ACC HỒ CHÍ MINH

Thủ tục thay đổi quê quán trong giấy khai sinh là quy trình pháp lý quan trọng giúp cá nhân điều chỉnh thông tin quê quán cho khớp với nguồn gốc thực tế hoặc thay đổi địa giới hành chính. Quê quán trên giấy khai sinh ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều hồ sơ nhân thân về sau, vì vậy việc nắm rõ trình tự, điều kiện và hồ sơ là cần thiết để tránh sai sót, kéo dài thời gian. Hãy cùng ACC HCM tìm hiểu chi tiết.

1. Thủ tục thay đổi quê quán trong giấy khai sinh

Thay đổi quê quán là một trong những nội dung cải chính hộ tịch được quy định tại Điều 26 Luật Hộ tịch 2026 và hướng dẫn bởi Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Thủ tục này được thực hiện khi có căn cứ xác định quê quán ghi trên giấy khai sinh chưa chính xác hoặc cần điều chỉnh do yếu tố khách quan. Dưới đây là quy trình cụ thể.

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Người yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi người yêu cầu cư trú (thường trú hoặc tạm trú). Hồ sơ có thể gửi qua bưu điện nếu không tiện đi lại. Cán bộ tư pháp tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ và viết giấy biên nhận nếu hồ sơ đầy đủ.

Bước 2: Thẩm tra và xác minh thông tin

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, cơ quan đăng ký hộ tịch tiến hành thẩm tra hồ sơ, đối chiếu với các giấy tờ chứng minh. Nếu cần xác minh thêm, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc. Các trường hợp phức tạp liên quan đến nguồn gốc quê quán sẽ được phối hợp xác minh tại nơi phát sinh sự kiện hộ tịch.

Bước 3: Ghi vào sổ hộ tịch và trả kết quả

Khi hồ sơ được chấp nhận, công chức tư pháp ghi nội dung thay đổi vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch và mặt sau bản chính giấy khai sinh. Người yêu cầu nhận lại bản chính giấy khai sinh đã được cập nhật, kèm theo trích lục thay đổi hộ tịch nếu cần. Thời gian trả kết quả thông thường từ 03 – 05 ngày làm việc tùy địa phương.

2. Trường hợp được thực hiện thủ tục thay đổi quê quán trong giấy khai sinh

Không phải mọi yêu cầu thay đổi quê quán đều được chấp thuận. Theo Điều 26 Luật Hộ tịch 2026 và hướng dẫn tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP, chỉ thực hiện thủ tục thay đổi quê quán khi có một trong các căn cứ sau:

• Quê quán trên giấy khai sinh không phù hợp với quê quán thực tế theo nguồn gốc của cha, mẹ tại thời điểm đăng ký khai sinh. Ví dụ, do nhầm lẫn khi ghi quê quán của cha hoặc mẹ dẫn đến sai lệch với sổ hộ khẩu gia đình.
• Có sự thay đổi địa giới hành chính theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khiến tên đơn vị hành chính nơi xác định quê quán bị điều chỉnh. Trường hợp này sẽ tự động cập nhật quê quán mới theo quyết định hành chính.
• Có quyết định của cơ quan có thẩm quyền xác nhận việc xác định lại quê quán do nhầm lẫn trong hồ sơ hộ tịch cũ.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục thay đổi quê quán trong giấy khai sinh

Để đảm bảo giải quyết nhanh chóng, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch (theo mẫu quy định tại Thông tư 04/2020/TT-BTP). Tờ khai phải ghi rõ lý do thay đổi và quê quán đề nghị thay đổi.
• Bản chính giấy khai sinh của người cần thay đổi. Trường hợp bản chính bị mất hoặc hư hỏng, cần xuất trình giấy tờ chứng minh về sự kiện khai sinh (bản sao trích lục khai sinh, sổ hộ tịch lưu trữ).
• Giấy tờ chứng minh quê quán đúng: Sổ hộ khẩu gia đình, chứng minh nhân dân/căn cước công dân của cha, mẹ (nếu quê quán gắn với cha, mẹ); hoặc quyết định thay đổi địa giới hành chính của cơ quan nhà nước (nếu thay đổi do sáp nhập, chia tách đơn vị hành chính); bản sao giấy khai sinh của cha, mẹ nếu cần đối chiếu nguồn gốc.
• Văn bản xác nhận của cơ quan công an về việc thay đổi địa danh hành chính (nếu có ảnh hưởng đến địa giới).
• Đối với người đã thành niên: bản sao chứng minh nhân dân/căn cước công dân và sổ hộ khẩu của bản thân. Nếu là người chưa thành niên, cần có sự đồng ý bằng văn bản của cha, mẹ hoặc người giám hộ, kèm giấy tờ tùy thân của họ.

