Trong bối cảnh chuyển mình mạnh mẽ của nền kinh tế số, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp tại TPHCM. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về các quy định hóa đơn điện tử tại TPHCM,giúp các doanh nghiệp hiểu rõ những yêu cầu và bước chuẩn bị cần thiết để tuân thủ quy định pháp luật. Với sự hỗ trợ từ ACC HCM, bạn sẽ có cơ hội nắm bắt những thông tin quan trọng và cập nhật nhất về hóa đơn điện tử, từ đó thực hiện chuyển đổi một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn hiện đại được Bộ Tài chính triển khai nhằm thay thế hóa đơn giấy truyền thống, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý, lưu trữ và thực hiện các giao dịch kinh doanh. So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, vận chuyển mà còn giảm bớt các thủ tục hành chính liên quan đến lưu trữ và xử lý dữ liệu. Điều này giúp cho quá trình kinh doanh trở nên linh hoạt hơn, đồng thời đảm bảo tính chính xác và an toàn trong việc quản lý thông tin. Đặc biệt, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình tính toán thuế, đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, hóa đơn điện tử là tập hợp dữ liệu điện tử liên quan đến các giao dịch hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Hóa đơn này được khởi tạo, lập, gửi, nhận, và lưu trữ hoàn toàn qua phương tiện điện tử, giúp đơn giản hóa quá trình quản lý giao dịch. Các doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế sẽ lập hóa đơn điện tử thông qua hệ thống máy tính, và hóa đơn sẽ được lưu trữ trên các thiết bị điện tử của cả người bán lẫn người mua theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Quy định hoá đơn điện tử tại TPHCM
2.1. Quy định về nội dung hóa đơn điện tử
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, việc tuân thủ các quy định về nội dung là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình giao dịch. Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã đưa ra những yêu cầu chi tiết về các tiêu thức bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp và các tổ chức dễ dàng hơn trong việc lập hóa đơn đúng chuẩn, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn trước pháp luật. Để hiểu rõ hơn, dưới đây là quy định chi tiết về các nội dung cần có trên hóa đơn điện tử theo Khoản 1 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
Trên mỗi hóa đơn điện tử, thông tin về tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn là bắt buộc. Tên hóa đơn giúp xác định loại hình giao dịch, trong khi ký hiệu và mẫu số hóa đơn giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế theo dõi và quản lý hóa đơn một cách có hệ thống và dễ dàng hơn.
Tên liên hóa đơn (áp dụng cho hóa đơn do cơ quan thuế đặt in)
Đối với hóa đơn được in từ cơ quan thuế, thông tin về tên liên hóa đơn là cần thiết để phân biệt các bản lưu trữ giữa người bán, người mua, và cơ quan thuế. Đây là quy định nhằm đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ trong quá trình sử dụng hóa đơn.
Số hóa đơn
Số hóa đơn là một yếu tố quan trọng, giúp định danh và truy xuất hóa đơn. Mỗi hóa đơn phải có một số duy nhất, đảm bảo không có sự trùng lặp giữa các hóa đơn trong hệ thống của doanh nghiệp, từ đó tạo điều kiện cho việc quản lý hóa đơn được hiệu quả hơn.
Thông tin người bán
Trên hóa đơn điện tử, các thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán phải được ghi rõ ràng. Điều này giúp xác định rõ doanh nghiệp hoặc tổ chức bán hàng, cung cấp dịch vụ, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch kinh doanh.
Thông tin người mua
Cũng tương tự như thông tin của người bán, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua cần phải được ghi rõ trên hóa đơn điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi đối tác, cũng như đảm bảo quá trình hạch toán thuế diễn ra một cách chính xác.
Thông tin về hàng hóa, dịch vụ
Hóa đơn điện tử phải cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm:
Tên hàng hóa, dịch vụ.
Đơn vị tính, số lượng, đơn giá của từng mặt hàng hoặc dịch vụ.
Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (VAT).
Thuế suất và tổng số tiền thuế VAT theo từng loại thuế suất.
Tổng cộng tiền thanh toán đã bao gồm thuế VAT.
Những thông tin này giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế dễ dàng theo dõi các giao dịch và đảm bảo quá trình kê khai thuế được thực hiện chính xác.
Chữ ký điện tử của người bán và người mua
Chữ ký của người bán và người mua, hoặc chữ ký số trong trường hợp giao dịch điện tử, cũng là một phần quan trọng của hóa đơn điện tử. Đây là yếu tố pháp lý đảm bảo tính xác thực của hóa đơn, đồng thời là cơ sở để các bên liên quan chịu trách nhiệm về giao dịch.
Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số
Hóa đơn điện tử phải ghi rõ thời điểm lập, hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm. Ngoài ra, thời điểm ký số cũng cần được ghi nhận để xác định tính hợp pháp của hóa đơn.
Mã số của cơ quan thuế
Đối với các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, việc hiển thị mã này là bắt buộc. Đây là mã duy nhất do cơ quan thuế cấp, giúp xác định và quản lý hóa đơn trong hệ thống thuế quốc gia.
Thông tin về phí, lệ phí và các khoản chiết khấu, khuyến mại
Hóa đơn điện tử cần ghi rõ các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước nếu có, cũng như các khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có). Điều này giúp minh bạch hóa chi phí và quyền lợi của các bên trong giao dịch.
