ACC HỒ CHÍ MINH

Bạn đang cần tìm mẫu giấy đi đường chuẩn để làm thủ tục công tác hoặc quyết toán chi phí cho doanh nghiệp? Việc sai sót trong biểu mẫu không chỉ gây khó khăn khi lưu thông mà còn khiến bộ phận kế toán từ chối thanh toán công tác phí. Bài viết dưới đây của ACC HCM sẽ cung cấp các mẫu giấy đi đường mới nhất theo Thông tư 200 và 133, kèm hướng dẫn chi tiết từ chuyên gia pháp lý giúp bạn hoàn thiện hồ sơ chỉ trong 2 phút.

1. Giấy đi đường là gì?

Mẫu giấy đi đường (thường ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính) là chứng từ kế toán dùng để làm căn cứ cho người đi công tác làm thủ tục thanh toán tiền xe, tiền ăn, tiền ở và các chi phí phát sinh khác trong thời gian thực hiện nhiệm vụ được giao.

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC về mẫu chứng từ kế toán và Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, giấy đi đường đóng vai trò then chốt trong việc chứng minh chi phí công tác hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đối với nhân viên, mẫu giấy đi đường là tấm “vé thông hành” chứng minh chuyến đi công tác là theo sự phân công của cấp trên, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động trong trường hợp có rủi ro hoặc tai nạn lao động xảy ra trên đường đi.

Đối với doanh nghiệp và bộ phận kế toán, mẫu giấy đi đường giữ vai trò vô cùng then chốt:

• Hợp lệ hóa chi phí: Là căn cứ pháp lý để đưa các khoản chi phí công tác phí (tiền di chuyển, tiền lưu trú, phụ cấp) vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN.

• Theo dõi và quản lý nhân sự: Giúp ban lãnh đạo quản lý tiến độ công việc, lịch trình di chuyển và thời gian làm việc thực tế của nhân viên ngoài trụ sở công ty.

• Minh bạch tài chính: Tránh tình trạng gian lận hoặc kê khai khống các khoản chi phí phát sinh trong quá trình di chuyển.

2. Tổng hợp các mẫu giấy đi đường mới nhất

Hiện nay, các mẫu giấy đi đường được áp dụng chủ yếu dựa trên quy định kế toán, với các phiên bản phù hợp cho doanh nghiệp mọi quy mô. Dưới đây là tổng hợp các mẫu phổ biến, kèm liên kết tải miễn phí file Word/Excel để bạn dễ dàng sử dụng.

2.1. Mẫu giấy đi đường theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Mẫu số 04-LĐTL theo Thông tư 200/2014/TT-BTC là biểu mẫu chuẩn cho chứng từ kế toán, áp dụng cho doanh nghiệp mọi quy mô. Mẫu này bao gồm thông tin chi tiết về người đi công tác, địa điểm, thời gian, phương tiện di chuyển, chi phí ứng trước (lương và công tác phí), bảng kê chi tiết vé, phụ cấp đi đường và lưu trú, cùng phần xác nhận của cơ quan nơi đến.

Tải mẫu giấy đi đường mới nhất

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

2.2. Mẫu giấy đi đường theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Mẫu số 04-LĐTL theo Thông tư 133/2016/TT-BTC dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, với nội dung tương tự Thông tư 200 nhưng được tối giản hóa để phù hợp với quy mô nhỏ, tập trung vào chứng minh chi phí công tác và thanh toán phí theo chế độ kế toán đơn giản.

Tải mẫu giấy đi đường mới nhất

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

2.3. Phân biệt 2 mẫu giấy đi đường Mẫu giấy đi đường theo Thông tư 133 và Thông tư 200

Xem thêm: Mẫu quyết định thưởng lương tháng 13

3. Hướng dẫn chi tiết cách viết giấy đi đường không bị bắt lỗi

Việc ghi mẫu giấy đi đường tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không chú ý sẽ rất dễ dẫn đến sai sót, khiến bộ phận kế toán từ chối thanh toán hoặc bị cơ quan thuế loại chi phí.

Bước 1: Khai báo thông tin trước khi đi công tác

Trước khi khởi hành, người đi công tác hoặc thư ký phòng ban phải điền đầy đủ các thông tin hành chính bao gồm: Tên đơn vị, ngày tháng năm lập giấy, họ tên, chức vụ, nơi đến công tác và mục đích chuyến đi. Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt và đóng dấu.

Bước 2: Xin xác nhận tại nơi đến công tác

Khi cập bến hoặc làm việc tại đơn vị/đối tác đến, người đi công tác phải xuất trình mẫu giấy đi đường để đại diện đơn vị đó ký tên và đóng dấu xác nhận ngày đến và ngày đi thực tế.

• Lưu ý: Nếu đi công tác nhiều địa điểm, cần xin xác nhận đầy đủ tại từng điểm đến theo đúng thứ tự lịch trình.

