Việc tăng lương cho nhân viên không chỉ là sự ghi nhận nỗ lực mà còn là thủ tục hành chính quan trọng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc soạn thảo giấy tờ sao cho đúng luật để tránh bị thanh tra lao động tuýt còi. Bài viết dưới đây, ACC HCM sẽ cung cấp mẫu phụ lục hợp đồng tăng lương chuẩn nhất, giúp bạn hoàn thiện hồ sơ nhân sự chỉ trong 5 phút.
1. Tại sao cần làm phụ lục hợp đồng khi tăng lương?
Mẫu phụ lục hợp đồng tăng lương là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp và người lao động điều chỉnh mức thu nhập một cách hợp pháp, đảm bảo quyền lợi đôi bên trong bối cảnh kinh tế biến động. Việc sử dụng đúng mẫu này không chỉ tránh tranh chấp mà còn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật lao động.
Theo Bộ luật Lao động 2019, phụ lục hợp đồng là một bộ phận không tách rời của hợp đồng lao động, giúp phản ánh sự thay đổi trong điều kiện làm việc mà không cần ký kết hợp đồng mới. Vai trò chính của nó là đảm bảo tính minh bạch và công bằng, tránh các tranh chấp phát sinh từ sự khác biệt về mức lương giữa thỏa thuận ban đầu và thực tế. Trong thực tiễn, phụ lục hợp đồng tăng lương thường được sử dụng khi doanh nghiệp cải thiện hiệu suất kinh doanh, người lao động thăng tiến hoặc theo quy định pháp luật về mức lương tối thiểu vùng.
Ngoài ra, theo Luật Công đoàn 2024, nếu có tổ chức đại diện người lao động, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến công đoàn cơ sở để tăng tính minh bạch trong quá trình điều chỉnh lương, đặc biệt khi liên quan đến quyền lợi tập thể.
2. Tải mẫu phụ lục hợp đồng tăng lương mới nhất
Mẫu phụ lục hợp đồng tăng lương chuẩn pháp lý là biểu mẫu được thiết kế sẵn, tuân thủ các quy định pháp luật để doanh nghiệp và người lao động dễ dàng sử dụng. Nó bao gồm các thông tin cơ bản như bên ký kết, mức lương mới, thời điểm áp dụng và điều khoản hiệu lực. Sử dụng mẫu này giúp đảm bảo tính hợp lệ, tránh sai sót pháp lý.
Tải xuống PDF | Tải xuống Word
>> Được thêm: [Tổng hợp mẫu quyết định bổ nhiệm cho mọi chức vụ]
3. Nội dung bắt buộc phải có trong phụ lục hợp đồng lao động tăng lương
Khi soạn thảo mẫu phụ lục hợp đồng tăng lương, cần đảm bảo các nội dung cốt lõi để văn bản có hiệu lực pháp lý đầy đủ. Trước hết, phần mở đầu phải ghi rõ thông tin các bên tham gia, bao gồm tên doanh nghiệp, thông tin người lao động, số hợp đồng gốc và ngày ký.
3.1. Thông tin các bên liên quan
Quy định tại Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu phụ lục phải chỉ rõ lý do tăng lương, chứng minh như hiệu suất công việc hoặc điều chỉnh theo mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định của Chính phủ áp dụng cho năm 2026, để tránh tranh chấp sau này.
3.2. Nội dung thay đổi (Mức lương cũ – Mức lương mới)
Tiếp theo, nội dung chính cần nêu chi tiết mức lương mới, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp và các khoản khác, cùng thời điểm áp dụng cụ thể. Bộ luật Dân sự 2015 quy định rằng các thay đổi này phải được thống nhất bằng văn bản, đảm bảo tính rõ ràng và không mâu thuẫn với hợp đồng gốc.
3.3. Thời điểm bắt đầu áp dụng mức lương mới
Ngoài ra, phụ lục nên bao gồm điều khoản về hiệu lực, thời hạn áp dụng và các cam kết thực hiện, giúp các bên dễ dàng theo dõi. Cuối cùng, phần kết thúc phải có chữ ký của đại diện doanh nghiệp và người lao động, kèm theo ngày tháng.
Danh sách các yếu tố cần thiết trong phụ lục: Thông tin các bên ký kết và hợp đồng gốc. Lý do và mức tăng lương cụ thể. Thời điểm áp dụng và điều khoản hiệu lực. Chữ ký xác nhận và ngày tháng.
