ACC HỒ CHÍ MINH

Trong bối cảnh thị trường kinh tế không ngừng biến động, mẫu công văn đề nghị tăng giá đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp điều chỉnh giá cả sản phẩm, dịch vụ một cách minh bạch và hợp pháp. Văn bản này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam hiện hành, tránh rủi ro tranh chấp. Để nắm rõ cách soạn thảo và áp dụng hiệu quả, cùng ACC HCM tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Tầm quan trọng của mẫu công văn đề nghị tăng giá

Việc sử dụng mẫu công văn đề nghị tăng giá là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp duy trì lợi nhuận và ổn định hoạt động kinh doanh trong bối cảnh chi phí đầu vào tăng cao

• Đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp: Công văn đề nghị tăng giá giúp doanh nghiệp trình bày rõ ràng lý do điều chỉnh giá, từ đó tạo sự tin tưởng và giảm thiểu hiểu lầm từ phía đối tác. Một văn bản được soạn thảo đúng chuẩn, nêu rõ căn cứ pháp lý như Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 428 về sửa đổi hợp đồng) hoặc Luật Giá 2020, sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và cam kết tuân thủ pháp luật. Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với các đối tác lớn hoặc cơ quan nhà nước.
• Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp: Theo Nghị định 117/2024/NĐ-CP về quản lý giá, việc điều chỉnh giá cần được thông báo rõ ràng và có căn cứ hợp lý. Công văn giúp doanh nghiệp lưu giữ bằng chứng về việc thông báo, từ đó giảm thiểu rủi ro tranh chấp pháp lý khi đối tác không chấp nhận mức giá mới. Ngoài ra, văn bản này còn hỗ trợ trong việc đàm phán và ký kết phụ lục hợp đồng, đảm bảo sự đồng thuận giữa các bên.
• Duy trì mối quan hệ với đối tác: Một công văn được soạn thảo khéo léo, sử dụng ngôn từ lịch sự và giải thích rõ ràng lý do tăng giá (như tăng chi phí nguyên liệu hoặc vận chuyển) giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, khi sự tôn trọng và minh bạch có thể giữ chân đối tác lâu dài.

2. Mẫu công văn đề nghị tăng giá

Mẫu công văn đề nghị tăng giá là một văn bản hành chính quan trọng, cần được soạn thảo đúng chuẩn theo quy định pháp luật Việt Nam.

TÊN CÔNG TY

Địa chỉ: ……………………………………………

Mã số thuế: ………………………………………..

Điện thoại: ………………….. Fax: ………………

Kính gửi: Quý khách hàng,

Trước hết, Công ty ……………………… [Tên công ty] xin gửi lời cảm ơn trân trọng nhất đến Quý Khách hàng, những người đã luôn tin tưởng, ủng hộ và sử dụng sản phẩm ………… [Tên sản phẩm] của chúng tôi trong suốt thời gian qua.

Với sứ mệnh và tiêu chí mang đến cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng tốt nhất, trong suốt ….. [số năm] năm qua, Công ty ………………… đã không ngừng cố gắng nâng cao chất lượng sản phẩm, uy tín của thương hiệu và duy trì giá bán ổn định trên thị trường.

Để đáp ứng lại mong muốn của Quý khách cao hơn về chất lượng của sản phẩm …………., công ty đã đầu tư thêm vào chất lượng nguyên vật liệu, nguồn lực. Bên cạnh đó, giá nguyên liệu đầu vào cũng tăng mạnh, và các chi phí hoạt động sản xuất nhà máy theo chuẩn GMP cũng tăng cao.

Vì vậy,công ty chúng tôi xin trân trọng thông báo đến Quý Khách hàng giá bán lẻ cho sản phẩm

…………….. sẽ được điều chỉnh tăng thêm ….% kể từ ngày …./…../….. Cụ thể giá bán lẻ mới của sản phẩm ………… kể từ ngày …../…../….. như sau:

Giá bán cho các loại sản phẩm khác của Công ty …………………….. vẫn không thay đổi.

Rất mong Quý Khách hàng thông cảm cho việc tăng giá này và vẫn sẽ tiếp tục ủng hộ các sản phẩm của Công ty ………………..

Công ty ……………….. xin trân trọng cảm ơn Quý Khách hàng.

Kính chúc Quý Khách hàng sức khỏe và thành đạt!

……., ngày …. tháng …. năm ….

TM. CÔNG TY

Giám đốc

(Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

>>> Tải Mẫu công văn đề nghị tăng giá tại đây

3. Các thành phần bắt buộc phải có trong công văn tăng giá sản phẩm

Một văn bản điều chỉnh giá thiếu chuyên nghiệp thường mắc phải lỗi diễn đạt mập mờ hoặc thiếu thông tin cốt lõi. Để đảm bảo hiệu lực và tính thuyết phục, công văn tăng giá sản phẩm cần bao gồm đầy đủ các nội dung sau:

• Quốc hiệu, Tiêu ngữ và Thông tin Doanh nghiệp: Tên công ty, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, số điện thoại liên hệ và số công văn phát hành theo đúng thể thức văn bản hành chính.

