Trong quản lý các hoạt động của chi bộ, việc lập biên bản họp cấp ủy đóng vai trò quan trọng để ghi chép và lưu trữ các quyết định. Bài viết này sẽ giới thiệu mẫu biên bản họp cấp ủy chi bộ, cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách soạn thảo và trình bày biên bản đúng quy định. Từ việc ghi chép nội dung cuộc họp đến lưu trữ tài liệu, những thông tin này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các hoạt động của chi bộ.
Họp cấp ủy chi bộ là một hoạt động quan trọng trong tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam. Chi bộ là cấp cơ sở của Đảng, nơi thực hiện nhiệm vụ lãnh đạo và tổ chức các hoạt động của Đảng tại địa phương, cơ quan, hoặc đơn vị.
2. Mẫu biên bản họp cấp ủy chi bộ
Mẫu biên bản họp chi bộ
ĐẢNG ỦY……………. CHI BỘ…………………
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
BIÊN BẢN HỌP CHI BỘ
Tháng………/20……
Thời gian:………………………………………..………………………………………….
Địa điểm:……………………………………………..……………………………………
Thành phần: ……………………………………….……………………………………….
…………………………………………………………..………………………………………
Chủ tọa:………………………………………………..……………………………………..
NỘI DUNG CUỘC HỌP
Phần mở đầu
– Triển khai cho đảng viên đóng đảng phí tháng ……/20/……..
– Chi bộ cử thư ký cuộc họp:………………………..
– Thông báo tình hình đảng viên của Chi bộ dự họp: (ghi cụ thể đảng viên chính thức, dự bị; số đảng viên được miễn sinh hoạt, công tác; số đảng viên có mặt dự họp; số đảng viên vắng mặt và lý do vắng, ghi cụ thể lý do vắng mặt từng đồng chí vào biên bản).
– Đồng chí Bí thư thông qua chương trình của cuộc họp:……
…………………………………………………………..………………………………………
Phần nội dung:
2.1. Thông tin thời sự (ghi cụ thể đề mục, hay văn bản thông tin….)
2.2. Đánh giá tình hình thực hiện Nghị quyết tháng trước (ghi cụ thể các nội dung. Phần này đồng chí ghi biên bản nên nói Bí thư đưa trước 01 bản dự thảo nghị quyết để ghi cho cụ thể)
…………………………………………………………..………………………………………
…………………………………………………………..………………………………………
…………………………………………………………..………………………………………
– Phần thực hiện học tập và làm theo tấm gương đạo đức HCM: (Bí thư chi bộ Đánh giá việc học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh của tập thể, đảng viên, quần chúng tháng trước; biểu dương đảng viên, quần chúng tiên phong, gương mẫu có việc làm cụ thể, thiết thực về học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh; đồng thời giáo dục, giúp đỡ những đảng viên có sai phạm (nếu có). Sinh hoạt chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí minh trong tháng sinh hoạt)
…………………………………………………………..………………………………………
…………………………………………………………..………………………………………
– Bí thư thông báo ý kiến của đảng viên, quần chúng về sự lãnh đạo của chi bộ và vai trò tiền phong, gương mẫu của đảng viên (nếu có) để chi bộ có biển pháp phát huy ưu điểm, khắc phục khuyết điểm, kịp thời ngăn chặn, đấu tranh với những biểu hiện quan liêu, tham nhũng, lãng phí, tiêu cực.
…………………………………………………………..………………………………………
…………………………………………………………..………………………………………
– Đề ra một số nhiệm vụ cụ thể, thiết thực, bức xúc trước mắt để thực hiên trong tháng tới có nội dung chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh tháng tiếp theo. Đồng thời phân công nhiệm vụ cụ thể cho đảng viên thực hiện.
…………………………………………………………..………………………………………
…………………………………………………………..………………………………………
– Chi bộ thảo luận, tham gia đóng góp ý kiến về các nội dung trên (ghi chi tiết các ý kiến đóng góp)
…………………………………………………………..………………………………………
…………………………………………………………..………………………………………
Phần kết thúc
– Ghi tóm tắt ý kiến kết luận của Bí thư.
– Chi bộ biểu quyết thông qua kết luận (Nghị quyết) của chi bộ. Ghi rõ số đảng viên đồng ý, không đồng ý và số có ý kiến khác.
…………………………………………………………..………………………………………
…………………………………………………………..………………………………………
Cuộc họp kết thúc lúc giờ, ngày…..tháng…..năm 20……. biên bản được thông qua trước Chi bộ.
