ACC HỒ CHÍ MINH

Hợp đồng thuê kho bãi đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro về tranh chấp, hỏa hoạn và thủ tục thuế. Dưới đây, các chuyên gia tại ACC HCM xin chia sẻ mẫu hợp đồng thuê kho bãi chuẩn pháp lý kèm các điều khoản quan trọng giúp bảo vệ tối đa quyền lợi cho các bên.

1. Hợp đồng thuê kho bãi là gì và bản chất pháp lý?

1.1. Khái niệm hợp đồng thuê kho bãi theo Bộ luật Dân sự và Luật Thương mại

Hợp đồng thuê kho bãi là thỏa thuận theo đó bên cho thuê giao kho, nhà kho hoặc mặt bằng phù hợp để bên thuê sử dụng trong một thời hạn nhất định và bên thuê có nghĩa vụ thanh toán tiền thuê theo thỏa thuận.

Quan hệ này chủ yếu được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005 và, tùy trường hợp, Luật Kinh doanh bất động sản 2023. Nội dung hợp đồng cần xác định rõ đối tượng thuê, mục đích sử dụng, thời hạn, giá thuê, phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.

1.2. Phân biệt hai hình thức: Thuê trọn gói mặt bằng kho và Thuê dịch vụ lưu giữ hàng hóa

Bảng so sánh hai hình thức hợp đồng cho thấy sự khác biệt rõ rệt về bản chất pháp lý, quyền kiểm soát, trách nhiệm bảo quản, hóa đơn thuế và đối tượng phù hợp.

1.3. Hợp đồng thuê kho bãi có bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực không?

Không phải mọi hợp đồng thuê kho bãi đều bắt buộc công chứng, chứng thực. Theo Điều 44 Luật Kinh doanh bất động sản 2023, hợp đồng kinh doanh bất động sản phải được lập thành văn bản; trường hợp giao dịch mà các bên tham gia là cá nhân đối với nhà ở, công trình xây dựng thuộc phạm vi luật định thì phải công chứng hoặc chứng thực. Đối với các trường hợp khác, công chứng, chứng thực được thực hiện theo quy định và thỏa thuận của các bên. 

Về thời điểm có hiệu lực, hợp đồng kinh doanh bất động sản về nguyên tắc có hiệu lực từ thời điểm bên sau cùng ký hoặc chấp nhận theo hình thức được thể hiện trong hợp đồng, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

2. Tải trọn bộ mẫu hợp đồng thuê kho bãi chuẩn pháp lý (File Word)

2.1. Mẫu hợp đồng thuê mặt bằng nhà kho tự quản lý (Dành cho doanh nghiệp)

Mẫu hợp đồng nên quy định cụ thể diện tích, vị trí, mục đích sử dụng, thời hạn thuê, giá thuê, tiền đặt cọc, chi phí điện nước, sửa chữa, bảo trì, PCCC, bảo hiểm, trách nhiệm đối với hàng hóa và phương thức giải quyết tranh chấp.

Tải file word

2.2. Mẫu hợp đồng dịch vụ gửi giữ, quản lý hàng hóa trong kho bãi logistics

Đối với dịch vụ lưu giữ hàng hóa, hợp đồng cần làm rõ quy trình tiếp nhận, kiểm đếm, xuất nhập kho, điều kiện bảo quản, trách nhiệm khi mất mát hoặc hư hỏng và giới hạn trách nhiệm bồi thường của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Tải file word

3. Điều khoản "sống còn" bắt buộc phải có trong hợp đồng thuê kho bãi

3.1. Điều khoản 1: Mô tả chi tiết hiện trạng kho bãi, diện tích sàn, tải trọng và hạ tầng điện nước

Ghi rõ địa chỉ, diện tích sử dụng, công suất chịu tải của sàn (tấn/m²), chiều cao trần và hiện trạng hệ thống điện, nước, thông gió, cửa kho, hệ thống thoát nước tại thời điểm bàn giao. Nên lập biên bản bàn giao kèm hình ảnh hiện trạng để làm căn cứ xử lý khi hợp đồng chấm dứt.

