Khi làm thủ tục xin visa du học, xuất khẩu lao động, thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc đăng ký biến động tài sản, bản sao hộ chiếu là một trong những giấy tờ tùy thân bắt buộc phải nộp trong hồ sơ. Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp lúng túng vì không rõ nên sao y những trang nào, công chứng ở cơ quan nào có thẩm quyền, hay bản sao hộ chiếu có thời hạn sử dụng bao lâu. Nhằm giúp bạn chuẩn bị hồ sơ nhanh chóng và tránh bị cơ quan thụ lý từ chối, bài viết dưới đây, ACC HCM sẽ giải đáp toàn bộ quy định và hướng dẫn chi tiết cách làm bản sao hộ chiếu chuẩn xác nhất.
1. Bản sao hộ chiếu là gì và giá trị pháp lý trong giao dịch
1.1. Định nghĩa bản sao chứng thực từ bản chính hộ chiếu
Bản sao hộ chiếu có thể là bản chụp, bản in hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính hộ chiếu. Việc chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 280/2025/NĐ-CP.
1.2. Giá trị pháp lý thay thế bản chính của bản sao hộ chiếu
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Khi thực hiện thủ tục công chứng, bản sao giấy tờ có thể được sử dụng theo quy định của Luật Công chứng 2024; người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu khi pháp luật yêu cầu.
1.3. Bản sao hộ chiếu có giá trị sử dụng trong thời hạn bao lâu?
Pháp luật về chứng thực không quy định một thời hạn chung như 03 tháng hoặc 06 tháng đối với bản sao chứng thực từ bản chính. Giá trị sử dụng của bản sao được xác định theo quy định pháp luật áp dụng và yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ.
Đối với hồ sơ sử dụng hộ chiếu, người nộp hồ sơ cần đồng thời bảo đảm hộ chiếu còn giá trị theo quy định về xuất cảnh, nhập cảnh và đáp ứng yêu cầu riêng của thủ tục.
>>> Đọc thêm: Dịch vụ đăng ký thường trú tại TPHCM
2. Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực bản sao hộ chiếu?
2.1. Ủy ban nhân dân cấp xã/phường/thị trấn
Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận theo quy định về chứng thực hiện hành.
Do đó, người dân có thể thực hiện chứng thực bản sao hộ chiếu tại UBND cấp xã theo thẩm quyền được pháp luật quy định. Việc tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp được thực hiện theo cơ cấu hành chính hiện hành.
2.2. Phòng Tư pháp cấp huyện/quận
Phòng Tư pháp cấp huyện/quận không còn là cơ quan thực hiện chứng thực theo mô hình chính quyền địa phương 02 cấp. Người có nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định hiện hành, trong đó UBND cấp xã là nơi trực tiếp thực hiện nhiều thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.
2.3. Các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng và Văn phòng Công chứng)
Người dân có thể sử dụng bản sao giấy tờ trong hồ sơ công chứng theo quy định của Luật Công chứng 2024. Tuy nhiên, công chứng và chứng thực bản sao từ bản chính là hai thủ tục pháp lý khác nhau.
Trường hợp cần chứng thực bản sao hộ chiếu từ bản chính, người yêu cầu thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Luật Công chứng 2024 quy định về hoạt động công chứng của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
2.4. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính theo thẩm quyền đối với giấy tờ, văn bản thuộc phạm vi được pháp luật quy định, phục vụ nhu cầu của công dân Việt Nam ở nước ngoài.
3. Hướng dẫn quy trình chứng thực bản sao hộ chiếu từng bước
Bước 1: Chuẩn bị hộ chiếu bản chính còn giá trị sử dụng và bản chụp nếu đã chuẩn bị trước.
Bước 2: Nộp bản chính hộ chiếu tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.
Bước 3: Cơ quan tiếp nhận kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao và thực hiện chứng thực theo quy định.
Bước 4: Nộp phí chứng thực theo quy định và nhận bản sao đã chứng thực.
Trường hợp cơ quan tiếp nhận hồ sơ chỉ yêu cầu bản photocopy hộ chiếu để đối chiếu thì thực hiện theo đúng yêu cầu của thủ tục tương ứng.
4. Các trường hợp đặc thù khi làm bản sao hộ chiếu
4.1. Sao y hộ chiếu đối với người nước ngoài tại Việt Nam
Người nước ngoài có thể thực hiện thủ tục chứng thực bản sao hộ chiếu theo quy định về chứng thực đối với giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp. Tùy trường hợp, giấy tờ có thể phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt trước khi sử dụng tại Việt Nam theo quy định pháp luật.
