin cậy của thông tin trong trường hợp có tranh chấp hoặc kiểm tra từ cơ quan quản lý.
Quản lý tồn kho và tài chính: Mẫu phiếu nhập hàng là một công cụ quan trọng trong quản lý tồn kho và tài chính của doanh nghiệp. Việc ghi nhận thông tin đúng đắn trong mẫu này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.
Tuân thủ pháp luật: Việc sử dụng mẫu phiếu nhập hàng đáp ứng các yêu cầu pháp luật về ghi chép và bảo quản thông tin về giao dịch hàng hóa. Điều này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định và quy định pháp luật liên quan đến việc nhập hàng.
Tuy nhiên, giá trị pháp lý của mẫu phiếu nhập hàng có thể bị ảnh hưởng nếu thông tin trong mẫu không chính xác hoặc nếu quy trình sử dụng và lưu trữ của mẫu không tuân thủ các quy định pháp luật. Do đó, quan trọng là phải đảm bảo rằng mọi thông tin trong mẫu phiếu nhập hàng được ghi chép chính xác và đầy đủ, và tuân thủ đúng các quy định pháp luật liên quan.
