Khai báo hải quan điện tử là nghiệp vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu, quyết định trực tiếp đến tiến độ thông quan hàng hóa. Việc nắm vững quy trình và hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất, đồng hành cùng ACC HCM giúp bạn vận hành thủ tục này một cách hiệu quả.
1. Hướng dẫn khai báo hải quan điện tử đầy đủ
Khai báo hải quan điện tử là việc người khai hải quan sử dụng phần mềm, hệ thống công nghệ thông tin để khai, tiếp nhận, xử lý thông tin tờ khai và trao đổi các chứng từ điện tử với cơ quan hải quan.
Quy trình chuẩn được thực hiện theo các bước cụ thể dưới đây.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan điện tử
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC. Hồ sơ bao gồm: tờ khai hải quan điện tử (theo mẫu HQ/2015/NKH), hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán, vận đơn, chứng từ chứng nhận xuất xứ (nếu có) và các giấy phép, chứng từ liên quan khác theo yêu cầu quản lý của từng mặt hàng. Tất cả các chứng từ này phải được số hóa thành các tệp tin điện tử có định dạng chuẩn (PDF, JPG…) và có giá trị pháp lý theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023, sửa đổi 2026.
Bước 2: Đăng ký tờ khai trên hệ thống
Người khai hải quan truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan (https://e.customs.gov.vn) để đăng ký tờ khai. Tại bước này, doanh nghiệp cần nhập đầy đủ, chính xác các tiêu chí thông tin trên tờ khai theo đúng hướng dẫn tại Phụ lục II Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai dựa trên thông tin doanh nghiệp đã khai báo. Nếu đáp ứng đủ điều kiện, hệ thống sẽ cấp số tờ khai và thời hạn nộp hồ sơ giấy (nếu thuộc diện phải nộp) trong vòng 30 ngày kể từ ngày đăng ký.
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý thông tin tờ khai
Sau khi nhận được tờ khai điện tử, hệ thống sẽ tự động phân luồng (xanh, vàng, đỏ) dựa trên cơ sở đánh giá rủi ro. Đối với luồng xanh, hàng hóa được thông quan ngay mà không cần kiểm tra chi tiết hồ sơ. Đối với luồng vàng, công chức hải quan sẽ kiểm tra nội dung khai báo trên hệ thống và đối chiếu với chứng từ thuộc hồ sơ hải quan. Đối với luồng đỏ, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra trực tiếp hàng hóa và hồ sơ giấy.
Bước 4: Nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính
Doanh nghiệp thực hiện khai và nộp thuế điện tử qua ngân hàng hoặc qua Cổng thanh toán điện tử của Tổng cục Hải quan. Thời hạn nộp thuế được thực hiện theo quy định Luật Hải quan 2014, sửa đổi 2025. Hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin nộp thuế và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ tài chính trên tờ khai.
Bước 5: Thông quan và giải phóng hàng hóa
Sau khi tờ khai được phân luồng và hoàn thành nghĩa vụ thuế, hệ thống sẽ gửi thông báo kết quả xử lý tờ khai cho người khai hải quan. Hàng hóa được thông quan hoặc giải phóng hàng ngay sau khi hệ thống xác nhận đủ điều kiện. Doanh nghiệp in tờ khai hải quan điện tử có mã vạch để xuất trình cho cơ quan hải quan khi làm thủ tục tại cửa khẩu. Thời gian thông quan trung bình đối với luồng xanh chỉ từ 1-3 giây sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính.
2. Hồ sơ và chứng từ cần chuẩn bị
Theo quy định Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC, hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu bao gồm các chứng từ sau:
- Tờ khai hải quan điện tử theo mẫu HQ/2015/NKH do hệ thống phát hành sau khi doanh nghiệp khai báo thành công.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) thể hiện giá trị giao dịch của lô hàng.
- Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract) hoặc các chứng từ có giá trị tương đương.
- Vận đơn (Bill of Lading) đối với hàng nhập khẩu đường biển hoặc AWB đối với hàng không.
