ACC HỒ CHÍ MINH

Gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu là thủ tục pháp lý không thể bỏ qua nếu doanh nghiệp muốn duy trì quyền độc quyền với thương hiệu của mình. Chỉ một chút chậm trễ hay thiếu sót trong hồ sơ cũng có thể khiến nhãn hiệu mất hiệu lực, kéo theo nhiều rủi ro pháp lý và thương mại. Chính vì vậy, nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ là yếu tố then chốt, cùng ACC HCM.

1. Thủ tục gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu chi tiết

Theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi 2025), văn bằng bảo hộ nhãn hiệu có hiệu lực 10 năm kể từ ngày nộp đơn và có thể được gia hạn nhiều lần liên tiếp, mỗi lần 10 năm. Để quá trình gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu diễn ra thuận lợi, chủ sở hữu cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gia hạn

Chủ đơn cần tập hợp đầy đủ các tài liệu theo mẫu quy định tại Nghị định 65/2023/NĐ-CP, bao gồm tờ khai yêu cầu gia hạn, bản gốc Giấy chứng nhận (nếu có), chứng từ nộp lệ phí và giấy ủy quyền nếu nộp thông qua đại diện. Việc kiểm tra kỹ thông tin trên Giấy chứng nhận – như tên chủ sở hữu, danh mục hàng hóa/dịch vụ – là cần thiết vì sai lệch sẽ khiến hồ sơ bị từ chối.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện đến Cục Sở hữu trí tuệ (trụ sở Hà Nội, Văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh hoặc Đà Nẵng). Ngoài ra, người nộp đơn có thể thực hiện nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của Cục Sở hữu trí tuệ. Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp số đơn gia hạn.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ và ra quyết định

Theo Điều 30 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ thẩm định và ra quyết định gia hạn. Trường hợp hồ sơ có thiếu sót, cơ quan sẽ thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung; chủ đơn phải phản hồi trong thời hạn quy định, nếu không hồ sơ bị coi là rút bỏ.

Bước 4: Nhận kết quả gia hạn

Sau khi có quyết định gia hạn, chủ đơn nhận lại Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có ghi nhận thời hạn hiệu lực mới, đồng thời thông tin được đăng tải trên Công báo Sở hữu công nghiệp. Tổng thời gian từ lúc nộp đơn hợp lệ đến khi có kết quả thường không quá 1 tháng trong điều kiện hồ sơ đầy đủ, tuy nhiên thực tế có thể kéo dài hơn nếu cần bổ sung.

2. Điều kiện cần đáp ứng để gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Chủ sở hữu chỉ được gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu khi thỏa mãn các điều kiện sau:

• Giấy chứng nhận vẫn còn trong thời hạn hiệu lực hoặc đang trong thời gian được phép gia hạn muộn. Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi 2025) cho phép nộp đơn gia hạn trong vòng 6 tháng trước ngày hết hạn; nếu đã quá hạn, chủ đơn vẫn có thể nộp trong 6 tháng tiếp theo nhưng phải chịu phí gia hạn muộn.
• Đơn yêu cầu gia hạn phải được nộp bởi chính chủ sở hữu hoặc tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp được ủy quyền hợp pháp.
• Lệ phí gia hạn phải được nộp đầy đủ, đúng hạn theo biểu mức nhà nước quy định.
• Nhãn hiệu không thuộc trường hợp đang bị đình chỉ hoặc chấm dứt hiệu lực theo quy định của pháp luật (ví dụ nhãn hiệu bị hủy bỏ do không sử dụng 5 năm liên tục).

Những điều kiện trên được quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ 2005 và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 65/2023/NĐ-CP. Nếu bất kỳ điều kiện nào không được đáp ứng, yêu cầu gia hạn sẽ bị từ chối.

Xem thêm: Thủ tục xin chứng nhận VietGAP rau

3. Hồ sơ gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Bộ hồ sơ yêu cầu gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu gồm những giấy tờ sau:

• Tờ khai yêu cầu gia hạn (theo mẫu 04-GH/ĐK ban hành kèm Nghị định 65/2023/NĐ-CP), trong đó kê khai đầy đủ thông tin về chủ đơn, số văn bằng cần gia hạn, danh mục hàng hóa/dịch vụ yêu cầu gia hạn.
• Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (nếu còn). Trường hợp đã mất, chủ đơn cần trình bày rõ trong tờ khai và cam kết chịu trách nhiệm.
• Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp).
• Chứng từ nộp phí, lệ phí gia hạn (bản sao ủy nhiệm chi hoặc biên lai nộp tiền mặt).

Lưu ý thực tế: Nên kiểm tra kỹ tính đồng bộ giữa các tài liệu. Nếu tên, địa chỉ chủ sở hữu trên Giấy chứng nhận đã thay đổi so với thực tế, cần thực hiện thủ tục ghi nhận thay đổi trước hoặc đồng thời với yêu cầu gia hạn để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.

Xem thêm: Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận VietGAP thủy sản

4. Chi phí thực hiện gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Khi thực hiện gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu đúng hạn (trong 6 tháng trước khi hết hạn), lệ phí gia hạn áp dụng theo biểu mức là 700.000 đồng/nhóm hàng hóa/dịch vụ.