Khi soạn thảo biên bản cho một Hội nghị, ngoài các yếu tố về thể thức văn bản, việc bố trí nội dung một cách rõ ràng và chi tiết là rất quan trọng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách ghi chép biên bản Hội nghị với năm phần chính:
Phần mở đầu
Trong phần mở đầu của biên bản, bạn cần ghi rõ các thông tin cơ bản về Hội nghị. Điều này bao gồm:
Thời gian và Địa điểm: Nêu rõ ngày, giờ, và địa điểm diễn ra Hội nghị.
Nội dung Hội nghị: Mô tả ngắn gọn mục đích và nội dung chính của Hội nghị.
Thông Tin Người Chủ Trì và Người Ghi Biên Bản**: Ghi rõ họ và tên, chức vụ của người chủ trì Hội nghị và người ghi biên bản.
Tài Liệu Sử Dụng: Liệt kê các tài liệu, báo cáo hoặc các bản trình bày đã được sử dụng trong Hội nghị.
Thông Tin Chụp Ảnh, Ghi Âm, Ghi Hình: Nếu có, nêu rõ việc chụp ảnh, ghi âm, hoặc ghi hình trong Hội nghị.
Phần thứ nhất – Thành phần Hội nghị
Phần này liệt kê tất cả các thành phần tham dự Hội nghị, bao gồm:
Đại Biểu Chính Thức: Ghi rõ số lượng người có mặt và vắng mặt trong Hội nghị. Đối với những người vắng mặt, cần ghi rõ họ và tên cùng lý do vắng mặt. Ví dụ: Các uỷ viên ban chấp hành, ban thường vụ, thường trực cấp uỷ, ban cán sự đảng, đảng đoàn…
Đại Biểu Mời Dự: Cung cấp thông tin về các khách mời, bao gồm họ và tên, chức vụ, và đơn vị công tác của họ. Nếu có người thay thế, cũng cần ghi rõ thông tin của người đi thay.
Cơ Quan Báo Chí, Truyền Hình: Nếu có cơ quan báo chí hoặc truyền hình đưa tin, ghi rõ tên cơ quan và người đại diện.
Phần Thứ Hai – Diễn Biến Hội nghị
Trong phần này, hãy ghi chi tiết về diễn biến của Hội nghị:
Ý Kiến Đề Nghị và Phát Biểu: Ghi lại các ý kiến đề nghị, các ý kiến phát biểu và kết luận của Hội nghị. Nêu rõ họ và tên của người phát biểu. Nếu có người phát biểu trùng tên với đại biểu khác, cần bổ sung chức vụ và đơn vị công tác.
Dự Thảo Báo Cáo, Đề Án: Nếu có các dự thảo báo cáo hoặc đề án được trình bày, ghi rõ “có văn bản kèm theo” nếu có văn bản cụ thể.
Biểu Quyết: Ghi rõ hình thức biểu quyết (bỏ phiếu, giơ tay, ấn nút điện tử…), số uỷ viên có mặt và vắng mặt, số uỷ viên tán thành và không tán thành. Đối với hình thức bỏ phiếu, lập biên bản kiểm phiếu riêng và ghi “có biên bản kiểm phiếu kèm theo”.
Phần thứ ba – Kết luận Hội nghị
Trong phần kết luận, nêu rõ ý kiến kết luận của người chủ trì Hội nghị:
Kết luận vấn đề: Ghi lại các kết luận của Hội nghị theo từng vấn đề. Nếu Hội nghị bàn và kết luận từng vấn đề một cách riêng biệt, cần ghi đúng theo diễn biến mà không tách các kết luận.
Phần kết thúc Hội nghị
Cuối cùng, ghi rõ thông tin về việc bế mạc Hội nghị:
Ngày và giờ bế mạc: Nêu rõ thời gian bế mạc Hội nghị.
Các thủ tục khác: Nếu có các thủ tục khác liên quan đến việc kết thúc Hội nghị, hãy ghi chú lại để hoàn thiện biên bản.
Việc tuân thủ hướng dẫn này sẽ giúp bạn lập biên bản Hội nghị một cách rõ ràng, chính xác và đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và thực hiện các quyết định đã được đưa ra.
