ACC HỒ CHÍ MINH

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc Kế toán trưởng vắng mặt do đi công tác, nghỉ phép hay thai sản là điều không thể tránh khỏi. Để bộ máy tài chính không bị ngưng trệ và các chứng từ, hóa đơn, tờ khai thuế vẫn được ký duyệt hợp pháp, Giấy ủy quyền kế toán trưởng là văn bản pháp lý bắt buộc phải có. Tuy nhiên, ủy quyền thế nào để đúng Luật Kế toán và tránh bị cơ quan Thuế xuất toán, phạt hành chính? Bài viết này ACC HCM sẽ cung cấp cho bạn mẫu giấy ủy quyền mới nhất và hướng dẫn cách lập chi tiết.

1. Giấy ủy quyền kế toán trưởng là gì? Khi nào cần lập?

Giấy ủy quyền kế toán trưởng là văn bản do Người đại diện theo pháp luật hoặc Kế toán trưởng lập để giao quyền ký kết chứng từ, sổ sách, hóa đơn cho một nhân sự kế toán khác đủ năng lực khi vắng mặt.

Các trường hợp cần lập:

• Kế toán trưởng đi công tác nước ngoài hoặc nghỉ phép dài ngày.
• Kế toán trưởng nghỉ thai sản (trường hợp chưa bổ nhiệm người mới).
• Phân công công việc, giao quyền ký một số loại chứng từ nội bộ cụ thể để giảm tải áp lực cho Kế toán trưởng.

2. Mẫu giấy ủy quyền kế toán trưởng chuẩn pháp lý

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

3. Hướng dẫn cách viết giấy ủy quyền kế toán trưởng không lo bị bắt bẻ

Bước 1: Điền thông tin bên ủy quyền (Bên A)

Trước tiên, bạn cần ghi đầy đủ thông tin của bên ủy quyền. Trong phần này, ghi rõ tên của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, chức danh của họ (chẳng hạn như Giám đốc hoặc Chủ tịch), tên doanh nghiệp mà họ đại diện, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, và số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cùng ngày cấp do Phòng Đăng ký kinh doanh cấp.

Bước 2: Điền thông tin bên nhận ủy quyền (Bên B)

Tiếp theo, bạn cần điền thông tin của bên nhận ủy quyền. Điều này bao gồm tên đầy đủ của người nhận ủy quyền, ngày sinh, số và ngày cấp của chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, và địa chỉ cư trú hiện tại.

Bước 3: Xác định nội dung và phạm vi ủy quyền (Điều 1)

Sau khi điền thông tin, ghi rõ các công việc cụ thể mà bên nhận ủy quyền sẽ thực hiện. Phạm vi ủy quyền cần ghi cực kỳ chi tiết. Ví dụ: “Được ký các chứng từ thu, chi dưới 50 triệu đồng” hoặc “Được ký hóa đơn điện tử đầu ra”. Tránh ghi chung chung là “Ủy quyền toàn bộ công việc”.

Bước 4: Xác định thời hạn ủy quyền (Điều 2)

Xác định thời gian ủy quyền trong giấy. Bạn cần ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc của thời hạn ủy quyền. Nếu không ghi, thời hạn sẽ mặc định là 01 năm theo quy định của Bộ luật Dân sự.

Bước 5: Quy định nghĩa vụ của các bên (Điều 3)

Phần này ghi rõ trách nhiệm của cả bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền. Bên ủy quyền phải đảm bảo rằng bên nhận ủy quyền thực hiện các công việc trong phạm vi ủy quyền, và bên nhận ủy quyền phải báo cáo tiến độ công việc cho bên ủy quyền. Cả hai bên cần xác nhận rằng việc ký kết giấy ủy quyền là hoàn toàn tự nguyện và không bị lừa dối hoặc ép buộc, và cam kết thực hiện đúng các thỏa thuận đã ghi.

Bước 6: Điều khoản cuối cùng (Điều 4)

Trong điều khoản cuối cùng, hai bên cần xác nhận đã hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình cũng như hậu quả pháp lý của việc ký kết giấy ủy quyền. Đồng thời, giấy ủy quyền có hiệu lực từ ngày ký và cần được đọc kỹ, đồng ý với tất cả các điều khoản ghi trong giấy.

>>> Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp tại TPHCM

4. Bảng so sánh: Ủy quyền của Kế toán trưởng với Bổ nhiệm Người phụ trách kế toán

5. Quy định pháp lý và Rủi ro cần lưu ý

Căn cứ pháp lý: Chiểu theo Luật Kế toán 2015, Bộ luật Dân sự 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, người được ủy quyền ký chứng từ kế toán phải là người có hiểu biết chuyên môn về kế toán và chịu trách nhiệm trước pháp luật về chữ ký của mình.

Lưu ý quan trọng khi ủy quyền ký hóa đơn, chứng từ:

• Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người thứ ba trừ khi có sự đồng ý bằng văn bản của Người đại diện pháp luật.
• Chữ ký trên chứng từ của người được ủy quyền phải trùng khớp với chữ ký mẫu đã đăng ký tại ngân hàng hoặc cơ quan quản lý (nếu có).
• Rủi ro xử phạt: Việc ký chứng từ kế toán khi không có thẩm quyền hoặc không được ủy quyền hợp pháp có thể bị phạt tiền từ 5.000.000đ đến 10.000.000đ đối với cá nhân (X2 đối với tổ chức).

