ACC HỒ CHÍ MINH

Mẫu thang bảng lương là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong chính sách trả lương, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành tại Việt Nam. Việc xây dựng và áp dụng thang bảng lương không chỉ hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý như bị xử phạt hành chính. Cùng ACC HCM tìm hiểu ngay để đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn tuân thủ đúng luật!

1. Thang bảng lương là gì và tại sao doanh nghiệp cần xây dựng?

Thang bảng lương là một hệ thống lương được doanh nghiệp thiết lập để xác định mức lương dựa trên vị trí công việc, trình độ, kỹ năng và trách nhiệm của người lao động.

• Khái niệm thang bảng lương: Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, thang bảng lương là hệ thống quy định mức lương theo ngạch, bậc và chức danh công việc, làm cơ sở để doanh nghiệp tuyển dụng, ký hợp đồng lao động và trả lương. Thang lương xác định các mức lương khác nhau theo trình độ và kinh nghiệm, trong khi bảng lương là bảng tổng hợp chi tiết tiền lương thực tế trả cho người lao động trong một kỳ nhất định, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp và các khoản khấu trừ.
• Vai trò của thang bảng lương: Thang bảng lương không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là công cụ quản trị nhân sự hiệu quả. Nó giúp doanh nghiệp đảm bảo tính công bằng trong trả lương, tạo động lực cho người lao động nâng cao kỹ năng và đóng góp. Ngoài ra, thang bảng lương là cơ sở để đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và các chế độ khác, đồng thời giảm thiểu tranh chấp lao động liên quan đến tiền lương.
• Tầm quan trọng trong bối cảnh pháp luật hiện hành: Việc xây dựng thang bảng lương đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh các mức phạt hành chính từ 5.000.000 đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP nếu không thực hiện hoặc thực hiện sai quy định. Hơn nữa, thang bảng lương minh bạch giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, thu hút và giữ chân nhân tài trong thị trường lao động cạnh tranh.

2. Quy định pháp luật về xây dựng thang bảng lương

Để xây dựng thang bảng lương đúng chuẩn, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

• Căn cứ pháp lý chính: Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, mọi doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động và trả lương. Nghị định 74/2024/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ ngày 01/7/2024, là cơ sở để xác định mức lương thấp nhất trong thang bảng lương. Ngoài ra, Nghị định 12/2022/NĐ-CP đưa ra các mức xử phạt đối với vi phạm về xây dựng và công bố thang bảng lương, trong khi Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
• Yêu cầu bắt buộc khi xây dựng thang bảng lương: Doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có) trước khi ban hành thang bảng lương, đồng thời công bố công khai tại nơi làm việc. Mức lương thấp nhất (bậc 1) không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, cụ thể: Vùng I: 4.960.000 đồng/tháng, Vùng II: 4.410.000 đồng/tháng, Vùng III: 3.860.000 đồng/tháng, Vùng IV: 3.450.000 đồng/tháng. Mức lao động phải phù hợp với năng lực trung bình của số đông người lao động và được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
• Các lưu ý về mức lương đặc biệt: Đối với công việc yêu cầu đào tạo chuyên môn, mức lương tối thiểu không bắt buộc cao hơn 7% so với mức lương tối thiểu vùng kể từ khi Nghị định 38/2022/NĐ-CP có hiệu lực (01/7/2022). Tuy nhiên, đối với công việc nặng nhọc, độc hại, mức lương phải cao hơn ít nhất 5-7% so với công việc tương đương trong điều kiện bình thường, theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019.

>>> Xem thêm tại đây: Mẫu hợp đồng môi giới thương mại chuẩn nhất

3. Mẫu thang lương bảng lương cập nhật mới

Mẫu thang bảng lương cập nhật mới là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp áp dụng đúng quy định pháp luật và tối ưu hóa chính sách lương.

>>> Tải Mẫu thang lương bảng lương cập nhật mới tại đây

Xem thêm: Mẫu phụ lục hợp đồng tăng lương chuẩn pháp lý

4. Quy trình xây dựng thang bảng lương đúng luật

Xây dựng thang bảng lương là một quá trình đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là các bước chi tiết để doanh nghiệp thực hiện.