3.2. Điều khoản 2: Quy chuẩn an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC) và giấy phép công trình

Hợp đồng cần xác định rõ trách nhiệm của bên cho thuê và bên thuê đối với điều kiện PCCC, hồ sơ quản lý PCCC, hệ thống báo cháy, chữa cháy và việc duy trì điều kiện an toàn trong quá trình sử dụng.

3.3. Điều khoản 3: Giá thuê, tiền cọc, phương thức thanh toán và chu kỳ điều chỉnh giá

Xác định rõ đơn giá thuê, số tiền đặt cọc, thời hạn và hình thức thanh toán, thời điểm xuất hóa đơn, các khoản chi phí phát sinh cùng tỷ lệ và chu kỳ điều chỉnh giá thuê (nếu có).

Đối với hợp đồng dài hạn, nên quy định cụ thể cơ chế điều chỉnh giá để hạn chế tranh chấp khi thị trường hoặc chi phí vận hành thay đổi.

3.4. Điều khoản 4: Trách nhiệm mua bảo hiểm kho bãi và bảo hiểm rủi ro hàng hóa

Hợp đồng cần phân định rõ trách nhiệm mua bảo hiểm đối với công trình, tài sản và hàng hóa. Trường hợp pháp luật yêu cầu bảo hiểm bắt buộc đối với cơ sở, tài sản hoặc hoạt động cụ thể thì các bên phải xác định rõ chủ thể có trách nhiệm thực hiện và duy trì bảo hiểm.

Đối với hàng hóa, bên thuê nên chủ động xác định phạm vi bảo hiểm, giá trị bảo hiểm và trường hợp được bồi thường để tránh khoảng trống trách nhiệm khi xảy ra sự cố.

3.5. Điều khoản 5: Cơ chế phân định trách nhiệm bồi thường khi mất mát, hư hỏng, ẩm ướt

Quy định chi tiết mức bồi thường, căn cứ xác định thiệt hại và quy trình xử lý khi phát sinh mất mát, hư hỏng, ngập nước, ẩm mốc, côn trùng hoặc các sự cố khác.

Các bên nên thỏa thuận rõ trường hợp thiệt hại do lỗi của bên cho thuê, bên thuê, bên thứ ba, sự kiện bất khả kháng hoặc do đặc tính tự nhiên của hàng hóa.

3.6. Điều khoản 6: Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng và hoàn trả hiện trạng kho

Nêu rõ các trường hợp được quyền chấm dứt hợp đồng trước hạn, thời hạn thông báo trước, xử lý tiền đặt cọc, nghĩa vụ thanh toán còn tồn đọng và trách nhiệm khôi phục hiện trạng kho.

Hợp đồng cũng nên quy định phương thức xử lý hàng hóa còn lưu tại kho khi hợp đồng chấm dứt để tránh phát sinh tranh chấp.

>>> Đọc thêm: Mẫu văn bản thỏa thuận cử người đại diện thừa kế

4. Các bước tiến hành ký kết hợp đồng thuê kho bãi

Bước 1: Soạn thảo và đàm phán hợp đồng

Các bên khảo sát thực tế kho, kiểm tra hồ sơ pháp lý và thống nhất các nội dung về giá thuê, diện tích, thời hạn, mục đích sử dụng, PCCC, hàng hóa, sửa chữa và trách nhiệm bồi thường. Đối với hợp đồng có giá trị lớn hoặc nhiều điều khoản đặc thù, doanh nghiệp nên rà soát pháp lý trước khi ký.

Bước 2: Ký kết hợp đồng và công chứng, chứng thực nếu thuộc trường hợp phải thực hiện hoặc các bên có nhu cầu

Sau khi thống nhất, các bên ký hợp đồng và lập biên bản bàn giao theo thỏa thuận. Trường hợp hợp đồng thuộc diện phải công chứng, chứng thực hoặc các bên lựa chọn công chứng, chứng thực thì chuẩn bị giấy tờ theo yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Không nên ấn định cứng thời gian và mức phí công chứng cho mọi hợp đồng vì chi phí, hồ sơ và thời gian xử lý phụ thuộc vào loại giao dịch, giá trị hợp đồng và quy định áp dụng.