6. Quy trình nộp giấy ủy quyền kế toán trưởng

• Để nộp giấy ủy quyền kế toán trưởng, trước tiên doanh nghiệp cần lập văn bản theo mẫu quy định, đảm bảo đầy đủ các nội dung cần thiết.
• Sau khi soạn thảo, giấy ủy quyền phải được đánh dấu giáp lai giữa các trang để đảm bảo tính nguyên vẹn.
• Tiếp theo, giấy cần được ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Cuối cùng, giấy ủy quyền có thể được nộp cho kế toán trưởng trong trường hợp vắng mặt, ốm đau… hoặc cho các tổ chức, cá nhân liên quan khi thực hiện các giao dịch với bên thứ ba.

>>> Xem thêm: Dịch vụ quyết toán thuế TNDN tại TPHCM

7. Nộp giấy ủy quyền kế toán trưởng ở đâu?

Giấy ủy quyền kế toán trưởng là một văn bản pháp lý quan trọng và cần được nộp tại nơi có thẩm quyền phù hợp tùy thuộc vào nội dung ủy quyền.

• Đối với công việc nội bộ doanh nghiệp: Nếu giấy ủy quyền liên quan đến các công việc tài chính và kế toán trong doanh nghiệp, nó cần được nộp cho Ban giám đốc doanh nghiệp. Ban giám đốc có trách nhiệm xem xét, phê duyệt và chỉ đạo thực hiện các công việc được ủy quyền.
• Đối với cơ quan nhà nước: Nếu giấy ủy quyền liên quan đến việc thực hiện công việc với cơ quan nhà nước, chẳng hạn như nộp hồ sơ thuế, thì cần nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền như Cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Đối với bên thứ ba: Nếu nội dung ủy quyền liên quan đến việc ký kết hợp đồng hoặc thực hiện công việc với bên thứ ba, giấy ủy quyền cần được nộp cho bên thứ ba đó, ví dụ như nhà cung cấp hoặc đối tác hợp tác.

Việc nộp giấy ủy quyền đúng nơi và đúng đối tượng giúp đảm bảo rằng các công việc được thực hiện đúng quy định và hiệu quả.

8. Đối tượng nào được phép ủy quyền?

Theo quy định pháp luật Việt Nam, những đối tượng sau đây có quyền thực hiện việc ủy quyền:

• Cá nhân đủ 18 tuổi: Người trưởng thành, không bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự, có quyền chỉ định người khác thay mặt mình thực hiện các hành vi pháp lý.
• Tổ chức pháp nhân: Các tổ chức đã được công nhận và cấp phép hoạt động bởi cơ quan nhà nước có quyền ủy quyền cho người khác thực hiện các hành vi pháp lý theo quy định và Điều lệ của tổ chức.
• Người được giao quyền đại diện: Những cá nhân hoặc tổ chức được pháp luật hoặc cơ quan nhà nước giao quyền đại diện có thể ủy quyền cho người khác thực hiện các hành vi pháp lý trong phạm vi quyền đại diện đó.
•  Người nhận ủy quyền: Những người được ủy quyền cần có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và điều kiện để thực hiện các hành vi pháp lý theo yêu cầu của việc ủy quyền.

>>> Xem thêm: Dịch vụ làm báo cáo tài chính tại TPHCM

9. Câu hỏi thường gặp

Kế toán trưởng có được ủy quyền cho người không thuộc phòng kế toán không?

Về nguyên tắc pháp lý, việc ủy quyền dựa trên sự tin tưởng và năng lực. Tuy nhiên, đối với các chứng từ kế toán chuyên sâu, người được ủy quyền nên là người có chuyên môn kế toán (Phó phòng kế toán, Kế toán tổng hợp) để đảm bảo tính chính xác và đúng quy định của Luật Kế toán.

Giấy ủy quyền kế toán trưởng có cần công chứng không?

Pháp luật hiện hành không bắt buộc giấy ủy quyền nội bộ doanh nghiệp phải công chứng. Chỉ cần có đầy đủ chữ ký của Bên ủy quyền, Bên được ủy quyền và đóng dấu xác nhận của Công ty là đã có giá trị pháp lý.

Người được ủy quyền ký thay kế toán trưởng thì ký như thế nào trên chứng từ?

Người được ủy quyền sẽ ký tại chức danh “Kế toán trưởng” nhưng phải ghi rõ chữ viết tắt “TUQ. KẾ TOÁN TRƯỞNG” (Thừa ủy quyền Kế toán trưởng), sau đó ký tên, ghi rõ họ tên của mình.

Thời hạn ủy quyền có thể là bao lâu?

Thời hạn ủy quyền có thể được xác định theo nhu cầu của doanh nghiệp, có thể là một ngày, một tháng, một năm hoặc không xác định thời hạn.

Ai có quyền ký giấy ủy quyền kế toán trưởng?

Người có quyền ký giấy ủy quyền kế toán trưởng là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Chúng tôi mong rằng bài viết này đã giúp quý khách hiểu rõ hơn về mẫu giấy ủy quyền kế toán trưởng. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin và hỗ trợ, xin vui lòng liên hệ với ACC HCM. Chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc của quý khách.