ACC HỒ CHÍ MINH

Thẩm quyền ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đóng vai trò then chốt trong việc xác lập quyền lợi hợp pháp cho cá nhân và tổ chức sử dụng đất, giúp bảo vệ tài sản và thúc đẩy giao dịch bất động sản an toàn. Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, quy định này không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn ngăn ngừa tranh chấp phát sinh từ sai sót hành chính. Cùng ACC HCM khám phá sâu hơn về vấn đề này.

1. Thẩm quyền ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Thẩm quyền ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được quy định rõ ràng nhằm phân cấp quản lý nhà nước về đất đai một cách hiệu quả, tránh tình trạng chồng chéo hoặc chậm trễ trong xử lý hồ sơ.

Căn cứ theo Điều 136 Luật Đất đai 2024 thì thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đối với các trường hợp đăng ký lần đầu được quy định như sau:

(1) Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đối với:

• Tổ chức trong nước gồm:

• Cơ quan nhà nước, cơ quan Đảng Cộng sản Việt Nam, đơn vị vũ trang nhân dân, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức khác theo quy định của pháp luật;
• Tổ chức kinh tế theo quy định của Luật Đầu tư 2020, trừ Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.

• Tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc.
• Tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao gồm cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện khác của nước ngoài có chức năng ngoại giao được Chính phủ Việt Nam thừa nhận; cơ quan đại diện của tổ chức thuộc Liên hợp quốc, cơ quan hoặc tổ chức liên chính phủ, cơ quan đại diện của tổ chức liên chính phủ.
• Người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài.
• Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.

(2) Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất:

• Cá nhân trong nước, người Việt Nam định cư ở nước ngoài là công dân Việt Nam (sau đây gọi là cá nhân);
• Cộng đồng dân cư.

Tuy nhiên, sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp hiện nay, thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đã có một số thay đổi sau đây:

Căn cứ theo khoản 1 Điều 5 Nghị định 151/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) quy định về thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện thì thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của Luật Đất đai 2024 chuyển giao cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện. Do đó, trong các trường hợp sau thì thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với các trường hợp đăng ký lần đầu do UBND cấp xã thực hiện:

• Cá nhân trong nước, người Việt Nam định cư ở nước ngoài là công dân Việt Nam (sau đây gọi là cá nhân).
• Cộng đồng dân cư.

Như vậy, theo quy định trên thì thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với các trường hợp đăng ký lần đầu nêu trên sẽ do UBND cấp xã thực hiện.

2. Các đối tượng có thẩm quyền cụ thể theo quy định pháp luật

Các đối tượng có thẩm quyền ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được xác định dựa trên cấp hành chính và loại hình đất đai, nhằm đảm bảo tính chuyên môn và trách nhiệm cao.

Tại cấp xã/phường, Chủ tịch UBND cấp xã/phường là người trực tiếp ký đối với hầu hết các trường hợp cấp mới hoặc cấp đổi giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất ổn định lâu dài. Điều này giúp xử lý kịp thời các hồ sơ địa phương, đặc biệt ở khu vực nông thôn nơi đất đai chủ yếu phục vụ sản xuất.

Ở cấp tỉnh, thẩm quyền thuộc về Chủ tịch UBND tỉnh đối với đất đai thuộc dự án lớn, đất công ích hoặc các trường hợp liên huyện, nơi cần sự phối hợp giữa nhiều địa phương. Ví dụ, khi cấp giấy chứng nhận cho doanh nghiệp đầu tư vào khu công nghiệp, người ký phải đảm bảo hồ sơ tuân thủ các quy định về quy hoạch sử dụng đất, tránh ảnh hưởng đến lợi ích cộng đồng.

Ngoài ra, trong một số trường hợp khẩn cấp hoặc ủy quyền, Phó Chủ tịch UBND có thể thay thế, nhưng phải có văn bản ủy quyền rõ ràng để tránh tranh cãi pháp lý sau này. Thẩm quyền ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũng áp dụng cho các trường hợp đặc thù như đất tôn giáo, tín ngưỡng hoặc đất quốc phòng, nơi cơ quan trung ương có thể can thiệp nếu cần thiết.

Việc xác định đối tượng ký không chỉ dừng ở chức vụ mà còn yêu cầu người đó có kiến thức chuyên sâu về đất đai, đảm bảo tính chính xác trong nội dung giấy chứng nhận như thông tin thửa đất, quyền sử dụng và các hạn chế pháp lý.

Hơn nữa, các tổ chức hỗ trợ như Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai có vai trò kiểm tra sơ bộ, nhưng không được ký thay, giữ nguyên nguyên tắc tập trung quyền lực vào lãnh đạo cấp có thẩm quyền. Sự phân định này giúp hệ thống quản lý đất đai hoạt động mượt mà, giảm tải cho cấp cao hơn và tăng tốc độ cấp giấy tờ cho người dân.

>> Đọc thêm: Mẫu đơn đề nghị tính lại tiền sử dụng đất

3. Trách nhiệm và điều kiện thực hiện thẩm quyền ký

Trách nhiệm của người có thẩm quyền ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được nhấn mạnh để đảm bảo tính liêm chính và hiệu quả trong quản lý nhà nước.

Người ký phải chịu trách nhiệm toàn diện về nội dung giấy chứng nhận, bao gồm tính chính xác của thông tin địa chính, nguồn gốc sử dụng đất và các quyền lợi liên quan, tránh tình trạng cấp sai dẫn đến khiếu nại hoặc hủy bỏ sau này. Điều kiện thực hiện thẩm quyền bao gồm việc hồ sơ phải được thẩm định đầy đủ bởi các bộ phận chuyên môn, như kiểm tra bản đồ địa chính và xác minh không có tranh chấp. Nếu phát hiện sai sót, người ký có quyền từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, thể hiện sự cẩn trọng trong quy trình.

