Thương thảo hợp đồng chỉ định thầu là một bước quan trọng trong quy trình thực hiện hợp đồng chỉ định thầu, góp phần đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan. Qua quá trình thương thảo, hai bên sẽ thống nhất các điều khoản hợp đồng chi tiết, cụ thể, phù hợp với nhu cầu và khả năng thực hiện của mỗi bên. Bài viết sau của ACC sẽ cung cấp Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng chỉ định thầu và các thông tin liên quan.
1. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng chỉ định thầu là gì?
Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng chỉ định thầu là văn bản ghi chép nội dung thảo luận, thống nhất giữa bên mời thầu và nhà thầu về các điều khoản hợp đồng chỉ định thầu sau khi bên mời thầu đã đánh giá hồ sơ đề xuất và lựa chọn nhà thầu. Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng chỉ định thầu có thể được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu và mục đích cụ thể của từng gói thầu.
2. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng chỉ định thầu
Căn cứ Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT về lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu quy định như sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
____, ngày___ tháng___năm____
BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG
(đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn)
Gói thầu: ____[ghi tên gói thầu])
Số: ________/__________
Căn cứ pháp lý: [nêu các căn cứ pháp lý liên quan đến gói thầu như: Luật đấu thầu số 43/2013/QH13, Nghị định số 63/2014/NĐ-CP, Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức; văn bản phê duyệt dự án, KHLCNT; các văn bản liên quan đến gói thầu….]
Hôm nay, ngày ___/___/___ tại địa chỉ: _________, chúng tôi, đại diện cho các bên thương thảo hợp đồng, gồm có:
Bên mời thầu: _________ [ghi tên Bên mời thầu]
Đại diện: _________
Chức vụ: _________
Địa chỉ: _________
Điện thoại: _________ Fax: _________
Nhà thầu: _________[ghi tên nhà thầu]
Đại diện: _________
Chức vụ: _________
Địa chỉ: _________
Điện thoại: _________ Fax: _________
Hai bên đã thương thảo(1) và thống nhất những nội dung trong hợp đồng như sau:
– Nhiệm vụ và phạm vi công việc chi tiết của nhà thầu cần thực hiện;
– Chuyển giao công nghệ và đào tạo (nếu có);
– Kế hoạch công tác và bố trí nhân sự;
– Tiến độ;
– Giải quyết thay đổi nhân sự (nếu có);
– Bố trí điều kiện làm việc;
– Thương thảo về chi phí DVTV trên cơ sở phù hợp với yêu cầu của gói thầu và điều kiện thực tế, bao gồm việc xác định rõ các khoản thuế nhà thầu phải nộp theo quy định của pháp luật về thuế của Việt Nam (nếu có), phương thức nộp thuế (nhà thầu trực tiếp nộp thuế hoặc Chủ đầu tư giữ lại một khoản tiền tương đương với giá trị thuế để nộp thay cho nhà thầu theo quy định của pháp luật hiện hành), giá trị nộp thuế và các vấn đề liên quan khác đến nghĩa vụ nộp thuế phải được nêu cụ thể trong hợp đồng;
– Trường hợp đấu thầu quốc tế, phải nêu rõ thuế nhà thầu nước ngoài và thuế VAT phải nộp, phương thức nộp thuế…
– Thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa HSMT và HSDT, giữa các nội dung khác nhau trong HSDT với nhau dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;
– Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;
–Thương thảo về các nội dung cần thiết khác.
Việc thương thảo hợp đồng kết thúc vào ______ngày ___/___/___. Biên bản thương thảo hợp đồng được lập thành ______bản, bên A giữ ______bản, bên B giữ ___bản, các biên bản có giá trị pháp lý như nhau./.
(1) Nguyên tắc thương thảo hợp đồng phải tuân thủ theo quy định trong HSMT, Nghị định 63/CP, Luật đấu thầu.
3. Quy trình nộp mẫu biên bản thương thảo hợp đồng chỉ định thầu
Quy trình nộp Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng chỉ định thầu có thể thay đổi tùy theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại địa phương nơi bạn thực hiện thủ tục. Do đó, bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan đó để được hướng dẫn cụ thể và chính xác nhất.