>> Đọc thêm: Có thể thay đổi thông tin về quê quán trên CCCD được không?

4. Chi phí thực hiện thủ tục thay đổi quê quán trong giấy khai sinh

Mức lệ phí đăng ký thay đổi hộ tịch do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định, vì vậy có sự khác biệt giữa các địa phương. Nhìn chung, mức thu dao động từ 20.000 đồng đến 50.000 đồng cho một lần thay đổi. Một số trường hợp được miễn lệ phí theo quy định: người thuộc hộ nghèo, người dân tộc thiểu số ở vùng khó khăn, người khuyết tật, thân nhân liệt sĩ…

Khi nộp hồ sơ, người yêu cầu nên chuẩn bị thêm một khoản phí nhỏ cho việc sao chụp, công chứng nếu cần phát sinh giấy tờ bổ sung. Dù chi phí không quá lớn, nhưng để tiết kiệm thời gian và tránh đi lại nhiều lần, người dân nên kiểm tra chính xác các giấy tờ trước khi nộp.

5. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục thay đổi quê quán trong giấy khai sinh tại ACC HCM

Dưới đây là những lợi ích khi lựa chọn dịch vụ:

• Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ giúp hạn chế rủi ro sai sót dẫn đến phải nộp lại hồ sơ nhiều lần, từ đó giảm thiểu chi phí đi lại và các khoản phát sinh không đáng có.
• Đội ngũ chuyên gia: Chuyên viên của ACC HCM có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực hộ tịch, cập nhật liên tục các văn bản mới, đảm bảo tư vấn đúng quy định pháp luật hiện hành.
• Tư vấn chuyên sâu: Mỗi trường hợp đều được phân tích kỹ lưỡng, từ căn cứ pháp lý đến cách thức chứng minh, giúp khách hàng hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ khâu soạn thảo tờ khai, photo công chứng, đến đại diện nộp và nhận kết quả (nếu có ủy quyền hợp lệ), giúp khách hàng không phải trực tiếp làm việc với cơ quan nhà nước.

6. Lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi quê quán trong giấy khai sinh

Một số điểm cần ghi nhớ để quá trình thực hiện thuận lợi:

• Quê quán khác với nơi sinh và địa chỉ thường trú. Quê quán được xác định theo quê quán của cha, mẹ tại thời điểm khai sinh, không phụ thuộc vào việc cá nhân hiện sống ở đâu. Vì vậy, chỉ khi có căn cứ rõ ràng mới được điều chỉnh.
• Khi quê quán thay đổi, nhiều giấy tờ liên quan khác (hộ chiếu, chứng minh nhân dân, bằng cấp…) có thể bị ảnh hưởng. Người yêu cầu nên liên hệ các cơ quan liên quan để được hướng dẫn cập nhật đồng bộ, tránh bất tiện về sau.
• Thời hạn giải quyết nêu trên là mức tối đa theo quy định, nhưng thực tế có thể nhanh hơn nếu hồ sơ đơn giản, rõ ràng. Ngược lại, những vụ việc có tranh chấp hoặc cần xác minh từ nhiều nguồn có thể kéo dài hơn 10 ngày.
• Không nên tự ý sửa chữa, tẩy xóa thông tin trên giấy khai sinh; mọi thay đổi đều phải được thực hiện bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền và có dấu xác nhận.

7. Câu hỏi thường gặp

Quê quán trong giấy khai sinh có bắt buộc phải giống quê quán của cha hoặc mẹ không?

Theo nguyên tắc, quê quán của con được xác định theo quê quán của cha hoặc mẹ tại thời điểm đăng ký khai sinh. Nếu có sự khác biệt do nhầm lẫn, người dân hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục thay đổi quê quán để thống nhất.

Có thể tự mình làm thủ tục thay đổi quê quán tại nơi tạm trú được không?

Có. Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú (bao gồm cả nơi tạm trú) có thẩm quyền giải quyết.

Sau khi thay đổi quê quán, có cần làm lại căn cước công dân không?

Căn cước công dân không ghi quê quán (theo mẫu mới) nhưng dữ liệu dân cư lưu trữ vẫn có thông tin này. Khi quê quán thay đổi, cơ quan hộ tịch sẽ cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Thủ tục thay đổi quê quán trong giấy khai sinh đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ và hiểu rõ các căn cứ pháp lý. Để đảm bảo quyền lợi, quý khách hãy liên hệ ACC HCM ngay khi cần tư vấn chuyên sâu hoặc ủy quyền thực hiện trọn gói, giúp tiết kiệm thời gian và tránh những rủi ro pháp lý không mong muốn.