Bước 3: Hoàn thiện thủ tục quyết toán sau chuyến đi

Sau khi kết thúc chuyến công tác trở về, người đi công tác nộp lại mẫu giấy đi đường kèm theo các chứng từ gốc liên quan (vé máy bay, hóa đơn tiền phòng, hóa đơn taxi, hóa đơn ăn uống…) cho bộ phận kế toán.

Kế toán viên sẽ tính toán các khoản chi phí thực tế, đối chiếu với quy chế tài chính của công ty, trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt để thực hiện hoàn ứng hoặc chi bổ sung.

>>> Xem thêm: Mẫu đăng ký nghỉ phép năm mới nhất

4. Quy định về giấy đi đường

Việc sử dụng và lưu trữ giấy đi đường phải tuân thủ các quy định pháp lý cao nhất hiện hành. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về mẫu chứng từ kế toán và Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, giấy đi đường là chứng từ bắt buộc để ghi nhận chi phí công tác, áp dụng cho mọi doanh nghiệp.

Đồng thời, Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ quyền lợi thanh toán công tác phí cho người lao động, trong khi Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (sửa đổi) yêu cầu chứng từ này để khấu trừ chi phí hợp lý.

Doanh nghiệp phải lưu trữ giấy đi đường ít nhất 10 năm để phục vụ thanh tra thuế, đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro pháp lý.

Căn cứ pháp lý: Áp dụng theo các văn bản hợp nhất mới nhất về kế toán doanh nghiệp. Lưu ý 2026: Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng Giấy đi đường điện tử có mã QR để tích hợp vào hệ thống ERP. Tuy nhiên, về mặt chứng từ thuế, bản giấy có xác nhận trực tiếp của đơn vị đến công tác vẫn là bằng chứng thép để giải trình chi phí hợp lý khi thanh tra thuế.

>>>> Xem thêm tại đây: Mẫu bản tự kiểm điểm đảng viên mới nhất

5. Những lưu ý quan trọng để mẫu giấy đi đường được thanh toán hợp lệ

Nhiều doanh nghiệp dù có mẫu giấy đi đường nhưng vẫn bị cơ quan thuế gạch bỏ chi phí công tác phí khi thanh tra, kiểm tra. Dưới đây là những lưu ý đắt giá từ chuyên gia của ACC HCM:

• Tính thống nhất của thời gian: Ngày đi, ngày đến trên mẫu giấy đi đường phải khớp đúng với thời gian thể hiện trên vé xe/máy bay, hóa đơn khách sạn và lịch trình công tác.

• Đầy đủ hóa đơn, chứng từ kèm theo: Giấy đi đường chỉ là chứng từ thủ tục. Để được tính là chi phí hợp lý, bắt buộc phải có hóa đơn GTGT (đối với chi phí lưu trú, di chuyển có hóa đơn) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu hóa đơn trên 20 triệu đồng.

• Quy chế tài chính nội bộ rõ ràng: Doanh nghiệp phải có Quy chế tài chính hoặc Quyết định cử đi công tác nêu rõ định mức phụ cấp đi lại, ăn ở. Nếu mức chi vượt quá quy chế mà không có lý do chính đáng, phần vượt sẽ bị loại.

• Xác nhận của bên thứ ba: Trong trường hợp đi công tác ở vùng sâu vùng xa hoặc làm việc với cá nhân không có con dấu, cần xin chữ ký xác nhận của chính quyền địa phương (UBND xã/phường) nơi đến.

Xem thêm: Mẫu công văn đề nghị tăng giá

6. Câu hỏi thường gặp

Giấy đi đường có bắt buộc phải đóng dấu nơi đến không?

Có. Để được coi là chứng từ hợp lệ để quyết toán thuế, giấy đi đường cần có xác nhận (ký tên, đóng dấu) của cơ quan/tổ chức nơi nhân viên đến công tác.

Mất giấy đi đường có được thanh toán công tác phí không?

Tùy vào quy chế tài chính của công ty, tuy nhiên về mặt thuế, nếu thiếu giấy đi đường bạn sẽ khó giải trình chi phí đi lại. Bạn nên xin cấp lại hoặc sử dụng các hóa đơn, vé tàu xe kèm giải trình cụ thể.

Có được dùng mẫu giấy đi đường tự thiết kế không?

Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản theo quy định của Bộ Tài chính (nơi đi, nơi đến, thời gian, phương tiện, xác nhận của các bên).

Mẫu giấy đi đường mới nhất là một công cụ quan trọng giúp cá nhân và doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam hiện hành trong việc quản lý chi phí công tác và đảm bảo tính minh bạch trong kế toán. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về cách lập giấy đi đường hoặc các vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ ACC HCM để được tư vấn chi tiết và chuyên nghiệp.