• Lời mở đầu và Cảm ơn: Thể hiện sự trân trọng đối với sự đồng hành của khách hàng trong suốt thời gian qua. Đây là bước đệm tâm lý quan trọng giúp giảm bớt sự căng thẳng khi đề cập đến vấn đề tài chính.

• Lý do tăng giá rõ ràng, minh bạch: Trình bày nguyên nhân dẫn đến việc điều chỉnh giá (biến động tỷ giá, giá xăng dầu, nguyên liệu thô tăng, chi phí nhân công tăng). Lý do càng cụ thể và có tính khách quan thì độ tin cậy càng cao.

• Chi tiết bảng giá mới và Thời điểm áp dụng: Liệt kê rõ tên sản phẩm, mã hàng, đơn giá cũ, đơn giá mới và mốc thời gian áp dụng cụ thể để đối tác chủ động kế hoạch tài chính.

• Chính sách ưu đãi chuyển tiếp (nếu có): Cam kết giữ giá cũ cho các đơn hàng đã chốt hoặc dành ưu đãi cho các đối tác chiến lược để tạo tính linh hoạt trong đàm phán.

• Chữ ký và Đóng dấu hợp lệ: Đảm bảo được ký bởi Đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp.

4. Quy trình 5 bước soạn thảo và gửi mẫu công văn tăng giá sản phẩm

Để quá trình điều chỉnh giá diễn ra êm đẹp và đạt hiệu quả tối đa, doanh nghiệp nên vận hành theo quy trình 5 bước tiêu chuẩn dưới đây:

Bước 1: Rà soát chi tiết các điều khoản hợp đồng gốc

Trước khi ban hành công văn, hãy kiểm tra kỹ điều khoản về “Giá cả”, “Điều chỉnh giá” và “Thời hạn thông báo” trong Hợp đồng nguyên tắc đã ký. Việc gửi công văn quá sát ngày áp dụng hoặc vi phạm cam kết giữ giá có thể khiến doanh nghiệp chịu đền bù vi phạm hợp đồng.

Bước 2: Thu thập số liệu chứng minh chi phí

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các báo cáo biến động giá, hóa đơn nhập khẩu nguyên liệu hoặc công văn điều chỉnh cước vận chuyển từ đối tác cung ứng. Đây là bằng chứng quan trọng nếu đối tác yêu cầu giải trình sâu hơn.

Bước 3: Soạn thảo văn bản điều chỉnh giá

Sử dụng mẫu công văn tăng giá sản phẩm chuẩn, đảm bảo giọng văn vừa trang trọng, vừa mang tính cầu thị. Tránh dùng từ ngữ có tính chất áp đặt đơn phương nếu hai bên đang làm việc trên mô hình đối tác ngang hàng.

Bước 4: Lựa chọn phương thức gửi công văn

Công văn nên được gửi qua Email doanh nghiệp chính thức kèm file scan có dấu đỏ, đồng thời gửi bản cứng qua thư bảo đảm. Điều này tuân thủ các quy định về chứng cứ giao dịch theo Luật Giao dịch điện tử.

Bước 5: Theo dõi phản hồi và ký Phụ lục hợp đồng

Chủ động liên hệ với người phụ trách bên phía khách hàng để giải đáp thắc mắc. Khi khách hàng đồng ý với mức giá mới, hai bên tiến hành lập và ký kết Phụ lục hợp đồng để hoàn tất thủ tục pháp lý.

Xem thêm thông tin: Mẫu phụ lục hợp đồng điều chỉnh giá thuê nhà chuẩn

5. Căn cứ pháp lý khi soạn thảo công văn đề nghị tăng giá

Việc soạn thảo mẫu công văn đề nghị tăng giá cần dựa trên các quy định pháp luật Việt Nam hiện hành để đảm bảo tính hợp pháp.

• Luật Giá 2020: Điều 12 Luật Giá 2020 quy định nguyên tắc điều chỉnh giá phải minh bạch, công khai, và có căn cứ rõ ràng như biến động chi phí đầu vào hoặc thay đổi thị trường. Doanh nghiệp cần giải thích lý do tăng giá trong công văn, kèm theo tài liệu chứng minh để tuân thủ quy định này.
• Nghị định 117/2024/NĐ-CP: Nghị định này hướng dẫn chi tiết về quản lý giá, bao gồm quy trình thông báo và điều chỉnh giá. Doanh nghiệp cần đảm bảo công văn đề nghị tăng giá được gửi đến đối tác và cơ quan quản lý (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý giá) đúng thời hạn và hình thức.
• Bộ luật Dân sự 2015: Điều 428 quy định về sửa đổi hợp đồng, yêu cầu các bên phải thỏa thuận khi có thay đổi về giá cả. Công văn đề nghị tăng giá là bước đầu tiên để khởi động quá trình đàm phán, đảm bảo không vi phạm hợp đồng đã ký.
• Luật Thương mại 2005: Điều 24 yêu cầu các bên phải thông báo trước về mọi thay đổi liên quan đến hợp đồng. Công văn đề nghị tăng giá đáp ứng yêu cầu này, đồng thời giúp doanh nghiệp tránh bị coi là vi phạm hợp đồng.
• Luật Giao dịch điện tử 2023: Nếu công văn được gửi qua email, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về giao dịch điện tử, bao gồm lưu trữ dữ liệu điện tử làm bằng chứng pháp lý. Điều này đặc biệt quan trọng khi đối tác yêu cầu xác minh.