Thông tin về tổ chức in hóa đơn
Đối với những hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, thông tin về tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn cũng cần được ghi rõ. Điều này giúp quản lý tốt hơn nguồn gốc và tính hợp pháp của hóa đơn.
Ngôn ngữ, chữ số và đồng tiền trên hóa đơn
Hóa đơn điện tử phải được thể hiện bằng chữ viết, chữ số theo quy định pháp luật. Đồng tiền ghi trên hóa đơn cũng phải được quy định rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong giao dịch.
Các nội dung khác
Doanh nghiệp có thể bổ sung các thông tin khác như logo, biểu trưng hoặc nhãn hiệu của mình lên hóa đơn để thể hiện thương hiệu và tăng tính nhận diện. Tuy nhiên, các thông tin bổ sung này phải đảm bảo không làm ảnh hưởng đến nội dung chính của hóa đơn.
Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 14 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có một số trường hợp khi lập hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ tất cả các tiêu chí nêu trên. Điều này áp dụng cho các tình huống đặc biệt, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quá trình phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là một quy trình quan trọng và bắt buộc đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình đăng ký này gồm nhiều bước từ việc nộp hồ sơ cho đến khi hoàn thành việc kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các bước cần thực hiện.
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế cần nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua các kênh điện tử do cơ quan thuế quy định. Hồ sơ này bao gồm các tài liệu cần thiết để xác nhận doanh nghiệp đủ điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử. Điều này có thể thực hiện thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã được cấp phép. Đây là bước khởi đầu quan trọng, vì chỉ khi hồ sơ được nộp đầy đủ và chính xác, cơ quan thuế mới có thể tiến hành xử lý yêu cầu đăng ký.
Bước 2: Thông báo về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi nhận được hồ sơ đăng ký hợp lệ, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra và xử lý. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo phản hồi cho doanh nghiệp. Thông báo này được thực hiện theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và được gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp đến doanh nghiệp, hộ kinh doanh.
Nếu đăng ký được chấp nhận, cơ quan thuế sẽ ra thông báo chấp thuận cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.
Nếu không được chấp nhận, cơ quan thuế sẽ thông báo lý do từ chối và hướng dẫn doanh nghiệp điều chỉnh hồ sơ.
Trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký sử dụng hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế theo điểm b1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhưng chưa hoàn tất các thủ tục kỹ thuật như kiểm thử kết nối, doanh nghiệp cần phối hợp với Tổng cục Thuế để hoàn thành. Thời gian hoàn thành quá trình kiểm thử không quá 05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế gửi thông báo. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp có thể chính thức bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 3: Kết nối, nhận và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử
Sau khi nhận được thông báo chấp thuận, doanh nghiệp phải thực hiện các bước kết nối, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Nếu sau 05 ngày làm việc, doanh nghiệp không thông báo về việc hoàn thành kết nối, hoặc quá trình kiểm thử không thành công, doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thay đổi cách thức chuyển dữ liệu qua tổ chức kết nối.
Kể từ thời điểm đăng ký được chấp thuận, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng các loại hóa đơn đã phát hành theo quy định cũ, đồng thời tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng. Quá trình tiêu hủy hóa đơn phải tuân theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đối với doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, định kỳ cơ
quan thuế sẽ rà soát và thông báo nếu doanh nghiệp cần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải đăng ký lại theo quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Việc tuân thủ các quy định này không chỉ đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.
Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
2.3. Quy định về việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn
Quy định về việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong quá trình quản lý hóa đơn của các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, và các cá nhân kinh doanh. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi có bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần thực hiện các bước thay đổi như sau:
Trường hợp có thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn:
Nếu doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân phát hiện thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có thay đổi, họ phải thực hiện việc thay đổi thông tin và gửi lại cho cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Đây là mẫu đơn đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, được đính kèm trong Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Doanh nghiệp và cá nhân có thể lựa chọn một trong hai cách thức gửi lại thông tin cho cơ quan thuế:
Qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Đây là phương thức gửi trực tuyến, giúp quá trình cập nhật thông tin diễn ra nhanh chóng và tiện lợi. Doanh nghiệp chỉ cần truy cập vào hệ thống của Tổng cục Thuế, điền đầy đủ các thông tin theo mẫu và gửi đi.
Qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Ngoài việc gửi trực tiếp qua cổng thông tin của cơ quan thuế, các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cũng hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân thực hiện việc này. Điều này giúp giảm bớt thời gian và công sức của các doanh nghiệp trong việc xử lý thay đổi thông tin.
Trường hợp ngoại lệ:
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, họ không cần thực hiện việc thay đổi thông tin theo quy định trên. Thay vào đó, họ sẽ thực hiện các thủ tục ngừng sử dụng theo các điều khoản khác của Nghị định 123.
Sau khi nhận được mẫu đăng ký thay đổi thông tin, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu. Cơ quan thuế sẽ thực hiện các thủ tục cần thiết theo đúng quy định tại khoản 2 Điều 16 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là quy định chi tiết về việc quản lý, tiếp nhận, và xử lý thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử từ các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh.
3. Cách xuất hóa đơn điện tử Viettel
Việc xuất hóa đơn điện tử Viettel là một quy trình cần thiết và quan trọng đối với các doanh nghiệp trong thời đại số hóa. Để đảm bảo quy trình này diễn ra thuận lợi, người dùng cần thực hiện theo các bước cụ thể và tuân thủ các yêu cầu về dữ liệu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để xuất hóa đơn điện tử Viettel, giúp bạn nắm rõ quy trình và dễ dàng thao tác trên hệ thống S-invoice của Viettel.
