Trong quá trình đàm phán hợp đồng mua sắm, việc ghi chép và lưu trữ các thỏa thuận giữa các bên là rất quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và chính xác. Để hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân trong việc này, chúng tôi xin giới thiệu bài viết về mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm. Hãy cùng ACC HCM khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây để nắm bắt các bước cần thiết cho một quy trình thương thảo hợp đồng hiệu quả.
Biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm là tài liệu ghi lại các cuộc thảo luận, thống nhất và điều chỉnh giữa các bên liên quan trong quá trình đàm phán hợp đồng mua sắm. Đây là một phần quan trọng của quy trình thương thảo nhằm đảm bảo rằng các điều khoản và điều kiện của hợp đồng được xác định rõ ràng và đồng thuận trước khi ký kết hợp đồng chính thức.
2. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————————
_____, ngày ___ tháng___năm ___
BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG
(đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp, phi tư vấn áp dụng thương thảo hợp đồng theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 43 của Luật Đấu thầu)
Gói thầu: ____[ghi tên gói thầu]
Số: ________/__________
Căn cứ pháp lý: [nêu các căn cứ pháp lý liên quan đến gói thầu như: Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức; văn bản phê duyệt dự án, KHLCNT; các văn bản liên quan đến gói thầu…].
Hôm nay, ngày ___/___/___ tại địa chỉ: _________, chúng tôi, đại diện cho các bên thương thảo hợp đồng, gồm có:
Bên mời thầu: _________ [ghi tên Bên mời thầu]
Đại diện: _________
Chức vụ: _________
Địa chỉ: _________
Điện thoại: _________ Fax: _________
Nhà thầu: _________[ghi tên nhà thầu]
Đại diện: _________
Chức vụ: _________
Địa chỉ: _________
Điện thoại: _________ Fax: _________
Hai bên đã thương thảo (1) và thống nhất những nội dung trong hợp đồng như sau:
1. Thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa E-HSMT và E-HSDT, giữa các nội dung khác nhau trong E-HSDT có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng
2. Thương thảo về các đề xuất thay đổi hoặc phương án kỹ thuật thay thế của nhà thầu nếu trong E-HSMT có quy định cho phép nhà thầu chào phương án kỹ thuật thay thế tại Mục 12.1 E-BDL;
3. Thương thảo về nhân sự:
4. Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;
5. Thương thảo về các sai sót không nghiêm trọng quy định;
6. Thương thảo về các nội dung cần thiết khác.
Việc thương thảo hợp đồng kết thúc vào ______ ngày ___/___/___. Biên bản thương thảo hợp đồng được lập thành ______ bản, bên A giữ ______ bản, bên B giữ ___ bản, các biên bản có giá trị pháp lý như nhau.
3. Đối tượng áp dụng mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm
Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng áp dụng cho các tổ chức và cá nhân trong việc lựa chọn nhà thầu theo quy định tại Điều 1 của Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT.
Tổ chức, cá nhân theo Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT: Đối tượng này phải tuân thủ các quy trình thương thảo và ký kết hợp đồng như quy định trong thông tư.
Tổ chức, cá nhân không thuộc phạm vi nhưng chọn áp dụng: Những đối tượng này có thể tự nguyện áp dụng quy định của thông tư và thực hiện theo hướng dẫn trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
Việc hiểu rõ đối tượng áp dụng giúp đảm bảo quy trình thương thảo hợp đồng được thực hiện chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Đối tượng áp dụng mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm
4. Lưu ý khi thực hiện thương thảo hợp đồng mua sắm
Khi thực hiện thương thảo hợp đồng mua sắm, việc tuân thủ quy định pháp luật không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là những lưu ý quan trọng để thực hiện thương thảo hợp đồng đúng và chính xác:
Tuân thủ quy định pháp luật:
Nắm rõ các quy định: Đảm bảo bạn hiểu và áp dụng đúng các quy định pháp luật liên quan, như Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT, để tránh vi phạm và đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng.
Cập nhật thông tin mới: Luôn cập nhật các thay đổi trong quy định pháp luật và các hướng dẫn mới từ cơ quan chức năng để không bị lạc hậu.
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ:
Tài liệu cần thiết: Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết cho quá trình thương thảo, bao gồm hồ sơ dự thầu, hợp đồng mẫu, và các chứng từ liên quan.
Ghi chép chi tiết: Ghi chép chính xác các điểm đã thương thảo và các điều chỉnh trong biên bản thương thảo để làm cơ sở cho hợp đồng chính thức.
Đảm bảo minh bạch và công bằng:
Công khai thông tin: Đảm bảo tất cả các điều khoản và điều kiện của hợp đồng được công khai rõ ràng với tất cả các bên liên quan.
Giải quyết tranh chấp: Có kế hoạch rõ ràng để giải quyết tranh chấp và khiếu nại, nếu có, nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên đều được bảo vệ.
Xác nhận và ký kết:
Xác nhận các thỏa thuận: Trước khi ký kết hợp đồng chính thức, xác nhận lại tất cả các thỏa thuận và điều chỉnh đã được ghi trong biên bản thương thảo.
Ký kết hợp đồng: Đảm bảo hợp đồng được ký bởi các đại diện có thẩm quyền của các bên, và lưu trữ bản sao hợp đồng ký kết để sử dụng khi cần.
Việc chú trọng các lưu ý này giúp đảm bảo quá trình thương thảo hợp đồng mua sắm diễn ra hiệu quả, đúng quy định pháp luật, và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho các bên liên quan.
Lưu ý khi thực hiện thương thảo hợp đồng mua sắm
5. Câu hỏi thường gặp
Biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm có cần thiết không?
Có, biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm là tài liệu quan trọng giúp ghi lại tất cả các thỏa thuận và điều chỉnh giữa các bên trong quá trình đàm phán hợp đồng. Nó đảm bảo rằng tất cả các điều khoản và điều kiện đã được thống nhất trước khi ký kết hợp đồng chính thức, đồng thời là cơ sở để giải quyết tranh chấp nếu có phát sinh sau này.
Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm có thể áp dụng cho những loại hợp đồng nào?
Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm có thể áp dụng cho các gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp, phi tư vấn theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 43 của Luật Đấu thầu và các văn bản pháp luật liên quan. Mẫu này giúp chuẩn hóa quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng trong các lĩnh vực này.
Ai là đối tượng phải tuân thủ quy trình thương thảo theo Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT?
Các tổ chức và cá nhân liên quan đến việc lựa chọn nhà thầu theo quy định tại Điều 1 của Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT phải tuân thủ quy trình thương thảo hợp đồng. Đối tượng này cần thực hiện theo hướng dẫn của thông tư để đảm bảo quy trình thương thảo và ký kết hợp đồng đúng quy định pháp luật. Những tổ chức, cá nhân không thuộc phạm vi nhưng chọn áp dụng cũng phải thực hiện theo hướng dẫn của thông tư.
Việc sử dụng mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm là rất quan trọng không chỉ giúp ghi lại các thỏa thuận mà còn là cơ sở vững chắc để soạn thảo hợp đồng chính thức, đồng thời xử lý các vấn đề phát sinh sau này. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ về việc áp dụng mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm, ACC HCM sẵn sàng cung cấp tư vấn chi tiết và giải đáp mọi thắc mắc của bạn.