Xem thêm thông tin: Mẫu phụ lục hợp đồng điều chỉnh giá thuê nhà chuẩn
4. Nên dùng Quyết định tăng lương hay Phụ lục hợp đồng?
Rất nhiều bộ phận Nhân sự băn khoăn về việc lựa chọn giữa Quyết định tăng lương nội bộ và việc lập phụ lục hợp đồng lao động điều chỉnh lương. Dưới đây là bảng so sánh cụ thể:
| Tiêu chí | Quyết định tăng lương nội bộ | Phụ lục hợp đồng lao động điều chỉnh lương
|
|---|---|---|
| Bản chất pháp lý | Văn bản đơn phương từ phía Doanh nghiệp | Thỏa thuận 02 bên (Người lao động & NSDLĐ) |
| Phạm vi áp dụng | Thường dùng cho tăng lương hàng loạt, tăng lương theo quy chế | Dùng khi thay đổi căn bản mức lương cam kết trên HĐLĐ |
| Tính bắt buộc theo Luật | Không thay thế được thỏa thuận sửa đổi HĐLĐ | Bắt buộc khi thay đổi điều khoản lương trong HĐLĐ |
| Hồ sơ Thuế & BHXH | Chỉ dùng làm chứng từ lưu nội bộ | Căn cứ pháp lý cao nhất khi giải trình Thuế & BHXH |
| Khuyên dùng | Dùng làm căn cứ ban đầu để ban hành chính sách | Bắt buộc ký kèm để đảm bảo tính an toàn pháp lý |
4. Quy định pháp luật về việc ký kết phụ lục hợp đồng lao động
Thủ tục ký kết phụ lục hợp đồng lao động tăng lương
Thủ tục ký kết mẫu phụ lục hợp đồng tăng lương cần được thực hiện một cách có hệ thống để đảm bảo tính pháp lý. Quy trình này dựa trên nguyên tắc tự nguyện theo Bộ luật Lao động 2019, giúp tránh các rủi ro tranh chấp lao động.
Bước 1: Thảo luận và thống nhất nội dung
Các bên liên quan, bao gồm đại diện doanh nghiệp và người lao động, cần họp để thảo luận về mức tăng lương dựa trên hiệu suất hoặc quy định pháp luật. Nội dung thống nhất phải được ghi chép sơ bộ, đảm bảo phù hợp với hợp đồng gốc và các quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 về nguyên tắc bình đẳng. Quá trình này thường mất từ 1-3 ngày, giúp xây dựng sự đồng thuận và tránh hiểu lầm sau này. Nếu có công đoàn, cần lấy ý kiến theo Luật Công đoàn 2024 để tăng tính minh bạch.
Bước 2: Soạn thảo và hoàn thiện phụ lục
Sử dụng mẫu phụ lục hợp đồng tăng lương chuẩn để điền thông tin chi tiết, bao gồm mức lương mới và thời điểm áp dụng. Văn bản phải được kiểm tra kỹ lưỡng để không mâu thuẫn với các điều khoản hiện hành.
Bước 3: Ký kết và công chứng nếu cần
Hai bên ký trực tiếp vào phụ lục, không yêu cầu công chứng trừ trường hợp đặc biệt theo Bộ luật Lao động 2019. Sau ký, doanh nghiệp lưu trữ bản gốc và cung cấp bản sao cho người lao động. Thủ tục này hoàn tất ngay tại chỗ, và nếu nộp hồ sơ liên quan đến lao động (như đăng ký thay đổi với Sở Nội vụ), thời gian xử lý hồ sơ là 5-7 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận là Sở Nội vụ địa phương.
Bước 4: Lưu trữ và theo dõi thực hiện
Phụ lục phải được lưu trữ trong hồ sơ lao động của doanh nghiệp ít nhất 5 năm theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần theo dõi việc áp dụng mức lương mới từ ngày hiệu lực, đảm bảo thanh toán đúng hạn để tránh khiếu nại.
Qua các bước trên, việc ký kết mẫu phụ lục hợp đồng tăng lương trở nên đơn giản và an toàn pháp lý, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững.
Căn cứ pháp lý: Áp dụng theo Bộ luật Lao động hiện hành và các Nghị định mới nhất về mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm năm 2026.
