ACC HỒ CHÍ MINH

Giấy lao động cho người nước ngoài là một thủ tục pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp Việt Nam hợp pháp hóa việc tuyển dụng lao động quốc tế, đảm bảo tuân thủ quy định và tránh các rủi ro pháp lý. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, giúp bạn dễ dàng tiếp cận thông tin cần thiết. Cùng ACC HCM khám phá ngay.

1. Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Căn cứ theo Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 và các Nghị định hướng dẫn thi hành, để được cấp giấy phép lao động, người lao động nước ngoài và doanh nghiệp bảo lãnh cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Đối với người lao động nước ngoài:

• Đủ năng lực hành vi dân sự: Theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài.

• Trình độ chuyên môn: Đủ sức khỏe, có trình độ chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhận (Chuyên gia, Nhà quản lý, Giám đốc điều hành hoặc Lao động kỹ thuật).

• Lý lịch tư pháp: Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích, không thuộc trường hợp bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài và pháp luật Việt Nam.

• Giấy khám sức khỏe: Có giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền tại Việt Nam hoặc nước ngoài cấp (có giá trị trong vòng 12 tháng).

Đối với doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động:

• Phải báo cáo, giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (UBND cấp tỉnh/thành phố hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội).

Quyết định 636/QĐ-BNV cũng hướng dẫn chi tiết các tiêu chí để được cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, nhấn mạnh vào việc ưu tiên lao động Việt Nam trừ trường hợp đặc biệt. Ngoài ra, người lao động cần có giấy khám sức khỏe trong vòng 12 tháng và lý lịch tư pháp sạch từ quốc gia gốc. Những yêu cầu này đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quản lý lao động quốc tế, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý sau này.

2. Phân loại vị trí công việc của người nước ngoài tại Việt Nam

Để chuẩn bị giấy tờ minh chứng năng lực chính xác, doanh nghiệp cần xác định rõ vị trí công việc của người lao động dựa trên bảng tiêu chuẩn dưới đây:

3. Thủ tục làm giấy lao động cho người nước ngoài

Quy trình giấy lao động cho người nước ngoài được thiết kế logic, giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Doanh nghiệp nộp báo cáo giải trình nhu cầu tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (LĐTBXH) tỉnh/thành phố nơi dự kiến làm việc, ít nhất 15 ngày trước ngày người lao động nước ngoài nhập cảnh. Báo cáo phải nêu rõ thông tin vị trí, số lượng và lý do sử dụng lao động nước ngoài. Thời gian xử lý báo cáo là 10 ngày làm việc, cơ quan sẽ phản hồi chấp thuận hoặc yêu cầu bổ sung.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

Sau khi có chấp thuận báo cáo nhu cầu, doanh nghiệp nộp hồ sơ đầy đủ tại Phòng Quản lý lao động nước ngoài thuộc Sở LĐTBXH cùng tỉnh/thành phố. Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến. Thời gian tiếp nhận và xử lý hồ sơ là 5 ngày làm việc để kiểm tra tính hợp lệ, sau đó 3-5 ngày để cấp giấy phép nếu đủ điều kiện.

Bước 3: Nhận kết quả và theo dõi hiệu lực

Cơ quan Sở LĐTBXH cấp giấy phép lao động dưới dạng thẻ từ, có hiệu lực tối đa 2 năm tùy vị trí. Doanh phải thông báo cho người lao động trong vòng 3 ngày sau khi cấp và hỗ trợ làm thủ tục visa lao động. Nếu hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp có quyền khiếu nại theo quy định tại Quyết định 636/QĐ-BNV. Toàn bộ quy trình thường mất 20-30 ngày nếu không có sai sót.

>> Đọc thêm: Dịch vụ gia hạn thẻ tạm trú tại TPHCM

4. Hồ sơ cần chuẩn bị cho giấy lao động cho người nước ngoài

Hồ sơ là yếu tố then chốt trong thủ tục giấy lao động cho người nước ngoài, cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để tránh bổ sung. Theo quy định tại Nghị định số 152/2020/NĐ-CP và sửa đổi bởi Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

• Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của doanh nghiệp, nêu rõ vị trí công việc, thời gian làm việc và lý do không tuyển được lao động Việt Nam.
• Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực ít nhất 6 tháng của người lao động nước ngoài.
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp trong vòng 12 tháng.
• Lý lịch tư pháp số 1 từ cơ quan có thẩm quyền của quốc gia người lao động mang quốc tịch, hoặc xác nhận không có tiền án tiền sự nếu quốc gia đó không cấp giấy tờ tương đương.
• Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn và giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc liên quan đến vị trí dự kiến.
• Hai ảnh màu cỡ 4×6 cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng.

Lưu ý thực tế, tất cả giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hạn hiệu lực của các giấy tờ để tránh chậm trễ, đặc biệt với lý lịch tư pháp có thể mất thời gian xin từ nước ngoài.

Xem thêm: Dịch vụ làm giấy phép lao động tại TPHCM uy tín

5. Chi phí thực hiện giấy lao động cho người nước ngoài

Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Thông tư số 85/2019/TT-BTC, lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, trong trường hợp việc cấp phép do cơ quan địa phương thực hiện, được xác định là một trong các khoản lệ phí thuộc thẩm quyền của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. Điều này có nghĩa là việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng khoản lệ phí này sẽ do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương, trong khuôn khổ pháp luật hiện hành.