• Bước 1: Khảo sát và phân tích vị trí công việc
  Doanh nghiệp cần thu thập thông tin về tất cả các vị trí công việc, bao gồm nhiệm vụ, yêu cầu trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm và điều kiện làm việc. Ví dụ, một nhân viên kế toán cần trình độ đại học và kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán, trong khi công nhân sản xuất có thể yêu cầu kỹ năng vận hành máy móc. Phân tích này giúp xác định giá trị thực của từng vị trí, làm cơ sở để xây dựng mức lương hợp lý.
• Bước 2: Xác định nhóm chức danh và bậc lương
  Sau khi phân tích, doanh nghiệp phân loại các chức danh thành các nhóm như quản lý, chuyên môn, kỹ thuật hoặc lao động phổ thông. Mỗi nhóm cần có ít nhất 2 bậc lương, thường từ 5 đến 15 bậc, tùy thuộc vào độ phức tạp của công việc. Ví dụ, nhóm quản lý có thể bao gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng với các bậc lương tăng dần theo kinh nghiệm và trách nhiệm.
• Bước 3: Xác định mức lương cho từng bậc
  Mức lương bậc 1 của vị trí giản đơn nhất phải bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP. Các bậc lương tiếp theo được xác định dựa trên hệ số chênh lệch do doanh nghiệp tự quyết định, thường từ 5-10% để tạo động lực cho người lao động. Ví dụ, nếu bậc 1 của nhân viên là 4.960.000 đồng, bậc 2 có thể là 5.210.000 đồng (tăng 5%).
• Bước 4: Tham khảo ý kiến và phê duyệt
  Doanh nghiệp phải gửi dự thảo thang bảng lương đến tổ chức đại diện người lao động (nếu có) để lấy ý kiến, đảm bảo tính minh bạch và đồng thuận. Sau khi tiếp thu ý kiến, ban lãnh đạo phê duyệt và ban hành quyết định chính thức. Hồ sơ cần bao gồm quyết định ban hành, bản chi tiết thang bảng lương và biên bản lấy ý kiến.
• Bước 5: Công bố và niêm yết
  Thang bảng lương phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng, ví dụ qua bảng thông báo hoặc hệ thống nội bộ. Điều này giúp người lao động hiểu rõ quyền lợi và giám sát việc thực hiện. Doanh nghiệp không cần nộp thang bảng lương cho cơ quan quản lý, nhưng phải lưu trữ để xuất trình khi có thanh tra.

5. Những lưu ý quan trọng khi xây dựng thang bảng lương

Để đảm bảo thang bảng lương vừa tuân thủ pháp luật vừa phù hợp với thực tiễn, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng.

• Đảm bảo mức lương tối thiểu: Mức lương bậc 1 không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần kiểm tra địa bàn hoạt động để áp dụng đúng vùng (Vùng I, II, III hoặc IV). Ví dụ, một công ty tại TP. Hồ Chí Minh (Vùng I) phải đảm bảo mức lương thấp nhất là 4.960.000 đồng/tháng.
• Tính minh bạch và công bằng: Thang bảng lương cần được xây dựng dựa trên độ phức tạp của công việc, trình độ và trách nhiệm, tránh phân biệt đối xử dựa trên giới tính hoặc các yếu tố không liên quan, theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019. Việc công bố công khai cũng giúp tăng niềm tin của người lao động.
• Cập nhật định kỳ: Doanh nghiệp cần điều chỉnh thang bảng lương khi có thay đổi về mức lương tối thiểu vùng hoặc chính sách nội bộ. Ví dụ, khi Nghị định 74/2024/NĐ-CP tăng mức lương tối thiểu từ 01/7/2024, các doanh nghiệp cần rà soát và cập nhật thang lương để đảm bảo tuân thủ.
• Tránh vi phạm pháp luật: Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các vi phạm phổ biến như không xây dựng thang bảng lương, không công bố công khai hoặc không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động có thể dẫn đến mức phạt từ 5.000.000 đến 20.000.000 đồng. Doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện đúng quy trình để tránh rủi ro.

Mẫu thang bảng lương cập nhật mới không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, minh bạch và công bằng. Việc xây dựng thang bảng lương đúng quy định theo Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định liên quan giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đồng thời tạo động lực cho người lao động. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn về thủ tục pháp lý, hãy liên hệ ACC HCM để được tư vấn chuyên sâu và giải đáp mọi thắc mắc.