Bước 1: Truy cập giao diện “Lập hóa đơn”
Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống S-invoice, bạn sẽ được chuyển đến màn hình chính của hệ thống. Tại đây, để bắt đầu quá trình lập hóa đơn, bạn cần thực hiện các thao tác như sau:
– Trên thanh công cụ ở giao diện chính, chọn mục “Quản lý hóa đơn”.
– Tiếp theo, bạn chọn mục “Lập hóa đơn” để bắt đầu tạo hóa đơn mới.
Đây là bước cơ bản và quan trọng nhất để truy cập vào công cụ lập hóa đơn trên hệ thống Viettel. Sau khi vào đúng giao diện, bạn sẽ tiếp tục thiết lập dữ liệu khách hàng để hoàn tất việc lập hóa đơn.
Bước 2: Thiết lập dữ liệu khách hàng
Việc thiết lập dữ liệu khách hàng là một phần không thể thiếu trong quá trình lập hóa đơn. Có hai trường hợp mà bạn có thể gặp phải khi xử lý dữ liệu khách hàng: khách hàng mới hoặc khách hàng đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu (CSDL).
* Đối với khách hàng mới:
Nếu khách hàng của bạn chưa tồn tại trong cơ sở dữ liệu trên tài khoản S-invoice, bạn cần nhập các thông tin liên quan để tạo mới khách hàng. Tại giao diện “Lập hóa đơn”, bạn phải điền đầy đủ các thông tin cần thiết như:
Tên người mua
Mã số thuế (MST)
Địa chỉ email
Số điện thoại
Tên đơn vị (đối với doanh nghiệp)
Địa chỉ
Một số điểm cần lưu ý khi thiết lập dữ liệu khách hàng mới:
Nếu bạn nhập tên đơn vị, hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập mã số thuế của đơn vị đó. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ nhập tên người mua, hệ thống sẽ không bắt buộc nhập mã số thuế.
Đối với khách lẻ, bạn chỉ cần nhập tên người mua và địa chỉ là đủ.
Đối với khách hàng doanh nghiệp, bắt buộc phải nhập đủ tên đơn vị, địa chỉ và mã số thuế.
Sau khi nhập xong thông tin, bạn bấm nút “Thêm mới khách hàng”. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo thành công và dữ liệu khách hàng sẽ được lưu vào CSDL.
* Đối với khách hàng đã có trong CSDL:
Nếu khách hàng đã tồn tại trong CSDL của hệ thống, khi bạn nhập lại thông tin, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Khách hàng đã tồn tại”. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm lại dữ liệu khách hàng cũ mà không cần nhập lại toàn bộ thông tin.
Bạn có thể tìm kiếm khách hàng theo các tiêu chí như:
Số điện thoại
Tên người mua
Địa chỉ
Email
Mã số thuế
Ví dụ, nếu bạn cần tìm tất cả các khách hàng có địa chỉ ở quận Cầu Giấy, bạn chỉ cần nhập từ khóa “Cầu Giấy” vào mục tìm kiếm, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các khách hàng phù hợp với điều kiện đã nhập.
Bước 3: Thiết lập thông tin giao dịch
Sau khi đã hoàn tất việc nhập dữ liệu khách hàng, bước tiếp theo là thiết lập thông tin giao dịch. Tại giao diện “Lập hóa đơn”, bạn cần điền các trường thông tin cần thiết cho giao dịch, bao gồm:
Hình thức thanh toán(bắt buộc nhập), bao gồm các lựa chọn:
CK: Chuyển khoản
DTCN: Đối trừ công nợ
TM: Tiền mặt
TM/CK: Vừa tiền mặt vừa chuyển khoản
KHAC: Các hình thức khác
Loại tiền (bắt buộc nhập), chọn loại tiền tệ phù hợp với giao dịch.
Lưu ý quan trọng: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, theo quy định tại Khoản 1, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC, bạn cần chọn hình thức thanh toán là chuyển khoản để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
Bước 4: Thiết lập dữ liệu chi tiết cho hóa đơn
Bước cuối cùng là thiết lập các chi tiết liên quan đến hóa đơn. Sau khi đã chọn loại hóa đơn, hệ thống sẽ tự động hiển thị các trường thông tin như:
Loại hóa đơn
Mã hóa đơn
Ký tự hóa đơn
Ngày lập hóa đơn
Một lưu ý nhỏ khi thiết lập ngày lập hóa đơn: Nếu bạn không chọn ngày cụ thể, hệ thống sẽ tự động lấy thời gian hiện tại của hệ thống. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chọn ngày lập, bạn phải đảm bảo ngày lập là trước hoặc đúng ngày hiện tại mà hệ thống đang hiển thị.
Trong mục Chi tiết hóa đơn, bạn có thể tùy chỉnh các thông tin như:
Cột điều chỉnh: Cho phép thiết lập các hạng mục cần điều chỉnh cho hóa đơn.
Hàng hóa: Tại đây, bạn có thể tra cứu và thêm các sản phẩm hoặc dịch vụ cần ghi vào hóa đơn.
Ghi chú: Thêm các thông tin ghi chú cần thiết cho hóa đơn.