>>> Xem thêm tại đây: Mẫu đề nghị hoàn thuế TNCN mới nhất

6. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu công văn đề nghị tăng giá

Để đảm bảo mẫu công văn đề nghị tăng giá đạt hiệu quả cao và tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng trong quá trình soạn thảo và sử dụng.

• Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự: Ngôn từ trong công văn cần thể hiện sự tôn trọng đối tác, tránh sử dụng các từ ngữ mơ hồ hoặc gây hiểu lầm. Ví dụ, thay vì viết “Chúng tôi buộc phải tăng giá”, hãy sử dụng “Chúng tôi kính đề nghị Quý công ty xem xét điều chỉnh giá để phù hợp với tình hình thị trường”. Điều này giúp duy trì thiện cảm và mối quan hệ lâu dài.
• Cung cấp lý do tăng giá thuyết phục: Theo Nghị định 51/2025/NĐ-CP, việc điều chỉnh giá không được tùy tiện và cần có căn cứ rõ ràng. Doanh nghiệp nên kèm theo các tài liệu như hóa đơn chi phí đầu vào, báo cáo thị trường, hoặc thống kê lạm phát để tăng tính thuyết phục. Ví dụ, nếu chi phí vận chuyển tăng 15%, cần nêu rõ số liệu và nguồn gốc.
• Đảm bảo thời gian thông báo hợp lý: Theo thông lệ thương mại và Luật Thương mại 2005, công văn cần được gửi trước ít nhất 15 ngày trước khi áp dụng giá mới. Điều này giúp đối tác có thời gian chuẩn bị và phản hồi, tránh gây bất ngờ hoặc tranh cãi.
• Lưu giữ hồ sơ và bằng chứng: Doanh nghiệp cần lưu trữ bản sao công văn, biên lai gửi, và phản hồi từ đối tác để làm căn cứ pháp lý. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc lưu trữ văn bản hành chính là bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.
• Tuân thủ quy định về thuế: Khi điều chỉnh giá, doanh nghiệp cần tính toán lại thuế giá trị gia tăng theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Thông tư 25/2018/TT-BTC. Việc này giúp tránh vi phạm hành chính liên quan đến thuế và đảm bảo công văn phù hợp với các quy định tài chính.

Xem thêm: Dịch vụ đăng ký thường trú tại TPHCM

7. Người tăng giá hàng hóa bất hợp lý bị phạt bao nhiêu tiền?

Hành vi bán cao hơn giá kê khai, đăng ký hoặc niêm yết (Khung phạt từ 20 – 80 triệu đồng)

Được quy định cụ thể tại Điều 12 (về vi phạm kê khai giá) và Điều 13 (về vi phạm niêm yết giá) của Nghị định 87/2024/NĐ-CP. Trong đó, mức phạt sẽ lũy tiến tăng dần dựa trên tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ vi phạm hoặc số lượng mặt hàng vi phạm.

Hành vi lợi dụng Lễ, Tết, thiên tai, dịch bệnh để tăng giá trục lợi (Khung phạt từ 50 – 80 triệu đồng)

Được quy định cụ thể tại Khoản 4 Điều 15 (Xử phạt hành vi vi phạm khác trong quản lý giá) Nghị định 87/2024/NĐ-CP:

“Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng đối với hành vi lợi dụng tình trạng khẩn cấp, sự cố, thảm họa, thiên tai, dịch bệnh tăng giá bán hàng hóa, dịch vụ không phù hợp với biến động của giá thành toàn bộ so với điều kiện bình thường nhằm trục lợi.”

Vậy nên, dựa trên quy định mới nhất tại Điều 12, Điều 13 và Điều 15 của Nghị định 87/2024/NĐ-CP, các cá nhân, tổ chức cố tình ‘chặt chém’, đẩy giá bất hợp lý dịp Tết Nguyên đán sẽ bị áp dụng các chế tài xử lý nghiêm khắc. Cụ thể, theo Khoản 4 Điều 15, nếu hành vi tăng giá diễn ra trong các bối cảnh nhạy cảm hoặc lợi dụng các biến động thị trường nhằm trục lợi, mức phạt dành cho cá nhân có thể lên đến 80.000.000 đồng.

Mẫu công văn đề nghị tăng giá là công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp điều chỉnh giá cả một cách minh bạch, hợp pháp và chuyên nghiệp. Việc soạn thảo công văn đúng chuẩn, dựa trên các quy định pháp luật, không chỉ bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp mà còn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn về thủ tục pháp lý, hãy liên hệ ACC HCM để được tư vấn chuyên sâu và giải đáp mọi thắc mắc.