Theo quy định trước đây, lệ phí cấp giấy phép lao động là 400.000 đồng cho mỗi trường hợp, thu tại thời điểm nộp hồ sơ. Ngoài ra, doanh nghiệp cần chi trả cho việc dịch thuật, công chứng giấy tờ (khoảng 500.000 – 2.000.000 đồng tùy số lượng), khám sức khỏe (từ 500.000 đồng) và xin lý lịch tư pháp (có thể lên đến vài triệu đồng nếu từ nước ngoài).

Không có phí ẩn từ cơ quan nhà nước, nhưng chi phí dịch vụ hỗ trợ pháp lý có thể phát sinh nếu thuê đơn vị chuyên nghiệp. Tổng chi phí thường dao động từ 5-10 triệu đồng mỗi hồ sơ, tùy độ phức tạp, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính hiệu quả.

6. Những lý do phổ biến khiến hồ sơ Giấy lao động cho người nước ngoài bị từ chối

Thực tế thủ tục làm giấy lao động cho người nước ngoài có tỷ lệ trả hồ sơ hoặc yêu cầu sửa đổi tương đối cao nếu doanh nghiệp tự thực hiện. Các lỗi thường gặp gồm:

• Văn bản xác nhận kinh nghiệm không hợp lệ: Nội dung xác nhận kinh nghiệm ở nước ngoài không thể hiện rõ chức danh, ngành nghề, hoặc không khớp với vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam.

• Lỗi Hợp pháp hóa lãnh sự: Giấy tờ do nước ngoài cấp chưa qua khâu hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài hoặc Bộ Ngoại giao Việt Nam.

• Mô tả vị trí công việc thiếu thuyết phục: Giải trình lý do không tuyển được người Việt Nam cho vị trí đó trong báo cáo nhu cầu sử dụng lao động không có tính thực tế hoặc không nêu rõ tiêu chuẩn kỹ thuật đặc thù.

• Nộp hồ sơ trễ hạn: Nộp hồ sơ xin cấp phép muộn hơn mốc thời gian tối thiểu 15 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.

7. Dịch vụ hỗ trợ làm giấy lao động cho người nước ngoài tại ACC HCM

Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong khâu chuẩn bị tài liệu, hợp pháp hóa lãnh sự hay không có thời gian đi lại làm việc với cơ quan chức năng? ACC HCM cung cấp giải pháp trọn gói, chuyên nghiệp và tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp nên chọn dịch vụ của ACC HCM?

• Tư vấn pháp lý chuyên sâu: Đội ngũ luật sư và chuyên viên tư vấn am hiểu sâu sắc quy định pháp luật lao động và xuất nhập cảnh, đánh giá hồ sơ chuẩn xác ngay từ ban đầu.

• Xử lý hồ sơ khó, khẩn cấp: Hỗ trợ xử lý các trường hợp hồ sơ phức tạp, thiếu sót giấy tờ kinh nghiệm hoặc cần tiến độ gấp.

• Dịch vụ trọn gói A-Z: ACC HCM thay mặt doanh nghiệp đại diện thực hiện toàn bộ quy trình: Dịch thuật công chứng, Hợp pháp hóa lãnh sự, Khám sức khỏe, Nộp hồ sơ và nhận kết quả tận tay khách hàng.

• Chi phí minh bạch: Báo giá trọn gói 1 lần, cam kết không phát sinh bất kỳ khoản chi phí ẩn nào trong suốt quá trình thực hiện.

• Tỷ lệ đậu 99.9%: Đảm bảo hồ sơ được soạn thảo đúng chuẩn intent và yêu cầu khắt khe của Sở LĐ-TB&XH.

8. Câu hỏi thường gặp

Giấy lao động cho người nước ngoài có hiệu lực bao lâu?

Giấy phép lao động cho người nước ngoài có hiệu lực tối đa 2 năm đối với các vị trí quản lý, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, và 1 năm cho các trường hợp khác, theo quy định tại Nghị định số 152/2020/NĐ-CP.

Làm thế nào nếu hồ sơ giấy lao động cho người nước ngoài bị từ chối?

Nếu hồ sơ bị từ chối, Sở LĐTBXH sẽ thông báo lý do cụ thể, thường do thiếu giấy tờ hoặc không chứng minh được nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

Doanh nghiệp có thể nộp giấy lao động cho người nước ngoài trực tuyến không?

Có, thủ tục giấy lao động cho người nước ngoài có thể nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống của Sở LĐTBXH, theo hướng dẫn tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

Trường hợp nào người nước ngoài được miễn giấy phép lao động?

Người nước ngoài được miễn khi: là chủ sở hữu/thành viên góp vốn công ty theo hạn mức luật định, di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong 11 ngành cam kết WTO, đã kết hôn với người Việt Nam, hoặc vào Việt Nam làm việc dưới 30 ngày (tối đa 3 lần/năm). Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải xin văn bản xác nhận miễn giấy phép.

Sau khi có giấy phép lao động cần làm tiếp thủ tục gì?

Doanh nghiệp và người lao động cần hoàn tất 3 bước:

1. Ký hợp đồng lao động bằng văn bản và gửi bản sao về Sở LĐTBXH.
2. Đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế bắt buộc.
3. Nộp hồ sơ xin cấp Thẻ tạm trú (thời hạn tối đa 2 năm) tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh.

Giấy lao động cho người nước ngoài là yếu tố then chốt để doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận nguồn nhân lực chất lượng cao từ quốc tế. Việc thực hiện đúng thủ tục không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quy trình này, hãy liên hệ ACC HCM ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và hỗ trợ chuyên sâu.