Chiết khấu: Nhập chiết khấu trực tiếp nếu có áp dụng.
Bảng kê: Cho phép bạn nhập bảng kê cho hóa đơn.
Phí khác: Nhập các khoản phí bổ sung nếu có.
Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn đã hoàn thành việc lập hóa đơn điện tử Viettel và có thể tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng.
Xuất hóa đơn từ danh sách hóa đơn đã lập là một phương thức phổ biến, giúp kế toán kiểm soát dễ dàng các hóa đơn đã được tạo và phát hành một cách tuần tự. Để thực hiện, cần làm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn hóa đơn đã lập cần phát hành
Truy cập vào danh sách các hóa đơn đã lập trên phần mềm MISA. Tại đây, kế toán có thể thiết lập điều kiện tìm kiếm cụ thể để lọc ra hóa đơn cần xuất. Điều kiện tìm kiếm có thể bao gồm mã hóa đơn, ngày lập, tên khách hàng, hoặc các thông tin khác.
Sau khi tìm thấy hóa đơn cần phát hành, tích chọn vào hóa đơn đó và nhấn “Phát hành”.
Bước 2: Gửi hóa đơn cho khách hàng (nếu cần)
Nếu doanh nghiệp muốn hệ thống tự động gửi hóa đơn điện tử tới khách hàng ngay sau khi nhận được mã số từ cơ quan thuế, chỉ cần tích chọn ô “Gửi hóa đơn cho khách hàng”.
Đây là một tính năng tiện ích, giúp giảm bớt thao tác thủ công và đảm bảo hóa đơn đến tay khách hàng kịp thời.
Lưu ý: Trước khi phát hành hóa đơn, kế toán có thể xem trước nội dung hóa đơn bằng cách nhấn vào biểu tượng hình mắt để kiểm tra lại các thông tin. Điều này giúp tránh sai sót trước khi hóa đơn được gửi đi chính thức.
Bước 3: Ký số và phát hành hóa đơn
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, kế toán nhấn “Phát hành”. Lúc này, chương trình sẽ yêu cầu lựa chọn chứng thư số. Kế toán cần chọn chứng thư số của đơn vị và nhấn OK để thực hiện ký số và phát hành hóa đơn điện tử. Chương trình sẽ tự động cấp số hóa đơn và phát hành hóa đơn.
Một số lưu ý quan trọng:
Thao tác chọn chứng thư số chỉ cần thực hiện vào lần phát hành hóa đơn đầu tiên. Những lần phát hành sau, hệ thống sẽ tự động lưu chứng thư số.
Nếu không còn nhu cầu sử dụng chứng thư số, kế toán có thể xóa nó khỏi danh sách. Hướng dẫn chi tiết về cách xóa chứng thư số có thể tìm thấy trên trang hỗ trợ của phần mềm MISA.
Sau khi hóa đơn đã được phát hành thành công, các thông tin trên hóa đơn sẽ không thể thay đổi được. Nếu có sai sót, kế toán buộc phải thực hiện thủ tục xóa hóa đơn cũ và lập hóa đơn thay thế, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định của pháp luật.
Xử lý kết quả phát hành:
Khi hóa đơn điện tử được phát hành thành công, hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để chờ cấp mã.
Nếu hóa đơn hợp lệ, cơ quan thuế sẽ cấp mã và gửi thông điệp xác nhận mã số cho hệ thống. Lúc này, trạng thái hóa đơn trên hệ thống sẽ được cập nhật thành “Đã cấp mã”.
Trong trường hợp hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã, cơ quan thuế sẽ từ chối cấp mã và gửi thông báo kết quả kiểm tra dữ liệu về hóa đơn không hợp lệ. Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái hóa đơn thành “Từ chối cấp mã”, và kế toán cần kiểm tra lại các thông tin để sửa đổi hoặc lập lại hóa đơn mới.
Như vậy, với cách xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA, doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn phương thức phù hợp nhất với nhu cầu và quy trình quản lý của mình. Dù là xuất hóa đơn từ danh sách hóa đơn đã lập hay phát hành ngay lúc lập hóa đơn, cả hai cách đều mang lại sự tiện lợi và tối ưu hóa quy trình kế toán, giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
Cách xuất hóa đơn điện tử Misa
5. Cách xuất hóa đơn điện tử của VNPT
Để thực hiện xuất hóa đơn điện tử qua hệ thống VNPT, người dùng cần tuân thủ theo từng bước cụ thể để đảm bảo quy trình diễn ra một cách chính xác và hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước từ việc đăng nhập đến hoàn thành xuất hóa đơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng thao tác.
Bước 1: Đăng nhập vào trang xuất hóa đơn điện tử VNPT
Đầu tiên, để truy cập vào hệ thống xuất hóa đơn điện tử VNPT, người dùng cần đăng nhập vào trang web riêng được cung cấp sau khi đăng ký dịch vụ VNPT Invoice. Cấu trúc đường dẫn để truy cập trang này có dạng: `MST-tt78cadmin.vnpt-invoice.com.vn`. Trong đó, phần “MST” sẽ được thay thế bằng mã số thuế của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.
Sau khi truy cập đúng địa chỉ, người dùng cần điền đầy đủ các thông tin bao gồm:
Tên tài khoản: Tên đăng nhập mà hệ thống cung cấp.
Mật khẩu: Mật khẩu bảo mật do người dùng tạo hoặc do hệ thống cấp.