Trường hợp nộp đơn trong thời gian gia hạn muộn (6 tháng sau khi hết hạn), ngoài lệ phí cơ bản, chủ đơn còn phải nộp thêm phí gia hạn muộn bằng 10% lệ phí gia hạn cho mỗi tháng chậm nộp. Ví dụ, chậm 3 tháng thì tổng phí phải nộp là lệ phí cơ bản nhân với 1,3.

Ngoài lệ phí nhà nước, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí cho dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp nếu thuê ngoài. Tuy nhiên, khoản này giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro sai sót.

5. Dịch vụ hỗ trợ tư vấn gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Lựa chọn dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích thiết thực khi tiến hành gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu tại ACC HCM:

• Tiết kiệm chi phí: Đội ngũ tư vấn giúp rà soát toàn diện hồ sơ, ngăn ngừa các thiếu sót có thể dẫn đến từ chối hoặc phải bổ sung nhiều lần, từ đó tránh các chi phí phát sinh không đáng có do thủ tục hành chính kéo dài.
• Đội ngũ chuyên gia: Với kinh nghiệm sâu rộng trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ, các chuyên viên am hiểu chính xác quy định của Luật Sở hữu trí tuệ và Nghị định 65/2023/NĐ-CP, đảm bảo tư vấn đúng hướng ngay từ đầu.
• Tư vấn chuyên sâu: Không chỉ dừng ở gia hạn, dịch vụ còn phân tích tình trạng pháp lý của nhãn hiệu, cảnh báo các rủi ro về tranh chấp hoặc nguy cơ bị hủy bỏ để chủ sở hữu chủ động xử lý.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ soạn thảo hồ sơ, đại diện nộp đơn, theo dõi tiến độ thẩm định cho đến nhận kết quả và bàn giao tận tay, ACC HCM đồng hành xuyên suốt giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh.

6. Những lưu ý quan trọng khi gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Để việc gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu diễn ra suôn sẻ, chủ sở hữu cần lưu ý:

• Cần theo dõi sát thời hạn hiệu lực: Đánh dấu mốc 6 tháng trước khi hết hạn để có đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ, tránh trường hợp nước đến chân mới nhảy dẫn đến phát sinh phí muộn hoặc mất quyền.
• Gia hạn từng phần: Theo quy định, có thể yêu cầu gia hạn cho toàn bộ hoặc một phần danh mục hàng hóa/dịch vụ, nhưng phải bảo đảm mỗi nhóm được gia hạn đồng bộ toàn bộ sản phẩm/dịch vụ trong nhóm đó. Việc bỏ bớt nhóm không còn sử dụng có thể giúp tiết kiệm lệ phí.
• Xử lý thay đổi liên quan: Nếu trong thời gian giấy chứng nhận còn hiệu lực có sự thay đổi về tên, địa chỉ chủ sở hữu hoặc chuyển nhượng nhãn hiệu, cần hoàn tất thủ tục ghi nhận thay đổi trước hoặc đồng thời với gia hạn để thông tin trên văn bằng mới nhất quán.
• Lựa chọn thời điểm nộp: Nên nộp hồ sơ càng sớm càng tốt trong khoảng thời gian 6 tháng trước hết hạn, tránh sát ngày cuối vì thời gian thẩm định có thể kéo dài hơn dự kiến do khối lượng hồ sơ tại Cục Sở hữu trí tuệ.
• Kiểm tra tình trạng sử dụng nhãn hiệu: Theo Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi 2025), nhãn hiệu không được sử dụng liên tục trong 5 năm có thể bị chấm dứt hiệu lực. Vì vậy, trước khi nộp đơn gia hạn, cần bảo đảm nhãn hiệu đang được sử dụng thực sự để tránh bị bên thứ ba yêu cầu chấm dứt hiệu lực.

7. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu là bao lâu?

Trả lời: Mỗi lần gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có hiệu lực 10 năm tiếp theo, tính từ ngày kết thúc thời hạn của kỳ trước. Chủ sở hữu có thể gia hạn không giới hạn số lần, miễn là nộp đơn yêu cầu đúng hạn và đáp ứng đầy đủ điều kiện.

Có thể gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu sau khi đã hết hạn không?

Trả lời: Có, nhưng chỉ trong vòng 6 tháng kể từ ngày hết hạn theo quy định tại Nghị định 65/2023/NĐ-CP. Trong khoảng thời gian này, chủ sở hữu vẫn được nộp đơn gia hạn nhưng phải đóng thêm phí gia hạn muộn tương ứng với số tháng chậm trễ.

Hồ sơ gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có cần công chứng không?

Trả lời: Theo quy định hiện hành, giấy ủy quyền trong hồ sơ gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu không bắt buộc phải công chứng, chỉ cần có chữ ký và con dấu hợp pháp của bên ủy quyền. Tuy nhiên, một số tài liệu nộp bản sao cần được chứng thực theo yêu cầu cụ thể của Cục Sở hữu trí tuệ để bảo đảm tính xác thực.

Gia hạn giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu thành công là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp bảo vệ vững chắc tài sản thương hiệu trong dài hạn. Đừng để những sai sót nhỏ làm gián đoạn quyền sở hữu trí tuệ quý giá của bạn – hãy liên hệ ACC HCM để được tư vấn và hỗ trợ trọn gói ngay hôm nay.