Công chứng hợp đồng thuê đất là bước quan trọng để đảm bảo tính pháp lý cho giao dịch. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn băn khoăn về Thủ tục công chứng hợp đồng thuê đất. Trong bài viết dưới đây, ACC HCM sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề này.
1. Hợp đồng cho thuê đất có phải công chứng không?
Hợp đồng cho thuê đất không bắt buộc phải công chứng theo quy định của pháp luật, nhưng nên được công chứng để đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi của các bên liên quan. Cụ thể:
Không bắt buộc công chứng: Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng cho thuê đất là giao dịch dân sự và không yêu cầu phải công chứng để có hiệu lực. Hợp đồng cho thuê đất có thể được ký kết mà không cần công chứng, miễn là hợp đồng đó tuân thủ đúng quy định của pháp luật và không có tranh chấp.
Lý do nên công chứng hợp đồng cho thuê đất:
Đảm bảo tính pháp lý: Việc công chứng giúp xác nhận hợp đồng có giá trị pháp lý cao và giảm thiểu tranh chấp trong trường hợp có sự cố xảy ra.
Bảo vệ quyền lợi của các bên: Công chứng giúp các bên bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình, nhất là khi hợp đồng có giá trị lớn hoặc có thời gian dài.
Lưu trữ tài liệu: Hợp đồng công chứng có thể được lưu trữ tại tổ chức công chứng, giúp dễ dàng xác nhận và tìm kiếm khi cần thiết.
Để đảm bảo thủ tục công chứng hợp đồng cho thuê đất được thực hiện đầy đủ và đúng quy định pháp luật, người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh. Hồ sơ này gồm các giấy tờ sau đây:
Hợp đồng cho thuê đất: Hợp đồng này phải được soạn thảo đầy đủ, có chữ ký của các bên liên quan (bên cho thuê và bên thuê).
Bản sao giấy tờ tùy thân: Cần có bản sao giấy tờ tùy thân như Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam hoặc Hộ chiếu của các bên tham gia giao dịch.
Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: Người yêu cầu công chứng cần cung cấp bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc các giấy tờ thay thế khác được pháp luật quy định. Nếu tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, giấy tờ này sẽ giúp đảm bảo rằng hợp đồng thuê đất được thực hiện hợp pháp.
Bản sao giấy tờ khác liên quan (nếu có)
Các giấy tờ chứng minh tình trạng tài sản chung/riêng trong trường hợp bên cho thuê là cá nhân cần được cung cấp, như:
Án ly hôn chia tài sản, án phân chia thừa kế hoặc văn bản tặng cho tài sản.
Thỏa thuận phân chia tài sản chung riêng hoặc văn bản cam kết về tài sản trong thời kỳ hôn nhân.
Giấy chứng nhận kết hôn hoặc xác nhận về quan hệ hôn nhân, đặc biệt trong trường hợp sống chung nhưng chưa đăng ký kết hôn.
Giấy ủy quyền (nếu có): Trong trường hợp một trong các bên không thể trực tiếp tham gia công chứng, có thể cần giấy ủy quyền hợp pháp để thay mặt ký kết hợp đồng.
Giấy tờ về thẩm quyền đại diện (nếu có): Trong trường hợp giao dịch liên quan đến người chưa thành niên, cần có bản sao giấy khai sinh và giấy cam kết về việc đại diện vì lợi ích của con. Nếu người đại diện thực hiện giao dịch, giấy ủy quyền hợp pháp cũng cần được cung cấp. Trong trường hợp có án tòa tuyên bố mất hoặc hạn chế năng lực hành vi, cần có các văn bản liên quan đến việc cử người giám hộ.
Giấy tờ chứng minh về năng lực hành vi (nếu có): Trong trường hợp có nghi ngờ về năng lực hành vi của bên tham gia giao kết hợp đồng, giấy khám sức khỏe hoặc giấy khám tâm thần cần được cung cấp. Đây là bước cần thiết để đảm bảo rằng các bên đều có khả năng pháp lý để thực hiện giao dịch.
Lệ phí công chứng: Các bên sẽ phải chuẩn bị một khoản lệ phí công chứng theo quy định của pháp luật.
Như vậy, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ công chứng hợp đồng thuê đất không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi cho các bên mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong các giao dịch bất động sản. Để tránh những rắc rối không cần thiết, người yêu cầu công chứng cần kiểm tra kỹ lưỡng từng tài liệu trước khi nộp cho tổ chức hành nghề công chứng.