Bước 3: Thực hiện các thủ tục liên quan nếu có

Việc thuê kho bãi không mặc nhiên phải đăng ký tại Văn phòng đăng ký đất đai chỉ vì kho có giá trị lớn hoặc liên quan đến bất động sản. Trường hợp giao dịch phát sinh thủ tục đăng ký theo quy định pháp luật chuyên ngành thì các bên thực hiện theo đúng hồ sơ và cơ quan có thẩm quyền tương ứng.

Bước 4: Bàn giao và thực hiện hợp đồng

Bên cho thuê bàn giao kho theo đúng thời hạn, hiện trạng và điều kiện đã cam kết. Các bên nên lập biên bản bàn giao, lưu giữ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ thanh toán và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các nghĩa vụ về tiền thuê, bảo trì, PCCC, bảo hiểm và hàng hóa.

Nếu phát sinh tranh chấp, các bên ưu tiên thương lượng theo hợp đồng; trường hợp không giải quyết được có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

5. Quy định về PCCC và điều kiện đưa kho bãi vào vận hành hợp pháp

5.1. Trách nhiệm nghiệm thu hệ thống PCCC thuộc về bên cho thuê hay bên thuê?

Trách nhiệm PCCC không mặc nhiên thuộc hoàn toàn về một bên mà được xác định theo tính chất công trình, hoạt động thực tế, hồ sơ pháp lý và thỏa thuận trong hợp đồng. Bên cho thuê cần bảo đảm tình trạng pháp lý và điều kiện của công trình thuộc trách nhiệm của mình; bên thuê phải sử dụng kho đúng công năng, duy trì các điều kiện an toàn và thực hiện trách nhiệm PCCC trong phạm vi hoạt động của mình.

5.2. Hậu quả pháp lý khi kho bãi bị đình chỉ hoạt động do vi phạm an toàn cháy nổ

Nếu kho không bảo đảm điều kiện PCCC dẫn đến việc không thể tiếp tục sử dụng hoặc bị cơ quan có thẩm quyền áp dụng biện pháp xử lý, các bên cần căn cứ hợp đồng để xác định quyền chấm dứt, tạm ngừng thực hiện và trách nhiệm bồi thường.

Trường hợp vi phạm xuất phát từ lỗi hoặc nghĩa vụ thuộc về bên cho thuê, bên thuê có thể yêu cầu thực hiện đúng hợp đồng, khắc phục vi phạm, chấm dứt hợp đồng và yêu cầu bồi thường nếu có căn cứ pháp lý về thiệt hại.

>>> Đọc thêm: Tại sao lại mất nhà vì ký công chứng trước khi nhận đủ tiền?

6. Điều kiện để chi phí thuê kho bãi được tính là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN

6.1. Bộ hồ sơ chứng từ hợp lệ: Hợp đồng, hóa đơn GTGT điện tử, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng các điều kiện về tính thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.

Đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. Quy định này được áp dụng từ ngày 15/12/2025. 

Do đó, doanh nghiệp thuê kho cần lưu giữ hợp đồng, phụ lục và biên bản bàn giao, hóa đơn hoặc chứng từ hợp pháp theo từng trường hợp, cùng chứng từ thanh toán phù hợp để chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

6.2. Hướng dẫn trường hợp thuê kho bãi của cá nhân không kinh doanh

Khi thuê kho của cá nhân, doanh nghiệp cần xác định doanh thu cho thuê tài sản của cá nhân và trách nhiệm thuế theo quy định hiện hành. Từ năm 2026, chính sách thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được điều chỉnh bởi Nghị định 68/2026/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan.

