ACC HỒ CHÍ MINH

Trong các hoạt động thanh tra, kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp dân sự – hành chính, việc bảo đảm tính nguyên vẹn của tang vật, hồ sơ là vô cùng quan trọng. Một sai sót nhỏ trong quá trình thiết lập biểu mẫu có thể làm mất đi tính khách quan và giá trị pháp lý của chứng cứ. Bài viết dưới đây từ ACC HCM sẽ cung cấp cho bạn mẫu biên bản niêm phong chuẩn quy định pháp luật hiện hành, cùng hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện giúp doanh nghiệp và các bên liên quan áp dụng chính xác tuyệt đối.

1. Biên bản niêm phong là gì? Khi nào cần thực hiện niêm phong?

1.1. Khái niệm biên bản niêm phong trong hoạt động pháp lý

Biên bản niêm phong là văn bản pháp lý ghi nhận quá trình niêm phong tài sản, chứng cứ hoặc tài liệu theo quy định pháp luật. Tài liệu này đảm bảo tính minh bạch, tránh thất thoát hoặc thay đổi hiện trạng của đối tượng niêm phong.

Căn cứ Bộ luật Tố tụng Hình sự 2015, Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (sửa đổi, bổ sung 2020) và Nghị định 118/2021/NĐ-CP, biên bản niêm phong được sử dụng trong các trường hợp như niêm phong tang vật vi phạm hành chính, hồ sơ thanh tra hoặc tài sản liên quan đến tố tụng hình sự.

1.2. Các trường hợp bắt buộc phải lập biên bản niêm phong tài sản, tài liệu

Việc lập biên bản niêm phong là bắt buộc khi cơ quan có thẩm quyền tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính hoặc bảo vệ chứng cứ trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

• Tố tụng và hình sự: Cơ quan công an, tòa án thực hiện niêm phong vật chứng, tài liệu, tang vật vụ án để phục vụ điều tra.

• Doanh nghiệp và tài chính: Kiểm kê tài sản cố định cuối năm, bàn giao thiết bị, niêm phong kho hàng khi xảy ra mâu thuẫn giữa các cổ đông hoặc khi công ty thực hiện giải thể, phá sản.

• Ngan hàng và tín dụng: Niêm phong tài sản bảo đảm, bất động sản thế chấp để xử lý nợ xấu.

• Giao dịch dân sự – Thuê nhà/mặt bằng: Niêm phong tài sản hiện có trong nhà cho thuê khi bên thuê chậm thanh toán tiền nhà hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

Theo Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (sửa đổi, bổ sung 2020) và Nghị định 118/2021/NĐ-CP, niêm phong nhằm bảo đảm tính nguyên vẹn của tang vật, hồ sơ tài liệu trước khi có quyết định xử lý tiếp theo.

2. Tải mẫu biên bản niêm phong chi tiết và chuẩn pháp lý

2.1. Mẫu biên bản niêm phong tang vật, phương tiện vi phạm hành chính

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

2.2. Mẫu biên bản niêm phong hồ sơ, tài liệu trong thanh tra, kiểm tra

Mẫu này áp dụng khi niêm phong hồ sơ, tài liệu trong hoạt động thanh tra theo quy định tại Nghị định 118/2021/NĐ-CP.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

2.3. Mẫu biên bản niêm phong tài sản trong thi hành án dân sự

Mẫu biên bản niêm phong tài sản trong thi hành án dân sự tuân thủ các quy định liên quan đến bảo vệ chứng cứ theo Bộ luật Tố tụng Hình sự 2015 khi có yếu tố hình sự.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

3. Nội dung cốt lõi bắt buộc phải có trong biên bản niêm phong

3.1. Thông tin các bên tham gia (Người niêm phong, người chứng kiến, bên vi phạm)

Biên bản phải ghi rõ họ tên, chức vụ của người có thẩm quyền lập biên bản, người bị niêm phong, người bảo quản và tối thiểu một nhân chứng khách quan.

3.2. Mô tả chi tiết tình trạng thực tế của tài sản, hồ sơ trước khi dán niêm phong

Phần này liệt kê cụ thể số lượng, đặc điểm, tình trạng của từng tài sản, tang vật hoặc tài liệu được niêm phong.

• Danh mục đối tượng/tài sản bị niêm phong: Mô tả chi tiết số lượng, chủng loại, tình trạng thực tế, nhãn hiệu, số khung/số máy, vết xước hoặc hư hỏng có sẵn (tránh việc đổ lỗi sau khi mở niêm phong).

• Phương thức niêm phong: Ghi rõ số lượng tem niêm phong, loại băng keo, chữ ký hoặc dấu bản quyền dán đè lên vị trí niêm phong, số hiệu kẹp chì (nếu có).

• Thời hạn và điều kiện mở niêm phong: Quy định rõ ai là người giữ chìa khóa/quyền quản lý và điều kiện để tháo gỡ niêm phong.

• Chữ ký xác nhận: Tất cả các bên tham gia và người chứng kiến phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu là tổ chức, doanh nghiệp).