Mã xác thực: Mã CAPTCHA để xác nhận không phải là người máy.
Sau khi điền đủ các thông tin trên, người dùng nhấn nút “Đăng nhập” để vào giao diện quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Bước 2: Tạo danh sách khách hàng nhận hóa đơn
Trước khi có thể xuất hóa đơn điện tử, việc tạo danh sách khách hàng là một bước quan trọng. Điều này giúp hệ thống nhận diện chính xác các thông tin khách hàng để đảm bảo hóa đơn xuất ra không bị sai sót.
Người dùng vào thanh công cụ, chọn mục Danh mục -> Khách hàng để mở giao diện nhập thông tin khách hàng.
Tại đây, có hai lựa chọn cho người dùng:
Tải danh sách khách hàng: Nếu doanh nghiệp có nhiều khách hàng và muốn nhập cùng lúc thông tin của nhiều người, lựa chọn này sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Người dùng chỉ cần chuẩn bị một file danh sách khách hàng theo đúng định dạng và tải lên.
Tạo mới: Dành cho những trường hợp nhập thông tin khách hàng riêng lẻ, người dùng sẽ điền từng thông tin cụ thể cho từng khách hàng.
Những thông tin quan trọng như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, email cần được kiểm tra kỹ lưỡng, đặc biệt các trường có dấu (*) là bắt buộc phải điền. Một mẹo nhỏ là người dùng có thể kiểm tra thông tin khách hàng trên trang Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tránh sai sót. Sau khi hoàn tất nhập thông tin, nhấn Lưu để hệ thống ghi nhận.
Bước 3: Tạo danh sách sản phẩm sẽ xuất hóa đơn điện tử
Tiếp theo, để quá trình xuất hóa đơn trở nên tiện lợi hơn, người dùng cần thiết lập danh sách sản phẩm dự kiến sẽ xuất hóa đơn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi lập hóa đơn cho các sản phẩm giống nhau trong những lần xuất hóa đơn tiếp theo.
Người dùng chọn Danh mục -> Quản lý sản phẩm để mở giao diện nhập thông tin sản phẩm. Tại đây, người dùng cần điền các trường thông tin như tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn giá và các thông tin khác liên quan.
Nếu doanh nghiệp cần nhập một lúc nhiều sản phẩm, có thể lựa chọn tính năng Upload sản phẩm để tải danh sách sản phẩm theo file có sẵn. Sau khi điền đủ thông tin, nhấn Lưu để hoàn tất.
Bước 4: Lập hóa đơn điện tử mới
Sau khi đã hoàn tất bước chuẩn bị về danh sách khách hàng và sản phẩm, người dùng tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới.
Trên giao diện chính, chọn Lập hóa đơn -> Danh sách hóa đơn, sau đó chọn lệnh Tạo mới để bắt đầu lập một hóa đơn điện tử mới cho VNPT. Tại màn hình nhập thông tin hóa đơn, người dùng lần lượt điền đầy đủ các thông tin cần thiết như:
Tên khách hàng
Mã số thuế
Đơn giá
Số lượng sản phẩm/dịch vụ
Đảm bảo mọi thông tin đã chính xác trước khi tiếp tục bước tiếp theo.
Bước 5: Xuất hóa đơn điện tử
Sau khi tạo xong hóa đơn điện tử tại bước trên, người dùng tiếp tục kiểm tra kỹ lưỡng mọi thông tin trước khi xuất. Đây là bước rất quan trọng vì hóa đơn điện tử sau khi đã phát hành không thể chỉnh sửa trực tiếp.
Nếu không có vấn đề gì, người dùng chọn hóa đơn cần xuất bằng cách tick vào ô tương ứng với hóa đơn đó. Sau đó, nhấn Phát hành mã hóa đơn đã chọn và nhấn Đồng ý.
Lưu ý: Trong trường hợp doanh nghiệp muốn xuất toàn bộ hóa đơn trong danh sách, chỉ cần chọn ô trống ở hàng trên cùng để đánh dấu tất cả hóa đơn trong danh sách.
Bước 6: Nhập mã PIN ký số và hoàn thành xuất hóa đơn điện tử
Cuối cùng, khi nhấn Đồng ý, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện yêu cầu người dùng nhập mã PIN để thay thế chữ ký số. Việc ký số giúp hóa đơn có giá trị pháp lý, đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Sau khi nhập mã PIN chính xác, hóa đơn điện tử sẽ được hệ thống xử lý và gửi đi. Hóa đơn điện tử sau đó sẽ được lưu trữ và quản lý trên hệ thống VNPT, đồng thời gửi đến khách hàng.
Với các bước chi tiết như trên, người dùng có thể dễ dàng quản lý và xuất hóa đơn điện tử qua hệ thống VNPT một cách nhanh chóng và hiệu quả.
6. Cách xuất hóa đơn điện tử bkav
Để xuất hóa đơn điện tử trên hệ thống của Bkav, người dùng cần làm theo một số bước chi tiết. Quy trình này không chỉ đơn giản mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và kiểm soát hóa đơn một cách nhanh chóng. Dưới đây là hướng dẫn từng bước chi tiết để giúp bạn xuất hóa đơn điện tử thành công trên hệ thống của Bkav.
Bước 1: Truy cập website quản lý hóa đơn điện tử của Bkav
Đầu tiên, bạn cần truy cập vào hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của Bkav. Đây là trang web chính thức nơi bạn có thể quản lý, tạo lập, và phát hành các hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của mình.