- Chứng từ chứng nhận xuất xứ (C/O) trong trường hợp hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan.
- Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành.
- Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật liên quan đến từng loại hàng hóa cụ thể.
Xem thêm: Nhân viên khai báo hải quan tiếng Anh là gì? Tìm hiểu
3. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện
Khi thực hiện khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến tính chính xác và trung thực của thông tin khai báo. Theo quy định Luật Hải quan 2014, sửa đổi 2025, người khai hải quan phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai báo của mình.
Một lưu ý quan trọng khác là thời hạn nộp tờ khai hải quan. Đối với hàng hóa nhập khẩu, tờ khai phải được nộp trong thời hạn 30 ngày trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu. Đối với hàng hóa xuất khẩu, tờ khai phải được nộp trước thời điểm hàng hóa được đưa đến cửa khẩu.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến việc khai báo mã số hàng hóa (HS Code) chính xác. Việc phân loại sai mã số hàng hóa là một trong những sai sót phổ biến nhất, dẫn đến việc tính sai thuế và có thể bị xử phạt.
Xem thêm: Thủ tục hải quan tiếng Anh là gì? Tìm hiểu
4. Lợi ích và giải pháp tối ưu hóa
Trước hết, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian đáng kể khi không phải trực tiếp đến trụ sở cơ quan hải quan để nộp hồ sơ. Thứ hai, chi phí đi lại, in ấn, lưu trữ chứng từ giấy được giảm thiểu tối đa. Thứ ba, tính minh bạch và chính xác của thông tin được nâng cao, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công. Thứ tư, doanh nghiệp có thể theo dõi trực tuyến tình trạng xử lý tờ khai của mình một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Để tối ưu hóa hiệu quả của quy trình, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nội bộ chặt chẽ, phân công nhân sự phụ trách chuyên trách và thường xuyên đào tạo, cập nhật kiến thức mới. Việc sử dụng các phần mềm khai báo hải quan chuyên nghiệp được Tổng cục Hải quan chứng nhận cũng là một giải pháp hiệu quả. Các phần mềm này thường tích hợp sẵn các tính năng kiểm tra, đối chiếu dữ liệu, giúp giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý.
Bên cạnh đó, việc kết nối hệ thống nội bộ của doanh nghiệp với hệ thống hải quan điện tử thông qua các giải pháp tích hợp API cũng giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu thao tác thủ công.
5. Câu hỏi thường gặp
Thời hạn nộp tờ khai hải quan điện tử là bao lâu?
Theo Luật Hải quan 2014, sửa đổi 2025, đối với hàng hóa nhập khẩu, tờ khai hải quan phải được nộp trong thời hạn 30 ngày trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu. Đối với hàng hóa xuất khẩu, tờ khai phải được nộp trước thời điểm hàng hóa được đưa đến cửa khẩu.
Hồ sơ hải quan điện tử có cần nộp bản giấy không?
Đối với các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, doanh nghiệp chỉ cần nộp bản điện tử thông qua hệ thống. Tuy nhiên, đối với một số trường hợp cụ thể như hàng hóa thuộc luồng đỏ hoặc khi cơ quan hải quan có yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp vẫn phải xuất trình bản giấy để đối chiếu.
Làm thế nào để tra cứu tình trạng xử lý tờ khai hải quan điện tử?
Doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng xử lý tờ khai hải quan điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan tại địa chỉ https://e.customs.gov.vn. Sau khi đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp, doanh nghiệp vào mục "Tra cứu tờ khai" và nhập số tờ khai hoặc các tiêu chí tìm kiếm khác.
Khai báo hải quan điện tử là nghiệp vụ phức tạp nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát nếu doanh nghiệp nắm vững quy trình và tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Nếu cần hỗ trợ chuyên sâu hoặc tư vấn chi tiết về thủ tục hải quan, hãy liên hệ ACC HCM để được đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi đồng hành và giải quyết mọi vướng mắc một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.
Để lại một bình luận