Xem thêm thông tin: Mẫu phụ lục hợp đồng điều chỉnh giá thuê nhà chuẩn

4. Quy trình 4 bước lập biên bản niêm phong đúng chuẩn pháp luật

Để tránh mẫu biên bản niêm phong bị vô hiệu hoặc phát sinh tranh chấp sau này, người lập biên bản cần tuân thủ đúng quy trình thực tế sau:

• Bước 1: Kiểm tra và chuẩn bị công cụ niêm phong (giấy niêm phong, con dấu) theo yêu cầu tại Nghị định 118/2021/NĐ-CP.
• Bước 2: Tiến hành kiểm đếm, xác định thực trạng tang vật/tài sản trước khi niêm phong.
  • Trước khi dán tem niêm phong, các bên phải trực tiếp kiểm tra tình trạng tài sản. Nếu là máy móc, thiết bị phải ghi rõ có hoạt động bình thường hay hư hỏng; nếu là nhà đất phải chụp ảnh, ghi nhận toàn bộ vật dụng bên trong.
  • Tránh tuyệt đối việc ghi thông tin chung chung như “một số tài sản” hay “hàng hóa trong kho”. Phải liệt kê định lượng: mã hiệu, số lượng, tình trạng cũ/mới, thông số kỹ thuật (nếu có).
• Bước 3: Thực hiện dán niêm phong dưới sự chứng kiến của các bên tham gia.

Dán tem niêm phong, kẹp chì hoặc niêm phong ổ khóa cửa. Các bên tiến hành ký trực tiếp lên mép tem niêm phong sao cho khi bóc tem ra sẽ làm rách tem hoặc làm biến dạng chữ ký/con dấu.

• Bước 4: Lập biên bản, thông qua nội dung và ký xác nhận theo đúng quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (sửa đổi, bổ sung 2020).

Biên bản phải được đọc lại cho tất cả các bên cùng nghe. Mỗi bên giữ ít nhất 01 bản chính để làm căn cứ đối chiếu khi tháo gỡ niêm phong.

Xem thêm: Mẫu công văn đề nghị tăng giá

5. Những lưu ý quan trọng để biên bản niêm phong có giá trị pháp lý

Thực tế xử lý các vụ việc tranh chấp cho thấy, rất nhiều trường hợp tự ý dán niêm phong tài sản nhưng lại vi phạm pháp luật, dẫn đến việc bị kiện ngược về hành vi “Xâm phạm chỗ ở của người khác” hoặc “Hủy hoại/Cố ý làm hư hỏng tài sản”.

• Giấy niêm phong phải có tính bền vững cao, ghi rõ tên cơ quan chủ trì, họ tên, chữ ký của người tổ chức và người tham gia theo tinh thần Nghị định 118/2021/NĐ-CP. Đối với dữ liệu điện tử, cần kết hợp biện pháp mã hóa kỹ thuật số để bảo đảm tính toàn vẹn của chứng cứ số.

• Nếu niêm phong nhà cho thuê hoặc tài sản của bên nợ đang bỏ trốn, bắt buộc phải có sự tham gia chứng kiến của chính quyền địa phương (Công an phường/xã, Đại diện Tổ dân phố/Thôn) để đảm bảo tính khách quan.

• Tem niêm phong phải dùng loại giấy đẻ vỡ (decal vỡ) hoặc tem hologram không thể tái sử dụng để tránh trường hợp bị tháo ra dán lại mà không để lại dấu vết.

6. Bảng so sánh các loại biên bản niêm phong phổ biến

7. Câu hỏi thường gặp

Việc lập biên bản niêm phong có bắt buộc phải có người chứng kiến không?

Có. Để đảm bảo tính khách quan và giá trị pháp lý, quá trình niêm phong phải có sự tham gia chứng kiến của bên có tài sản/tài liệu hoặc người chứng kiến độc lập. Trường hợp họ cố tình vắng mặt, biên bản phải ghi rõ lý do và có chữ ký của người chứng kiến, chính quyền địa phương.

Người có trách nhiệm bảo quản tự ý mở niêm phong thì bị xử lý thế nào?

Hành vi tự ý phá hủy, mở niêm phong tài sản, tang vật đang bị tạm giữ là vi phạm pháp luật. Tùy theo tính chất và mức độ thiệt hại, người thực hiện có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Bộ luật Tố tụng Hình sự 2015.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo hoặc tư vấn mẫu biên bản niêm phong thì liên hệ ở đâu?

Bạn có thể liên hệ trực tiếp với ACC HCM. Đội ngũ chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn và hướng dẫn chi tiết quy trình thiết lập các biểu mẫu chuẩn quy định của pháp luật.

Mẫu biên bản niêm phong là công cụ quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong các hoạt động pháp lý liên quan đến tài sản, chứng cứ. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo hoặc tư vấn về mẫu biên bản niêm phong, hãy liên hệ ACC HCM để được hướng dẫn chi tiết và chuyên nghiệp.