Hơn nữa, trách nhiệm còn mở rộng đến việc lưu trữ và công bố thông tin giấy chứng nhận, giúp người dân dễ dàng tra cứu và bảo vệ quyền lợi. Trong bối cảnh số hóa hồ sơ đất đai ngày càng phổ biến, người có thẩm quyền phải đảm bảo tính bảo mật dữ liệu, tránh rò rỉ thông tin cá nhân.

Thẩm quyền ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũng yêu cầu người ký tuân thủ thời hạn xử lý hồ sơ theo quy định, thường không quá 30 ngày đối với cấp huyện, nhằm nâng cao sự hài lòng của người dân.

Nếu vi phạm, như ký khống hoặc thiên vị, cá nhân đó có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, nhấn mạnh tính nghiêm minh của pháp luật. Tổng thể, các điều kiện này không chỉ bảo vệ lợi ích công cộng mà còn khuyến khích sự chuyên nghiệp trong cơ quan hành chính, góp phần xây dựng niềm tin vào hệ thống quản lý đất đai.

Xem thêm: Đồng sở hữu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo quy định

4. Ý nghĩa của việc tuân thủ thẩm quyền và các lưu ý thực tiễn

Việc tuân thủ thẩm quyền ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mang ý nghĩa quan trọng trong việc duy trì trật tự pháp lý và thúc đẩy phát triển kinh tế. Khi thẩm quyền được thực hiện đúng, giấy chứng nhận sẽ có giá trị pháp lý đầy đủ, cho phép người sử dụng đất dễ dàng thế chấp, chuyển nhượng hoặc đầu tư, từ đó kích thích thị trường bất động sản lành mạnh.

Ý nghĩa này đặc biệt rõ nét ở các khu vực đô thị hóa nhanh, nơi thủ tục đất đai ảnh hưởng trực tiếp đến dự án hạ tầng. Tuy nhiên, người dân cần lưu ý kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp, đảm bảo đầy đủ giấy tờ như đơn xin cấp, bản đồ thửa đất và chứng minh sử dụng ổn định, để tránh bị trả lại gây chậm trễ.

Một lưu ý quan trọng là theo dõi tiến độ xử lý qua cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, giúp phát hiện sớm nếu có sai sót về thẩm quyền. Trong trường hợp đất đai có yếu tố nước ngoài hoặc liên quan đến di sản, cần tham khảo ý kiến chuyên gia để đảm bảo tuân thủ đúng đối tượng ký.

Thẩm quyền ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất còn nhấn mạnh vai trò của sự phối hợp giữa các cấp, tránh tình trạng "đùn đẩy" trách nhiệm. Người dân nên chuẩn bị tâm lý cho các bước kiểm tra thực địa nếu cần, giúp quá trình ký diễn ra suôn sẻ.

Cuối cùng, việc cập nhật thường xuyên các thay đổi pháp luật sẽ giúp tránh rủi ro, đảm bảo quyền lợi lâu dài trong sử dụng đất.

5. Câu hỏi thường gặp

Ai có thẩm quyền ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho đất nông nghiệp ở xã?

Đối với đất nông nghiệp ở địa bàn xã, thẩm quyền ký thuộc về Chủ tịch UBND cấp xã/phường, theo quy định tại Nghị định 151/2025/NĐ-CP. Người này sẽ ký sau khi hồ sơ được Văn phòng đăng ký đất đai thẩm định, đảm bảo đất không tranh chấp và phù hợp quy hoạch. Quy trình này giúp bảo vệ quyền lợi nông dân, với thời hạn xử lý thường trong 30 ngày. Nếu ủy quyền, phải có văn bản rõ ràng để tránh vô hiệu hóa giấy chứng nhận sau này.

Thẩm quyền ký có thay đổi nếu đất thuộc dự án đầu tư không?

Có, nếu đất thuộc dự án đầu tư lớn, thẩm quyền ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chuyển lên Chủ tịch UBND cấp tỉnh. Điều này áp dụng cho các trường hợp liên quan đến khu công nghiệp hoặc dự án hạ tầng, yêu cầu kiểm tra kỹ lưỡng hơn về nguồn gốc và quy hoạch. Người ký phải đảm bảo tính minh bạch, tránh ảnh hưởng đến lợi ích cộng đồng. Trong thực tế, điều này giúp đẩy nhanh tiến độ dự án nhưng đòi hỏi hồ sơ đầy đủ từ nhà đầu tư.

Làm gì nếu người ký sai thẩm quyền?

Nếu phát hiện người ký không đúng thẩm quyền, giấy chứng nhận có thể bị hủy hoặc khiếu nại theo quy định tại Nghị định số 102/2024NĐ-CP. Người dân nên nộp đơn khiếu nại lên cấp trên hoặc tòa án để yêu cầu cấp lại đúng quy trình. Trách nhiệm thuộc về cơ quan hành chính, có thể dẫn đến xử lý kỷ luật. Để tránh, hãy kiểm tra thông tin cơ quan ký trước khi nhận giấy tờ, đảm bảo tính pháp lý lâu dài.

Thẩm quyền ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là yếu tố cốt lõi quyết định hiệu lực của giấy tờ đất đai, giúp người dân yên tâm trong mọi giao dịch. Việc nắm vững quy định không chỉ tránh rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa thời gian xử lý hồ sơ. Để được hỗ trợ chuyên sâu và tư vấn miễn phí, hãy liên hệ ACC HCM ngay hôm nay, nơi đội ngũ chuyên gia sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi thủ tục đất đai.