Sau khi nhập đúng thông tin đăng nhập, bạn sẽ được chuyển đến giao diện chính của trang quản lý hóa đơn.
Bước 2: Tạo hóa đơn mới
Khi đã đăng nhập vào hệ thống, bước tiếp theo là tạo một hóa đơn mới. Bạn làm theo các bước sau:
Trên thanh menu, chọn Hóa đơn đầu ra. Đây là nơi quản lý toàn bộ các hóa đơn mà bạn đã lập và phát hành. Sau đó, chọn Thêm mới để bắt đầu tạo một hóa đơn điện tử mới.
Hệ thống sẽ mở ra một biểu mẫu trống, tại đây bạn sẽ bắt đầu nhập các thông tin cần thiết cho hóa đơn.
Bước 3: Nhập mã số thuế (MST) người mua và lấy thông tin
Sau khi mở biểu mẫu hóa đơn, bạn sẽ cần nhập **mã số thuế (MST) của người mua vào trường tương ứng. Nhấn nút Lấy thông tin, hệ thống sẽ tự động điền các thông tin liên quan đến khách hàng như tên công ty, địa chỉ, và các thông tin liên lạc khác. Nếu địa chỉ người mua không đầy đủ hoặc có sai sót, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp tại đây.
Việc nhập đúng và đầy đủ thông tin khách hàng là rất quan trọng vì nó đảm bảo rằng hóa đơn xuất ra sẽ chính xác và không phải chỉnh sửa sau này.
Bước 4: Nhập chi tiết nội dung hóa đơn
Sau khi hoàn tất thông tin khách hàng, bạn cần nhập thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn cung cấp:
Chọn Thêm chi tiết để nhập nội dung chi tiết của hóa đơn. Đây là nơi bạn điền thông tin về các sản phẩm hoặc dịch vụ được bán, bao gồm tên sản phẩm, mô tả, đơn vị tính, số lượng, và đơn giá.
Thông tin này sẽ hiển thị trên hóa đơn điện tử mà khách hàng nhận được, vì vậy bạn cần đảm bảo điền chính xác và đầy đủ.
Bước 5: Nhập số lượng, đơn giá và thành tiền
Ở bước này, bạn cần điền các thông tin cụ thể về giá trị của từng mặt hàng hoặc dịch vụ:
Số lượng: Nhập số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng mua.
Đơn giá: Điền giá bán của từng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Thành tiền: Hệ thống sẽ tự động tính toán tổng giá trị dựa trên số lượng và đơn giá mà bạn đã nhập.
Sau khi điền xong, bạn có hai lựa chọn:
Nhấn Ghi lại để lưu hóa đơn hiện tại. Hoặc chọn Ghi lại & Nhập tiếp nếu bạn muốn thêm nhiều sản phẩm hoặc dịch vụ khác vào hóa đơn.
Bước 6: Kiểm tra và chỉnh sửa hóa đơn
Trước khi phát hành hóa đơn, hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập để đảm bảo không có sai sót:
Bút màu đỏ: Biểu tượng này cho phép bạn chỉnh sửa nội dung hóa đơn nếu phát hiện bất kỳ lỗi nào trong quá trình nhập.
Bút máy: Sau khi chắc chắn các thông tin đã chính xác, bạn có thể ký hóa đơn điện tử bằng cách nhấn vào biểu tượng này.
Kính lúp: Nếu bạn muốn xem lại nội dung hóa đơn trước khi ký, nhấn vào biểu tượng kính lúp để kiểm tra.
Nếu cần xóa hóa đơn, bạn cũng có thể thực hiện việc này bằng cách chọn Sửa hóa đơn, sau đó chọn Xóa hóa đơn và cuối cùng là Xóa khỏi hệ thống để loại bỏ hóa đơn đó hoàn toàn.
Bước 7: Thêm chữ ký số vào phần mềm
Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của Bkav, bạn cần thêm chữ ký số vào hệ thống để có thể ký và phát hành hóa đơn. Điều này chỉ cần thực hiện một lần, các lần sau bạn sẽ không cần làm lại.
Vào mục Tài khoản, sau đó di chuột đến phần Thông tin chữ ký số và chọn Chỉnh sửa. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các phần mềm cần cài đặt để hỗ trợ việc ký số. Bạn chỉ cần nhấn vào từng phần mềm để tải về và cài đặt theo hướng dẫn.
Bước 8: Ký và phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi mọi thông tin đã chính xác, bạn sẽ tiến hành ký và phát hành hóa đơn:
Nhấn vào biểu tượng Bút máy, hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập mã PIN chữ ký số. Mã PIN này được cung cấp khi bạn đăng ký dịch vụ chữ ký số. Sau khi nhập mã PIN chính xác, hệ thống sẽ tự động ký hóa đơn và phát hành.
Sau khi phát hành hóa đơn, mã hóa đơn sẽ xuất hiện ở phần cuối của hóa đơn. Bạn có thể cung cấp mã này cho khách hàng để họ có thể tra cứu hóa đơn trực tiếp trên trang web
Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn vào biểu tượng Kính lúp để xem hoặc tải hóa đơn về dưới định dạng PDF và gửi cho khách hàng nếu cần thiết.
Với các bước trên, việc xuất hóa đơn điện tử trên hệ thống của Bkav sẽ trở nên đơn giản và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý các hóa đơn bán hàng một cách hiệu quả.