Tuy nhiên, nhìn chung, quy trình nộp Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng chỉ định thầu thường bao gồm các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ:
Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng chỉ định thầu:
Biên bản cần được lập thành 2 bản gốc có chữ ký, đóng dấu của hai bên.
Nội dung biên bản cần đầy đủ, chính xác, tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Hợp đồng chỉ định thầu:
Hợp đồng cần được lập thành 2 bản gốc có chữ ký, đóng dấu của hai bên.
Nội dung hợp đồng cần đầy đủ, chính xác, tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Giấy tờ chứng minh pháp lý của hai bên:
Giấy đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp).
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (đối với cá nhân).
Các giấy tờ khác:
Giấy ủy quyền (nếu có).
Các giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Bước 2. Nộp hồ sơ:
Bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc qua bưu điện.
Khi nộp hồ sơ, bạn cần trình bày đầy đủ các giấy tờ theo quy định.
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và hướng dẫn bạn các thủ tục tiếp theo.
Bước 3. Nhận kết quả:
Sau khi hoàn tất thủ tục thẩm tra, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ trả lại cho bạn một bản Biên bản thương thảo hợp đồng chỉ định thầu đã được đóng dấu xác nhận.
Bạn có thể nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan hoặc qua bưu điện.
Quy trình nộp Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng chỉ định thầu
4. Những lưu ý khi viết mẫu biên bản thương thảo hợp đồng chỉ định thầu
Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi viết Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng chỉ định thầu:
Nội dung đầy đủ và chính xác:
Biên bản cần ghi chép đầy đủ, chi tiết và chính xác nội dung thảo luận, thống nhất giữa hai bên về các điều khoản hợp đồng.
Cần đảm bảo nội dung biên bản phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định liên quan khác.
Tránh sử dụng những từ ngữ mơ hồ, không rõ ràng có thể dẫn đến hiểu lầm sau này.
Hình thức rõ ràng, mạch lạc:
Biên bản cần được trình bày rõ ràng, khoa học, dễ đọc, dễ hiểu.
Nên sử dụng cỡ chữ phù hợp, in đậm các tiêu đề và in nghiêng các nội dung chú thích.
Sắp xếp bố cục hợp lý, logic để người đọc dễ dàng theo dõi.
Đảm bảo tính pháp lý:
Biên bản cần được lập thành 2 bản gốc có chữ ký, đóng dấu của hai bên.
Cần ghi rõ họ tên, chức vụ của người đại diện hai bên ký tên.
Biên bản có giá trị pháp lý là cơ sở để lập dự thảo hợp đồng chỉ định thầu và ký hợp đồng chính thức.
Lưu ý một số điểm sau:
Nên ghi rõ địa điểm và thời gian thương thảo hợp đồng.
Cần đánh số thứ tự cho từng nội dung thương thảo.
Nếu có bất kỳ nội dung nào trong hợp đồng chỉ định thầu được sửa đổi sau khi thương thảo, cần ghi rõ nội dung sửa đổi và lý do sửa đổi trong biên bản.
Nên lưu trữ biên bản cẩn thận để có thể tra cứu khi cần thiết.
Thương thảo hợp đồng chỉ định thầu là một bước quan trọng trong quy trình chỉ định thầu, góp phần đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan. Việc thực hiện thương thảo hợp đồng một cách hiệu quả sẽ giúp các bên đạt được thỏa thuận thống nhất, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho việc thực hiện hợp đồng và đảm bảo dự án được hoàn thành thành công.
Thương thảo hợp đồng chỉ định thầu là một kỹ năng quan trọng cần thiết cho các doanh nghiệp và tổ chức tham gia vào hoạt động đấu thầu. Việc thực hiện thương thảo hợp đồng một cách hiệu quả sẽ giúp các bên đạt được thỏa thuận thống nhất, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho việc thực hiện hợp đồng và đảm bảo dự án được hoàn thành thành công.