Lưu ý quan trọng: Theo quy định, phụ lục hợp đồng là một bộ phận không tách rời của hợp đồng lao động. Nội dung phụ lục không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động nếu đó là hợp đồng xác định thời hạn (trừ trường hợp kéo dài thời hạn hợp đồng với người lao động cao tuổi hoặc thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động).
Thời hạn báo trước khi ký mẫu phụ lục hợp đồng tăng lương
Theo Điều 33 Bộ luật Lao động 2019, bên đề nghị điều chỉnh lương phải báo cho bên còn lại biết trước ít nhất 03 ngày làm việc về nội dung cần sửa đổi.
Giới hạn số lần ký phụ lục hợp đồng
- Bộ luật Lao động hiện hành không giới hạn số lần ký phụ lục hợp đồng để điều chỉnh mức lương hay phụ cấp. Doanh nghiệp có thể ký phụ lục nhiều lần trong suốt quá trình người lao động làm việc.
- Lưu ý quan trọng: Phụ lục hợp đồng không được sử dụng để thay đổi thời hạn của hợp đồng lao động đã ký.
5. Những lưu ý quan trọng để mẫu phụ lục hợp đồng tăng lương có hiệu lực
Để phụ lục tăng lương có hiệu lực đầy đủ, doanh nghiệp cần đảm bảo mọi thay đổi tuân thủ nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng và thiện chí theo Bộ luật Dân sự 2015. Đặc biệt, khi điều chỉnh lương theo mức tối thiểu vùng năm 2026, phải cập nhật kịp thời để tránh vi phạm Nghị định liên quan.
Căn cứ theo quy định tại Nghị định 293/2025/NĐ-CP về mức lương tối thiểu vùng:
- Vùng I: 5.310.000 đồng/tháng (25.500 đồng/giờ)
- Vùng II: 4.730.000 đồng/tháng (22.700 đồng/giờ)
- Vùng III: 4.140.000 đồng/tháng (20.000 đồng/giờ)
- Vùng IV: 3.700.000 đồng/tháng (17.800 đồng/giờ)
Lưu ý: Tất cả người lao động có mức lương thấp hơn quy định mới bắt buộc phải được ký phụ lục hợp đồng lao động điều chỉnh lương để nâng lên mức tối thiểu vùng.
Ngoài ra, nếu liên quan đến hoạt động thương mại, cần tham chiếu các quy định minh bạch về thỏa thuận tài chính, đồng thời phối hợp với công đoàn theo Luật Công đoàn 2024 nếu áp dụng. Các nội dung này không chỉ làm cho mẫu phụ lục hợp đồng tăng lương trở nên chuyên nghiệp mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả hai bên.
6. Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải ký phụ lục khi tăng lương không?
Có, mọi thay đổi về tiền lương so với hợp đồng gốc phải được văn bản hóa bằng phụ lục để đảm bảo quyền lợi đôi bên và làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.
Phụ lục hợp đồng tăng lương có cần công chứng không?
Không bắt buộc, chỉ cần chữ ký và con dấu hợp pháp của hai bên là có hiệu lực pháp lý.
Tăng lương từ tháng trước, tháng này ký phụ lục có được không?
Được, nhưng cần ghi rõ thời điểm bắt đầu áp dụng mức lương mới trong nội dung phụ lục để khớp với bảng lương và hồ sơ đóng BHXH.
Phụ lục hợp đồng tăng lương có phải đóng dấu công ty không?
Có. Đối với phía người sử dụng lao động là doanh nghiệp hoặc tổ chức, việc ký tên và đóng dấu pháp nhân là bắt buộc để đảm bảo tính hiệu lực pháp lý.
Thay đổi mức lương có làm thay đổi thời hạn Hợp đồng lao động không?
Không. Theo Khoản 2 Điều 22 Bộ luật Lao động 2019, phụ lục hợp đồng không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động.
Mẫu phụ lục hợp đồng tăng lương không chỉ là công cụ điều chỉnh thu nhập mà còn là nền tảng bảo vệ quyền lợi lao động theo pháp luật hiện hành. Việc áp dụng đúng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và xây dựng lòng tin với nhân viên. Để được tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ soạn thảo, hãy liên hệ ACC HCM ngay hôm nay. Đừng bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa hợp đồng của bạn!
Để lại một bình luận