ACC HỒ CHÍ MINH

Bạn là doanh nghiệp đang muốn thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng nhưng lo lắng về thủ tục pháp lý? Hoặc bạn là chủ nhà đang lúng túng không biết ký hợp đồng thuê nhà giữa cá nhân và công ty thì cần đóng những loại thuế nào? Việc thiết lập một hợp đồng thuê nhà giữa cá nhân và công ty chặt chẽ không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi đôi bên mà còn giúp doanh nghiệp đưa chi phí thuê vào chi phí hợp lý. Hãy cùng ACC HCM tìm hiểu chi tiết các quy định pháp lý mới nhất ngay dưới đây.

1. Bản chất pháp lý của việc công ty thuê nhà từ cá nhân

Hợp đồng thuê nhà giữa cá nhân và công ty là sự thỏa thuận pháp lý nơi cá nhân (bên cho thuê) giao tài sản nhà ở hoặc công trình cho công ty (bên thuê) sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định, dựa trên Bộ luật Dân sự 2015, Luật Nhà ở 2023 và Luật Kinh doanh bất động sản 2023.

Hợp đồng này không chỉ ghi nhận quyền sử dụng tài sản mà còn giúp công ty ổn định hoạt động, như làm văn phòng hoặc kho hàng, đồng thời mang lại nguồn thu nhập ổn định cho cá nhân cho thuê.

Hợp đồng phải đảm bảo tính tự nguyện và bình đẳng, tránh các điều khoản bất lợi dẫn đến tranh chấp, chẳng hạn như tranh chấp về quyền sử dụng độc quyền hoặc trách nhiệm bảo trì.

Ý nghĩa lớn nhất là bảo vệ quyền lợi, ví dụ công ty có quyền sử dụng độc quyền mà không bị can thiệp, trong khi cá nhân được đảm bảo thanh toán đúng hạn và bảo trì tài sản, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của thị trường bất động sản.

1.1. Điều kiện để cá nhân được cho công ty thuê nhà

Theo Luật Nhà ở 2023, cá nhân cho thuê nhà phải là chủ sở hữu hợp pháp, có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà ở (Sổ đỏ/Sổ hồng). Nhà cho thuê phải đáp ứng điều kiện an toàn, vệ sinh và không thuộc diện cấm giao dịch. Doanh nghiệp thuê phải có tư cách pháp nhân hợp lệ, đăng ký kinh doanh phù hợp với mục đích sử dụng nhà.

1.2. Các loại hình thuê: Thuê làm văn phòng, thuê cho nhân viên ở

Hợp đồng có thể áp dụng cho thuê làm văn phòng, trụ sở hoặc nhà ở cho nhân viên. Đối với thuê làm văn phòng, cần tuân thủ quy định về sử dụng đất thương mại theo Luật Kinh doanh bất động sản 2023. Thuê nhà ở cho nhân viên phải đảm bảo mục đích cư trú, không chuyển đổi sai công năng để tránh vi phạm pháp luật đô thị.

2. Mẫu hợp đồng thuê nhà giữa cá nhân và công ty chuẩn

Tải xuống PDF | Tải xuống Word 

Theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023, hợp đồng phải bao gồm: thông tin các bên, mô tả tài sản, thời hạn, giá thuê, quyền nghĩa vụ, điều kiện chấm dứt, và giải quyết tranh chấp. Thêm điều khoản về trách nhiệm thuế để tránh rủi ro, đặc biệt khi giá thuê trên 100 triệu đồng/năm.

3. Hồ sơ để chi phí thuê nhà là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Để chi phí thuê nhà được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần hồ sơ đầy đủ theo quy định thuế hiện hành.

Danh sách kiểm tra hồ sơ cho doanh nghiệp:

• Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà (Sổ đỏ/Sổ hồng).
• Hợp đồng thuê nhà (Công chứng nếu thuê trên 6 tháng – khuyến nghị để tăng tính pháp lý).
• Biên bản bàn giao nhà.
• Chứng từ thanh toán (Nên chuyển khoản qua ngân hàng nếu giá trị >20 triệu).
• Hồ sơ nộp thuế (Tờ khai + Giấy nộp tiền vào NSNN).

3.1. Trường hợp tổng doanh thu dưới 100 triệu/năm

Nếu tổng tiền thuê nhà trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống, cá nhân cho thuê không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Doanh nghiệp chỉ cần: Hợp đồng, chứng từ thanh toán để làm chi phí hợp lý.

3.2. Trường hợp tổng doanh thu trên 100 triệu/năm

Phải nộp 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN. Doanh nghiệp cần thêm: Chứng từ nộp thuế thay (nếu thỏa thuận trong hợp đồng). Hồ sơ phải chứng minh giá thuê phù hợp thị trường để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

4. Các loại thuế phát sinh khi ký hợp đồng thuê nhà

Khi ký hợp đồng thuê nhà giữa cá nhân và công ty, các loại thuế chính bao gồm:

• Thuế GTGT: 5% trên doanh thu nếu trên 100 triệu/năm.
• Thuế TNCN: 5% trên doanh thu nếu trên 100 triệu/năm.
• Thuế cho thuê tài sản khác nếu áp dụng, theo Thông tư 18/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế đầu vào nếu nộp thay.

Cách tính thuế thuê nhà trên 100 triệu: Doanh thu tính thuế = Tổng tiền thuê (chưa thuế), thuế GTGT = 5% doanh thu, thuế TNCN = 5% doanh thu.

5. Câu hỏi thường gặp

Thuê nhà của cá nhân có cần hóa đơn đỏ không?

Từ năm 2015, cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân cho thuê tài sản. Doanh nghiệp sử dụng Hợp đồng, Chứng từ thanh toán và Chứng từ nộp thuế thay để làm căn cứ tính chi phí được trừ.

Hợp đồng thuê nhà có bắt buộc phải công chứng không?

Theo Luật Nhà ở 2023 và Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê nhà không bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên, để tránh rủi ro tranh chấp, các bên nên thực hiện công chứng hoặc chứng thực.

Công ty thuê nhà của Giám đốc có được tính chi phí không?

Được, nếu có đầy đủ hồ sơ hợp đồng và thanh toán đúng quy định, giá thuê phải phù hợp với giá thị trường.

Hồ sơ thuê nhà hợp lệ để khấu trừ thuế là gì?

Bao gồm hợp đồng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu >20 triệu), và chứng từ nộp thuế nếu áp dụng.

Thuế cho thuê tài sản được kê khai như thế nào?

Cá nhân kê khai theo quý hoặc năm tại Chi cục thuế; doanh nghiệp kê khai thay nếu thỏa thuận, sử dụng MST của cá nhân.

Hợp đồng thuê nhà giữa cá nhân và công ty là nền tảng pháp lý quan trọng, giúp đảm bảo giao dịch minh bạch và bảo vệ quyền lợi các bên. Để tránh rủi ro và tối ưu hóa hợp đồng theo đúng quy định pháp luật Việt Nam, việc tham khảo ý kiến chuyên gia là cần thiết. Hãy liên hệ ACC HCM ngay hôm nay để được hỗ trợ soạn thảo hợp đồng chuẩn chỉnh, tư vấn pháp lý toàn diện và giải đáp mọi thắc mắc, đảm bảo sự an tâm và hiệu quả trong mọi giao dịch bất động sản.