Thủ tục công chứng hợp đồng thuê đất là một quy trình quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia trong việc thuê đất. Công chứng không chỉ xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng mà còn tạo ra một tài liệu chính thức, có giá trị pháp lý cao. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các bước thực hiện thủ tục này:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị hồ sơ và nộp trực tiếp tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Bạn có thể đến Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng.
Hãy đảm bảo rằng hồ sơ của bạn được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để tránh mất thời gian.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Khi hồ sơ được nộp, bộ phận tiếp nhận sẽ chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra tính đầy đủ của các giấy tờ. Có thể xảy ra ba trường hợp:
Hồ sơ đầy đủ: Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đáp ứng đủ các yêu cầu của pháp luật, Công chứng viên sẽ thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
Hồ sơ chưa đầy đủ: Trong trường hợp hồ sơ thiếu giấy tờ, Công chứng viên sẽ ghi phiếu hướng dẫn kèm theo danh sách các giấy tờ cần bổ sung. Ngày tháng và họ tên của Công chứng viên sẽ được ghi rõ trong phiếu.
Hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật: Công chứng viên có trách nhiệm giải thích lý do từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng có nhu cầu, họ có thể từ chối bằng văn bản, lúc này Công chứng viên sẽ báo cáo cho Trưởng phòng hoặc Trưởng Văn phòng để xin ý kiến.
Bước 3: Soạn thảo và ký văn bản
Sau khi hồ sơ được duyệt, bước tiếp theo là soạn thảo văn bản hợp đồng thuê đất. Tùy thuộc vào tình huống, quy trình có thể diễn ra như sau:
Trường hợp hợp đồng đã soạn thảo sẵn: Công chứng viên sẽ kiểm tra dự thảo. Nếu có điều khoản vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội, Công chứng viên sẽ chỉ rõ và yêu cầu sửa chữa. Nếu người yêu cầu không thực hiện sửa đổi, Công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
Trường hợp văn bản do Công chứng viên soạn thảo: Công chứng viên sẽ soạn thảo hợp đồng nếu nội dung và ý định giao kết hợp đồng phù hợp với quy định pháp luật. Người yêu cầu công chứng sẽ có cơ hội đọc lại dự thảo hoặc nghe Công chứng viên đọc. Nếu có yêu cầu sửa đổi, Công chứng viên sẽ thực hiện ngay trong ngày hoặc hẹn lại.
Ký vào hợp đồng: Khi người yêu cầu công chứng đồng ý với toàn bộ nội dung, Công chứng viên sẽ hướng dẫn họ ký vào từng trang của hợp đồng.
Bước 4: Ký chứng nhận
Trước khi hoàn tất, Công chứng viên sẽ yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ cần thiết để đối chiếu. Sau khi mọi thứ đã xác minh, Công chứng viên sẽ ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng và chuyển hồ sơ đến bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng.
Bước 5: Trả kết quả công chứng
Cuối cùng, bộ phận thu phí sẽ hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và các chi phí khác theo quy định. Sau khi đóng dấu công chứng, hồ sơ sẽ được trả lại cho người yêu cầu công chứng. Điều này hoàn thành quy trình công chứng hợp đồng thuê đất.
Thủ tục công chứng hợp đồng thuê đất
4. Phí công chứng hợp đồng thuê đất
Phí công chứng hợp đồng thuê đất là một khoản chi phí cần thiết khi các bên tham gia vào giao dịch này. Mức phí được xác định dựa trên tổng số tiền thuê đất ghi trong hợp đồng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tính phí công chứng cũng như một số khoản chi phí khác:
Mức phí công chứng hợp đồng thuê đất được phân chia theo từng mức giá trị của hợp đồng. Cụ thể như sau:
TT
Giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch (tổng số tiền thuê)
Mức thu (đồng/trường hợp)
1
Dưới 50 triệu đồng
40 nghìn
2
Từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng
80 nghìn
3
Từ trên 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng
0,08% giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch
4
Từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng
800 nghìn đồng + 0,06% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng
5
Từ trên 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng
02 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ đồng
6
Từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ đồng
03 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 05 tỷ đồng
7
Từ trên 10 tỷ đồng
05 triệu đồng + 0,03% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng (mức thu tối đa là 8 triệu đồng/trường hợp)
Như bạn thấy trong bảng trên, mức phí công chứng sẽ tăng theo giá trị tài sản hoặc hợp đồng thuê đất. Đặc biệt, khi giá trị hợp đồng vượt qua các mức quy định, tỷ lệ phần trăm cũng sẽ được áp dụng cho các phần vượt quá.