4. Các yêu cầu đối với biên bản Hội nghị cấp uỷ chi bộ
Khi lập biên bản cho các Hội nghị cấp ủy hoặc tổ chức đảng, việc đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin là rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp ghi nhận chính xác các diễn biến và quyết định của Hội nghị mà còn hỗ trợ trong việc quản lý và tra cứu sau này. Để biên bản Hội nghị đạt yêu cầu và có giá trị pháp lý, cần lưu ý các điểm sau đây:
Yêu cầu về nội dung biên bản
Biên bản Hội nghị phải phản ánh chính xác và đầy đủ các thông tin diễn ra trong cuộc họp. Cụ thể:
Ghi chính xác và rõ ràng: Mỗi chi tiết trong biên bản cần phải được ghi lại một cách chính xác và rõ ràng. Điều này bao gồm việc mô tả chi tiết các hoạt động, diễn biến của Hội nghị, cũng như nội dung các ý kiến phát biểu và kết luận. Biên bản cần phải phản ánh đúng trình tự các sự kiện đã diễn ra, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc Hội nghị. Các ý kiến phát biểu của các đại biểu cần được ghi lại một cách đầy đủ, không bỏ sót bất kỳ quan điểm nào, và các kết luận cuối cùng của Hội nghị phải được nêu rõ ràng.
Đầy đủ nội dung: Ngoài việc ghi chép các ý kiến phát biểu, biên bản cũng phải bao gồm các quyết định, chủ trương, và kế hoạch hành động đã được thống nhất trong Hội nghị. Đây là phần quan trọng để đảm bảo rằng các quyết định của Hội nghị được lưu giữ và thực hiện đúng như kế hoạch đã đề ra. Việc ghi nhận đầy đủ các vấn đề thảo luận và kết luận giúp đảm bảo rằng không có thông tin quan trọng nào bị bỏ sót và tất cả các thành viên đều có thể tham khảo biên bản sau này.
Yêu cầu về hình thức biên bản
Biên bản không chỉ cần đầy đủ về nội dung mà còn phải tuân thủ đúng thể thức văn bản theo quy định của Đảng. Điều này bao gồm:
Trình bày đúng thể thức: Biên bản cần được trình bày theo đúng thể thức văn bản của Đảng, bao gồm các phần như tiêu đề, phần mở đầu, nội dung chính, kết luận, và kết thúc. Việc tuân thủ định dạng và cấu trúc quy định giúp biên bản có sự nhất quán và dễ dàng cho việc theo dõi.
Chữ Ký và đóng dấu: Biên bản cần được ký bởi người chủ trì Hội nghị và người ghi biên bản. Ngoài ra, nếu tổ chức yêu cầu, biên bản cần được đóng dấu của tổ chức hoặc đơn vị để xác nhận tính hợp pháp và chính thức của tài liệu. Việc có chữ ký và dấu là một phần quan trọng để đảm bảo rằng biên bản có giá trị pháp lý và được công nhận bởi tất cả các bên liên quan.
Quản lý và phục vụ khai thác: Sau khi hoàn thành, biên bản cần được quản lý và lưu trữ theo quy định. Điều này bao gồm việc tổ chức lưu trữ tài liệu một cách có hệ thống, bảo đảm dễ dàng truy cập và tra cứu khi cần thiết. Việc quản lý biên bản đúng cách không chỉ giúp trong việc theo dõi các quyết định và kế hoạch mà còn hỗ trợ trong việc thực hiện các yêu cầu kiểm tra và thanh tra sau này.
Áp dụng theo hướng dẫn
Các yêu cầu trên được quy định rõ ràng trong Hướng dẫn 16-HD/VPTW, có hiệu lực kể từ ngày ký. Đây là cơ sở để các biên bản Hội nghị cấp ủy và tổ chức đảng được lập và quản lý theo quy định, nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong công tác ghi chép và quản lý các hoạt động của tổ chức đảng.
Việc tuân thủ các yêu cầu này không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của biên bản Hội nghị mà còn hỗ trợ trong việc quản lý và thực hiện các quyết định của Hội nghị một cách hiệu quả.
Các yêu cầu đối với biên bản Hội nghị cấp uỷ chi bộ
Cụ thể, quy trình nộp và lưu trữ mẫu biên bản họp cấp ủy được thực hiện như sau:
Cơ quan chủ trì cuộc họp: Cơ quan chủ trì cuộc họp, là tổ chức có thẩm quyền quyết định việc tổ chức và tổ chức cuộc họp, sẽ lập và lưu trữ một bản biên bản họp cấp ủy tại cơ quan của mình. Bản biên bản này được lưu trữ để phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sau này.
