Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu đóng vai trò then chốt trong hoạt động thương mại quốc tế, quyết định trực tiếp đến tiến độ thông quan và chi phí của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình này, đồng thời giới thiệu dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp từ ACC HCM.
1. Hướng dẫn quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Theo quy định tại Luật Hải quan 2014, sửa đổi 2025 và Nghị định 167/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP, quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu được thực hiện theo các bước cơ bản sau đây. Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt trình tự này để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả cho lô hàng.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 16 Luật Hải quan 2014, sửa đổi 2025 và Điều 18 Nghị định 167/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm: tờ khai hải quan theo mẫu, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill), chứng từ chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có, giấy phép nhập khẩu (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý), cùng các chứng từ khác theo yêu cầu cụ thể của từng loại hàng hóa.
Bước 2: Khai báo hải quan điện tử
Doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của Tổng cục Hải quan theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC. Người khai hải quan cần kê khai đầy đủ, chính xác các tiêu chí thông tin trên tờ khai, bao gồm thông tin về người xuất khẩu, người nhập khẩu, hàng hóa, mã số hàng hóa theo Biểu thuế, xuất xứ, trị giá, thuế suất và các nội dung khác.
Bước 3: Nộp hồ sơ và chờ cơ quan hải quan xử lý
Sau khi nhận được kết quả phân luồng, doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ giấy (nếu thuộc luồng vàng) hoặc xuất trình hàng hóa để kiểm tra thực tế (nếu thuộc luồng đỏ) theo hướng dẫn của công chức hải quan. Đối với luồng xanh, doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ giấy mà chỉ cần in tờ khai và thực hiện các thủ tục tiếp theo. Cơ quan hải quan có trách nhiệm kiểm tra, xác minh thông tin và ra quyết định thông quan hoặc yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định tại Nghị định 59/2018/NĐ-CP.
Bước 4: Nộp thuế và các khoản phí, lệ phí
Doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ tài chính đối với nhà nước, bao gồm thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và các khoản phí, lệ phí khác theo quy định. Việc nộp thuế có thể thực hiện trực tiếp tại kho bạc nhà nước, ngân hàng thương mại hoặc qua các hình thức thanh toán điện tử được chấp nhận. Theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC, doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi hàng hóa được thông quan, trừ trường hợp được áp dụng các hình thức bảo lãnh thuế hoặc nộp thuế theo từng lần xuất nhập khẩu.
Bước 5: Thông quan và nhận hàng
Sau khi hoàn tất các nghĩa vụ tài chính và đáp ứng đầy đủ các điều kiện kiểm tra, cơ quan hải quan sẽ thực hiện thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp nhận tờ khai hải quan đã được xác nhận thông quan và phối hợp với đơn vị vận chuyển, kho bãi để nhận hàng về kho. Trong trường hợp hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm tra chất lượng, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm tra an toàn thực phẩm…), doanh nghiệp cần hoàn tất các thủ tục này trước hoặc trong quá trình làm thủ tục hải quan theo quy định tại Nghị định 167/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP.
2. Điều kiện để thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu
Trước hết, doanh nghiệp phải có tư cách pháp lý hợp pháp, được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đối với doanh nghiệp nước ngoài, cần có giấy phép đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định. Ngoài ra, doanh nghiệp cần có mã số thuế và đăng ký tài khoản sử dụng trong giao dịch với cơ quan hải quan thông qua hệ thống khai báo điện tử.
Thứ hai, hàng hóa nhập khẩu phải không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hoặc tạm ngừng nhập khẩu theo quy định của pháp luật. Đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp phải có giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép của cơ quan quản lý chuyên ngành trước khi làm thủ tục hải quan.
Thứ ba, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan đến lô hàng như hợp đồng thương mại, hóa đơn, vận đơn, chứng từ bảo hiểm (nếu có), giấy chứng nhận xuất xứ và các giấy tờ khác theo yêu cầu.
Xem thêm: Thủ tục hải quan hàng tạm nhập tái xuất chi tiết
3. Hồ sơ hải quan nhập khẩu bao gồm những gì?
Theo quy định Luật Hải quan 2014, sửa đổi 2025 và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC, bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu bao gồm các chứng từ chủ yếu sau:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu theo mẫu quy định (khai trên hệ thống điện tử hoặc khai giấy trong trường hợp đặc biệt).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) do người bán phát hành, thể hiện đầy đủ thông tin về người mua, người bán, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng trị giá.
- Vận đơn (Bill of Lading đối với đường biển hoặc Airway Bill đối với đường hàng không) chứng minh quyền sở hữu và vận chuyển hàng hóa.
- Chứng từ chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) trong trường hợp cần hưởng ưu đãi thuế quan hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý.
- Giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép nhập khẩu đối với hàng hóa thuộc diện quản lý theo quy định tại Nghị định 167/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP.
- Chứng từ chứng nhận chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm dịch động thực vật hoặc các chứng từ kiểm tra chuyên ngành khác (nếu hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra).
- Các chứng từ khác theo quy định cụ thể của pháp luật đối với từng loại hàng hóa.
Xem thêm: Bộ chứng từ khai báo hải quan gồm những gì? Mới
4. Thời hạn nộp tờ khai hải quan nhập khẩu
Theo quy định Luật Hải quan 2014, sửa đổi 2025 và hướng dẫn tại Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC, thời hạn nộp tờ khai hải quan được quy định cụ thể như sau.
Đối với hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt, đường bộ, thời hạn nộp tờ khai hải quan là trước khi hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu. Trong trường hợp hàng hóa vận chuyển bằng đường bưu chính, chuyển phát nhanh, thời hạn nộp tờ khai là trước khi hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu.
Đối với hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, thời hạn nộp tờ khai hải quan được tính từ khi tàu cập cảng. Trong trường hợp quá thời hạn 30 ngày mà doanh nghiệp chưa nộp tờ khai hải quan, hàng hóa sẽ bị xử lý theo quy định tại Nghị định 59/2018/NĐ-CP, bao gồm việc đưa vào kho ngoại quan hoặc xử lý theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC, doanh nghiệp có thể nộp tờ khai hải quan trước khi hàng hóa đến cửa khẩu để được thông quan nhanh chóng ngay sau khi hàng hóa cập cảng.
5. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho đơn vị khác thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu không?
Theo quy định tại Luật Hải quan 2014, sửa đổi 2025, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ủy quyền cho đại lý làm thủ tục hải quan hoặc doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics thực hiện thủ tục hải quan thay mình.
Hàng hóa nhập khẩu bị kiểm tra thực tế (luồng đỏ) thì thời gian thông quan là bao lâu?
Đối với trường hợp kiểm tra sơ bộ, thời gian tối đa là 2 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Đối với trường hợp kiểm tra chi tiết, thời gian tối đa là 8 giờ làm việc đối với lô hàng kiểm tra thông thường và không quá 2 ngày làm việc đối với lô hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành.
Mức xử phạt đối với hành vi khai sai thông tin trong tờ khai hải quan là bao nhiêu?
Hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp có thể bị phạt tiền từ 1 đến 3 lần số tiền thuế thiếu. Đối với hành vi khai sai nhưng không ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp, mức phạt có thể từ 500.000 đồng đến 5.000.000 đồng tùy theo mức độ.
Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ chuyên sâu về thủ tục hải quan, hãy liên hệ ACC HCM để được tư vấn và đồng hành bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng và đúng quy định.
Để lại một bình luận