Chi phí khác
Ngoài phí công chứng, còn có một số khoản chi phí khác có thể phát sinh trong quá trình công chứng hợp đồng thuê đất. Các khoản chi phí này thường được xác định dựa trên sự thỏa thuận giữa người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng. Một số khoản chi phí có thể bao gồm:
Phí dịch vụ: Đối với những dịch vụ bổ sung như soạn thảo hợp đồng hoặc tư vấn pháp lý.
Chi phí đi lại: Nếu cần thiết phải di chuyển đến nơi công chứng ngoài các địa điểm quy định.
Chi phí tài liệu: Bao gồm phí sao y chứng thực các tài liệu liên quan đến hợp đồng.
5. Điều kiện thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng thuê đất
Để thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng thuê đất, các bên cần đảm bảo một số điều kiện nhất định theo quy định của pháp luật. Dưới đây là các điều kiện cơ bản:
Hợp đồng thuê đất phải tuân thủ quy định của pháp luật
Hợp đồng phải được lập bằng văn bản và nội dung không vi phạm các quy định của pháp luật về đất đai, kinh doanh, hay các quy định pháp lý khác.
Các điều khoản trong hợp đồng phải rõ ràng, đầy đủ, không trái với đạo đức xã hội và không vi phạm quyền lợi hợp pháp của các bên.
Các bên tham gia hợp đồng phải có đủ năng lực pháp lý
Bên cho thuê phải là người sở hữu hợp pháp quyền sử dụng đất, có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng), và có quyền cho thuê đất.
Bên thuê phải có đủ năng lực pháp lý để tham gia hợp đồng. Nếu là tổ chức, cần có giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân (giấy phép kinh doanh, quyết định thành lập,…).
Cung cấp đầy đủ giấy tờ liên quan
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (sổ đỏ, sổ hồng).
Chứng minh nhân dân (hoặc căn cước công dân) của cả hai bên (nếu là cá nhân). Nếu bên tham gia là tổ chức, cần có giấy tờ pháp lý liên quan như giấy phép đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập, và các giấy tờ chứng minh quyền đại diện hợp pháp.
Hợp đồng thuê đất phải có đủ chữ ký của các bên liên quan.
Không có tranh chấp về quyền sử dụng đất
Để công chứng hợp đồng, đất cho thuê phải không bị tranh chấp, khiếu nại hoặc có quyết định của cơ quan nhà nước yêu cầu ngừng hoặc cấm sử dụng đất.
Lệ phí công chứng
Các bên cần chuẩn bị khoản lệ phí công chứng theo quy định, có thể bao gồm phí công chứng hợp đồng và các phí dịch vụ khác như sao y bản chính, chứng thực bản sao.
Yêu cầu về giấy tờ bổ sung (nếu có)
Nếu hợp đồng có các điều khoản đặc biệt (ví dụ như điều khoản về chuyển nhượng quyền thuê, quyền sử dụng đất), các bên có thể cần cung cấp thêm giấy tờ chứng minh, hoặc các giấy phép, phê duyệt từ cơ quan nhà nước.
Điều kiện thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng thuê đất
Công chứng hợp đồng thuê đất có mất thời gian lâu không?
Không, thủ tục công chứng hợp đồng thuê đất thường mất từ 1-2 ngày làm việc, tùy thuộc vào sự chuẩn bị đầy đủ giấy tờ của các bên và lịch làm việc của tổ chức công chứng.
Có cần phải công chứng lại hợp đồng thuê đất sau khi sửa đổi, bổ sung nội dung không?
Có, nếu hợp đồng thuê đất được sửa đổi, bổ sung các điều khoản quan trọng, các bên cần công chứng lại bản sửa đổi, bổ sung để hợp đồng có giá trị pháp lý đầy đủ.
Hợp đồng thuê đất có cần công chứng nếu chỉ kéo dài dưới 5 năm?
Không, hợp đồng thuê đất có thời gian dưới 5 năm không bắt buộc phải công chứng, nhưng công chứng sẽ giúp tăng tính pháp lý và bảo vệ quyền lợi của các bên trong trường hợp có tranh chấp.
Hy vọng bài viết về “Thủ tục công chứng hợp đồng thuê đất” do ACC HCM biên soạn đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết.