7. Những lợi ích khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử
Áp dụng hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế. Mặc dù việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích đáng kể, nhưng cũng không thiếu những thách thức cần được giải quyết. Dưới đây là phân tích chi tiết về những lợi ích và khó khăn khi áp dụng hóa đơn điện tử.
7.1. Lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử
Tiết kiệm chi phí
Sử dụng hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí liên quan đến in ấn, gửi, bảo quản, và lưu trữ hóa đơn. Cụ thể:
Chi phí in hóa đơn: Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ấn thường xuyên; bạn chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng yêu cầu hóa đơn giấy.
Chi phí phát hành hóa đơn: Hóa đơn có thể được phát hành đến khách hàng qua các phương tiện điện tử như cổng thông tin (portal) hoặc email, giảm thiểu chi phí vận chuyển và giao nhận.
Chi phí lưu trữ: Hóa đơn điện tử được lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí thấp hơn so với lưu trữ hóa đơn giấy, giúp giảm thiểu không gian lưu trữ và chi phí liên quan.
Dễ dàng quản lý
Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp quản lý hóa đơn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn:
Quản lý hạch toán và kế toán: Dữ liệu hóa đơn điện tử dễ dàng tích hợp vào hệ thống kế toán và hạch toán, giúp việc đối chiếu và xử lý trở nên thuận tiện hơn.
Ngăn ngừa mất mát và hư hỏng: Hóa đơn điện tử không gặp phải vấn đề mất mát hay hư hỏng như hóa đơn giấy, giảm thiểu rủi ro liên quan đến quản lý hóa đơn.
Quyết toán thuế dễ dàng: Hóa đơn điện tử đơn giản hóa quá trình quyết toán thuế, giảm bớt các thủ tục hành chính và kiểm tra từ cơ quan thuế.
Kiểm tra của cơ quan thuế: Việc kiểm tra và xác minh hóa đơn từ cơ quan thuế được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn.
Thuận tiện sử dụng Hóa đơn điện tử mang lại nhiều sự thuận tiện cho doanh nghiệp
Phát hành nhanh chóng: Hóa đơn có thể được phát hành nhanh chóng và theo lô lớn, tiết kiệm thời gian.
Lưu trữ dễ dàng: Hóa đơn điện tử dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm thông tin khi cần.
Quản lý và thống kê: Việc quản lý, thống kê và tìm kiếm hóa đơn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Quá trình thanh toán: Quá trình thanh toán hóa đơn diễn ra nhanh hơn, nhờ vào việc không cần phải chuyển giao giấy tờ vật lý.
Bảo vệ môi trường: Việc giảm thiểu sử dụng giấy giúp bảo vệ môi trường, góp phần vào việc giảm lượng rác thải giấy.
An toàn hơn hóa đơn giấy Hóa đơn điện tử cung cấp một mức độ an toàn cao hơn so với hóa đơn giấy
Sao chép và bảo mật: Hóa đơn điện tử có thể sao chép thành nhiều bản mà không làm giảm chất lượng, giúp bảo vệ thông tin và tránh mất mát.
Khôi phục khi mất: Trong trường hợp hóa đơn bị mất hoặc bị hỏng, có thể yêu cầu cấp lại mà không gặp khó khăn lớn.
7.2. Khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử
Mặc dù hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, quá trình áp dụng cũng đối mặt với một số khó khăn đáng lưu ý:
Yêu cầu hạ tầng kỹ thuật và nhân lực
Để triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có hạ tầng kỹ thuật phù hợp và nguồn nhân lực có chuyên môn:
Hạ tầng kỹ thuật: Doanh nghiệp phải đảm bảo có hệ thống kỹ thuật đáp ứng yêu cầu của luật giao dịch điện tử, bao gồm phần mềm và thiết bị cần thiết.
Nhân lực có chuyên môn: Cần có nhân viên có kỹ năng và kiến thức chuyên sâu để vận hành hệ thống hóa đơn điện tử và xử lý các vấn đề phát sinh.
Vấn đề kỹ thuật và tích hợp
Trong thực tế, không ít doanh nghiệp gặp phải các vấn đề kỹ thuật trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử:
Trục trặc kỹ thuật: Các sự cố như hóa đơn không đến đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi có thể xảy ra. Doanh nghiệp cần hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ để có hướng dẫn xử lý khi gặp sự cố.
Tích hợp hệ thống: Việc kết nối hệ thống hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng và kế toán có thể gặp khó khăn, đặc biệt nếu phần mềm không hỗ trợ tích hợp hoặc không tương thích. Điều này có thể gây tốn kém và làm tăng mức độ phức tạp trong quản lý.
Tóm lại, việc áp dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích về mặt chi phí, quản lý, và tiện lợi, nhưng cũng cần lưu ý các vấn đề về kỹ thuật và tích hợp để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng.
8. Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đang ngày càng trở thành một phần thiết yếu trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Được thiết kế để thay thế hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn giúp giảm thiểu lỗi và tăng tính chính xác trong quản lý dữ liệu. Dưới đây là các nhóm đối tượng chính phù hợp với việc sử dụng hóa đơn điện tử:
Các đơn vị tổ chức và doanh nghiệp lớn
Các tổ chức và doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn thường có nhu cầu phát hành hóa đơn với số lượng lớn. Đặc biệt là những ngành nghề như điện, nước, viễn thông, truyền hình. Những ngành này thường xuyên phải phát hành hàng triệu hóa đơn mỗi tháng, và việc chuyển sang hóa đơn điện tử giúp quản lý và lưu trữ dễ dàng hơn.