4.2. Chứng thực bản sao điện tử từ sổ gốc và bản chính hộ chiếu trên Cổng Dịch vụ công
Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính được sử dụng trong môi trường điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử và chứng thực. Việc thực hiện trực tuyến phụ thuộc vào loại thủ tục, giấy tờ và hệ thống cung cấp dịch vụ công có hỗ trợ hay không.
4.3. Bản sao hộ chiếu cần dịch thuật công chứng khi làm việc với đối tác quốc tế
Khi hồ sơ hộ chiếu được sử dụng tại nước ngoài hoặc nộp cho cơ quan, tổ chức nước ngoài, có thể phải hỗ trợ dịch thuật công chứng và thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tùy yêu cầu của quốc gia và cơ quan tiếp nhận.
>>> Đọc thêm: Dịch vụ đổi tên giấy khai sinh tại TPHCM nhanh chóng
5. Những lỗi phổ biến khiến bản sao hộ chiếu bị từ chối tiếp nhận
Căn cứ quy định về chứng thực bản sao từ bản chính tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao có thể bị từ chối khi bản chính thuộc trường hợp pháp luật không cho phép dùng làm cơ sở chứng thực.
- Bản chính hộ chiếu bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung: Bản chính có nội dung bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt không hợp lệ hoặc có dấu hiệu không bảo đảm tính xác thực có thể không được sử dụng để chứng thực bản sao.
- Hộ chiếu bị hư hỏng, rách nát, không xác định được nội dung: Trường hợp bản chính bị hư hỏng đến mức không xác định được nội dung hoặc thông tin cần đối chiếu thì không đủ cơ sở để chứng thực bản sao.
- Hộ chiếu hết giá trị sử dụng: Tình trạng pháp lý của hộ chiếu được xem xét theo quy định về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và yêu cầu của thủ tục sử dụng giấy tờ.
- Bản chụp không đầy đủ hoặc không rõ nội dung: Bản sao phải thể hiện đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính trong phạm vi giấy tờ cần chứng thực.
- Bản chính thuộc trường hợp pháp luật không được dùng làm cơ sở chứng thực: Cơ quan thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính và từ chối chứng thực khi thuộc trường hợp quy định tại pháp luật về chứng thực.
6. Dịch vụ công chứng, sao y và dịch thuật hồ sơ pháp lý trọn gói lấy ngay
Nhằm hạn chế tối đa rủi ro hồ sơ bị từ chối do sai sót thủ tục hoặc chậm trễ tiến độ, việc sử dụng dịch vụ sao y và dịch thuật công chứng chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu cho cá nhân và doanh nghiệp. ACC HCM cung cấp dịch vụ công chứng, sao y hộ chiếu và hồ sơ pháp lý lấy ngay với các cam kết vượt trội:
- Tư vấn pháp lý: Kiểm tra loại giấy tờ, tình trạng hộ chiếu và yêu cầu của hồ sơ trước khi thực hiện thủ tục.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ: Hỗ trợ photo, in ấn và chuẩn bị bản sao hộ chiếu theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ.
- Hỗ trợ dịch thuật công chứng: Hỗ trợ dịch thuật hộ chiếu và các tài liệu pháp lý sang tiếng Anh, Trung, Nhật, Hàn, Pháp và các ngôn ngữ khác theo nhu cầu.
- Hỗ trợ thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự: Đại diện theo ủy quyền thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ đủ điều kiện theo quy định.
7. Câu hỏi thường gặp
Bản sao hộ chiếu có công chứng được ở UBND phường/xã không?
Có thể thực hiện chứng thực bản sao hộ chiếu từ bản chính tại UBND cấp xã theo thẩm quyền chứng thực hiện hành. Người yêu cầu cần mang bản chính hộ chiếu để cơ quan có thẩm quyền đối chiếu và thực hiện chứng thực.
Hộ chiếu bị rách mép, mờ ảnh có sao y công chứng được không?
Trường hợp hộ chiếu bị hư hỏng nhưng vẫn xác định rõ nội dung và thông tin cần thiết thì cơ quan chứng thực xem xét theo quy định về chứng thực bản sao từ bản chính. Nếu tình trạng hư hỏng khiến không thể xác định chính xác nội dung bản chính thì không đủ cơ sở để chứng thực bản sao.
Đi công chứng hộ chiếu có cần mang theo Căn cước công dân không?
Khi yêu cầu chứng thực bản sao hộ chiếu từ bản chính, giấy tờ cần thiết để đối chiếu là bản chính hộ chiếu. Việc có phải xuất trình thêm giấy tờ tùy thân khác hay không phụ thuộc vào thủ tục cụ thể và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Bản sao hộ chiếu có giá trị pháp lý hay không phụ thuộc vào việc có được chứng thực đúng quy định hay không. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục liên quan, hãy liên hệ ACC HCM ngay hôm nay để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
Để lại một bình luận