Đối với hoạt động cho thuê tài sản, trường hợp doanh thu thuộc ngưỡng chịu thuế theo quy định thì cá nhân có nghĩa vụ thuế tương ứng; các bên có thể thỏa thuận về việc doanh nghiệp khai, nộp thuế thay nếu pháp luật cho phép. Hồ sơ kế toán cần lưu giữ hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và chứng từ liên quan đến việc khai, nộp thuế để làm căn cứ hạch toán chi phí.

7. Rủi ro kinh điển khiến doanh nghiệp chịu thiệt hại nặng khi thuê kho

Dưới đây là các rủi ro thường gặp khi thuê kho bãi mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Kho bãi không đáp ứng điều kiện PCCC hoặc hồ sơ pháp lý chưa đầy đủ, ảnh hưởng đến khả năng đưa kho vào sử dụng.
• Không quy định rõ trách nhiệm bồi thường khi xảy ra ngập úng, hỏa hoạn, ẩm mốc hoặc mất mát hàng hóa.
• Thiếu hóa đơn, chứng từ hoặc chứng từ thanh toán không đáp ứng điều kiện khiến khoản thuê có nguy cơ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Mô tả hiện trạng mặt bằng, tải trọng sàn, hệ thống điện nước không rõ ràng, dẫn đến tranh chấp khi bàn giao hoặc hoàn trả kho.
• Không thỏa thuận rõ về tiền đặt cọc, điều chỉnh giá thuê, thời hạn thông báo chấm dứt và xử lý hàng hóa khi hợp đồng kết thúc.

8. Dịch vụ luật sư rà soát hợp đồng thuê kho bãi, tư vấn thuế và giải quyết tranh chấp trọn gói

ACC HCM cung cấp giải pháp pháp lý toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí và phòng ngừa rủi ro khi thuê kho bãi:

• Rà soát và soạn thảo hợp đồng thuê kho bãi chuẩn pháp lý, bảo vệ tối đa quyền lợi khách hàng.
• Tư vấn quy định PCCC, kiểm tra tính pháp lý của hạ tầng kho bãi trước khi ký kết.
• Hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ chứng từ thuế, tối ưu chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Đại diện đàm phán, thương lượng và giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp

Hàng hóa để trong kho bị ngập úng hoặc hỏa hoạn thì bên nào phải chịu trách nhiệm bồi thường?

Trách nhiệm bồi thường được xác định dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng, nguyên nhân gây thiệt hại và lỗi của các bên. Nếu thiệt hại phát sinh do lỗi của bên nào thì bên đó có thể phải chịu trách nhiệm; trường hợp bất khả kháng hoặc có bảo hiểm thì việc xử lý được thực hiện theo hợp đồng và quy định pháp luật có liên quan.

Doanh nghiệp thuê kho bãi của cá nhân không có hóa đơn GTGT thì hạch toán chi phí thế nào?

Không phải mọi trường hợp thuê kho của cá nhân đều có hóa đơn GTGT như giao dịch với doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần lưu giữ hợp đồng, chứng từ thanh toán và hồ sơ khai, nộp thuế của cá nhân hoặc chứng từ nộp thuế thay theo trường hợp cụ thể để chứng minh khoản chi và đáp ứng điều kiện tính vào chi phí được trừ.

Bên cho thuê kho có được tự ý niêm phong, giữ hàng hóa của bên thuê khi bị chậm nộp tiền thuê không?

Bên cho thuê không nên tự ý niêm phong hoặc giữ hàng hóa nếu không có căn cứ pháp luật hoặc thỏa thuận hợp lệ trong hợp đồng. Khi xảy ra chậm thanh toán, các bên cần thực hiện quyền và biện pháp xử lý đã thỏa thuận, đồng thời tuân thủ quy định về tài sản và nghĩa vụ của các bên.

Hợp đồng thuê kho bãi là yếu tố then chốt để doanh nghiệp vận hành mượt mà, tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Với mẫu cập nhật mới và hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể tự tin thực hiện giao dịch. Để được hỗ trợ soạn thảo hoặc tư vấn chuyên sâu, hãy liên hệ ACC HCM ngay hôm nay nhằm đảm bảo quyền lợi tối ưu.