Ngành điện: Các công ty cung cấp dịch vụ điện thường phải phát hành hóa đơn cho hàng triệu khách hàng trên toàn quốc.
Ngành nước: Tương tự, các đơn vị cung cấp dịch vụ cấp nước cũng cần phát hành số lượng hóa đơn lớn cho khách hàng.
Viễn thông: Các doanh nghiệp viễn thông, bao gồm các nhà mạng, cung cấp dịch vụ thoại và dữ liệu cho hàng triệu khách hàng.
Truyền hình: Các nhà cung cấp dịch vụ truyền hình trả tiền thường có một lượng lớn khách hàng và cần phát hành hóa đơn thường xuyên.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp các doanh nghiệp trong các ngành này giảm thiểu công sức và chi phí liên quan đến việc in ấn, gửi và lưu trữ hóa đơn giấy.
Các đơn vị có nhiều chi nhánh tại nhiều tỉnh/thành phố
Doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh trải rộng trên nhiều tỉnh thành thường gặp khó khăn trong việc quản lý hóa đơn và tài chính. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp đồng bộ hóa quy trình phát hành hóa đơn ở tất cả các chi nhánh, đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong quản lý tài chính.
Chi nhánh đa tỉnh/thành phố: Các công ty với mạng lưới chi nhánh rộng lớn sẽ có nhiều lợi ích từ việc sử dụng hóa đơn điện tử. Nó giúp dễ dàng hơn trong việc tổng hợp và quản lý dữ liệu hóa đơn từ các chi nhánh khác nhau.
Sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các lỗi có thể xảy ra khi xử lý hóa đơn ở nhiều địa điểm khác nhau.
Các đơn vị có khách hàng không tập trung ở nhiều tỉnh/thành phố
Doanh nghiệp có đối tượng khách hàng phân tán rộng rãi trên toàn quốc thường gặp khó khăn trong việc gửi hóa đơn và theo dõi trạng thái của chúng. Hóa đơn điện tử giúp giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp một hệ thống tự động để phát hành, gửi và theo dõi hóa đơn cho khách hàng ở bất kỳ đâu.
Đối với những doanh nghiệp có khách hàng ở nhiều tỉnh thành khác nhau, hóa đơn điện tử giúp gửi hóa đơn nhanh chóng và tiện lợi, đồng thời cung cấp một phương pháp dễ dàng để theo dõi và quản lý các giao dịch.
Các doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế
Ngày càng nhiều cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để đáp ứng các quy định pháp lý và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định này để tránh các vấn đề pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh được thông suốt.
Các doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế để phù hợp với các chính sách và yêu cầu pháp lý hiện hành. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý thuế.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ mang lại lợi ích về mặt chi phí và hiệu suất, mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quản lý tài chính một cách hiệu quả.
Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử
9. Câu hỏi thường gặp
Các doanh nghiệp tại TPHCM có phải tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử không?
Có, các doanh nghiệp tại TPHCM phải tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ và Cục Thuế TP.HCM. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các hướng dẫn của cơ quan thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế. Các doanh nghiệp cần thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ pháp luật.
Doanh nghiệp tại TPHCM cần chuẩn bị những gì để triển khai hóa đơn điện tử?
Để triển khai hóa đơn điện tử tại TPHCM, doanh nghiệp cần thực hiện các bước chuẩn bị sau:
Đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép.
Cài đặt phần mềm và hệ thống: Đảm bảo hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử hoạt động đúng và được tích hợp với hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình và cách sử dụng hóa đơn điện tử để đảm bảo họ có thể thao tác và quản lý hóa đơn một cách hiệu quả.
Thông báo với cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử và đăng ký thông tin liên quan.
Những trường hợp nào tại TPHCM doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thay vì hóa đơn điện tử?
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp tại TPHCM có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy trong các trường hợp đặc biệt sau:
Trường hợp doanh nghiệp có khó khăn về cơ sở hạ tầng hoặc công nghệ: Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc triển khai hệ thống hóa đơn điện tử do thiếu thiết bị hoặc kết nối mạng có thể được cơ quan thuế chấp thuận gia hạn thời gian chuyển đổi.
Doanh nghiệp nhỏ lẻ hoặc hộ kinh doanh: Một số doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh có thể được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy trong một khoảng thời gian nhất định theo quyết định của cơ quan thuế.
Trường hợp chưa hoàn tất chuyển đổi: Doanh nghiệp đã đăng ký nhưng chưa hoàn tất các thủ tục cần thiết để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có thể được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cho đến khi hoàn tất chuyển đổi.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử tại TPHCM không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và quản lý hiệu quả, mà còn yêu cầu tuân thủ các quy định hóa đơn điện tử tại TPHCM. Các doanh nghiệp cần nắm vững các quy định liên quan để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ và hợp pháp. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ về các quy định hóa đơn điện tử, ACC HCM là sự lựa chọn lý tưởng. Với đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dạn kinh nghiệm, ACC HCM sẵn sàng giúp bạn giải quyết mọi thắc mắc và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với ACC HCM để được hỗ trợ tận tình.