Các cơ quan, đơn vị tham dự họp: Mỗi cơ quan và đơn vị tham dự cuộc họp có trách nhiệm nhận và lưu trữ một bản biên bản họp cấp ủy tại cơ quan hoặc đơn vị của mình. Việc lưu trữ này giúp các cơ quan, đơn vị có thể tham khảo và sử dụng biên bản khi cần thiết, đảm bảo sự đồng bộ và thông suốt trong việc thực hiện các quyết định và kế hoạch đã được thông qua trong cuộc họp.
6. Quy trình nộp biên bản cấp ủy chi bộ
Quy trình nộp biên bản họp cấp ủy được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Soạn Thảo Biên Bản
Biên bản họp cấp ủy được soạn thảo bởi thư ký cuộc họp, người có trách nhiệm ghi chép đầy đủ và chính xác tất cả các nội dung diễn ra trong cuộc họp. Biên bản phải phản ánh trung thực và khách quan các ý kiến, quyết định, và diễn biến của hội nghị, đồng thời tuân thủ đúng các quy định của tổ chức.
Bước 2: Trình Chủ Trì Cuộc Họp
Sau khi hoàn tất việc soạn thảo, biên bản phải được trình cho người chủ trì cuộc họp để xem xét và duyệt. Chủ trì có quyền yêu cầu chỉnh sửa biên bản nếu thấy cần thiết để đảm bảo mọi thông tin được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
Bước 3: Lấy Chữ Ký
Sau khi biên bản được duyệt, cần thu thập chữ ký của người chủ trì và thư ký cuộc họp. Chữ ký của họ là sự xác nhận rằng biên bản đã được kiểm tra và đồng ý, đồng thời khẳng định tính chính xác và trung thực của nội dung ghi chép.
Bước 4: Nộp Biên Bản
Biên bản sau khi được ký cần được nộp cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định. Cơ quan này sẽ lưu trữ và quản lý biên bản để phục vụ cho việc tra cứu và theo dõi sau này. Việc nộp phải được thực hiện đúng hạn và đảm bảo tính hợp pháp của tài liệu.
5. Câu hỏi thường gặp
Dưới đây là ba câu hỏi thường gặp liên quan đến biên bản họp cấp ủy chi bộ và câu trả lời chi tiết cho từng câu hỏi:
Biên bản họp cấp ủy có thể được chỉnh sửa sau khi đã được ký không?
Biên bản họp cấp ủy, sau khi đã được ký bởi chủ trì và thư ký, không nên bị chỉnh sửa. Mọi thay đổi hoặc bổ sung cần phải được thực hiện trước khi biên bản được ký và duyệt. Nếu cần điều chỉnh thông tin quan trọng hoặc bổ sung nội dung, phải lập một biên bản sửa đổi và bổ sung, đồng thời đảm bảo sự đồng ý của các bên liên quan.
Có cần phải tổ chức họp chi bộ định kỳ không, và biên bản của những cuộc họp này cần được lưu trữ bao lâu?
Họp chi bộ thường được tổ chức định kỳ theo quy định của tổ chức Đảng, nhằm đảm bảo việc thực hiện các nhiệm vụ và quyết định được theo dõi và đánh giá kịp thời. Biên bản của các cuộc họp chi bộ cần được lưu trữ ít nhất trong một khoảng thời gian theo quy định của tổ chức hoặc pháp luật liên quan, thường là từ 5 đến 10 năm. Việc lưu trữ này giúp đảm bảo sự minh bạch và có thể phục vụ cho việc tra cứu và kiểm tra khi cần thiết.
Nếu biên bản họp cấp ủy được gửi đi muộn, có ảnh hưởng gì đến các quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp không?
Việc gửi biên bản họp cấp ủy muộn không làm thay đổi nội dung hay tính hợp pháp của các quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp. Tuy nhiên, sự chậm trễ trong việc nộp biên bản có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện và giám sát các quyết định đó. Để đảm bảo hiệu quả công việc và theo dõi chính xác, biên bản nên được hoàn thiện và gửi đi đúng hạn.
Việc sử dụng mẫu biên bản họp cấp ủy chi bộ chuẩn xác là cần thiết để ghi chép và quản lý các quyết định của cuộc họp hiệu quả. Đảm bảo biên bản được soạn thảo đầy đủ và chính xác giúp duy trì tính minh bạch và hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ. Nếu bạn cần thêm tư vấn về các vấn đề pháp lý hoặc hỗ trợ liên quan, hãy liên hệ với ACC HCM để nhận sự giúp đỡ chuyên nghiệp và kịp thời. Chúng tôi sẵn sàng cung cấp giải pháp tối ưu cho nhu cầu của bạn.
