Bộ chứng từ khai báo hải quan gồm những gì? Mới

Bộ chứng từ khai báo hải quan là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động xuất nhập khẩu, bởi chỉ cần một sai sót nhỏ trong khâu chuẩn bị hồ sơ cũng có thể khiến lô hàng bị ách tắc, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất về hồ sơ hải quan, giúp bạn tự tin hơn khi thực hiện thủ tục, cùng ACC HCM đồng hành giải quyết mọi vướng mắc.

Mục lục

1. Bộ chứng từ khai báo hải quan gồm những gì? Mới

Theo quy định tại Luật Hải quan 2014, sửa đổi 2025 và các văn bản hướng dẫn thi hành, bộ chứng từ khai báo hải quan là tập hợp các giấy tờ mà người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan khi làm thủ tục cho một lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu.

Về cơ bản, một bộ chứng từ khai báo hải quan chuẩn bao gồm các nhóm giấy tờ chính sau đây:

Chứng từ bắt buộc (bắt buộc phải có):

Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 39/2018/TT-BTC).
Chứng từ vận tải (vận đơn đường biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt hoặc đường thủy nội địa).
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Chứng từ chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (nếu có yêu cầu hoặc để hưởng ưu đãi thuế).

Chứng từ theo yêu cầu quản lý (tùy từng loại hàng hóa):

Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành.
Giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm, y tế, kiểm dịch động thực vật.
Kết quả phân tích, phân loại hàng hóa (nếu có).
Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

2. Phân loại chi tiết các chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan

2.1. Nhóm chứng từ bắt buộc phải nộp

Các chứng từ này được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC.

Tờ khai hải quan: Là chứng từ quan trọng nhất, do người khai hải quan tự khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã khai. Tờ khai có thể được thực hiện dưới hình thức điện tử hoặc giấy.
Chứng từ vận tải: Là bằng chứng về việc hàng hóa đã được vận chuyển, thể hiện quan hệ giữa người gửi hàng, người vận chuyển và người nhận hàng. Tùy phương thức vận chuyển mà chứng từ này có thể là Bill of Lading (đường biển), Airway Bill (hàng không), hay các chứng từ vận tải đa phương thức khác.
Hóa đơn thương mại: Là chứng từ do người bán phát hành, thể hiện giá trị giao dịch của lô hàng, là căn cứ quan trọng để cơ quan hải quan xác định trị giá tính thuế.
Chứng từ chứng minh xuất xứ (C/O): Tuy không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng C/O là chứng từ cần thiết để được hưởng thuế suất ưu đãi theo các Hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam là thành viên.

2.2. Nhóm chứng từ theo yêu cầu quản lý chuyên ngành

Đối với một số mặt hàng đặc thù, ngoài các chứng từ cơ bản trên, doanh nghiệp còn phải xuất trình thêm các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Các quy định này được nêu rõ tại Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC.

Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu: Áp dụng cho các mặt hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu, hoặc xuất khẩu, nhập khẩu có điều kiện.
Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: Bao gồm kiểm tra chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm dịch động vật, thực vật, kiểm tra y tế… tùy thuộc vào bản chất của từng loại hàng hóa.
Văn bản thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành: Trong trường hợp hàng hóa phải kiểm tra trước khi thông quan.
Các chứng từ khác: Có thể bao gồm hợp đồng thương mại (nếu có), phiếu đóng gói (Packing List), giấy ủy quyền (nếu khai hải quan qua đại lý)…

Xem thêm: Hướng dẫn khai báo hải quan điện tử đầy đủ

3. Quy trình chuẩn bị và nộp bộ chứng từ khai báo hải quan

Dưới đây là các bước cơ bản mà doanh nghiệp cần thực hiện, dựa trên tinh thần của Luật Hải quan 2014, sửa đổi 2025 và các thông tư hướng dẫn.

Bước 1: Thu thập và kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc

Doanh nghiệp cần thu thập tất cả các chứng từ liên quan đến lô hàng như hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng gói… từ đối tác nước ngoài. Việc kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và thống nhất giữa các chứng từ này là vô cùng quan trọng. Bất kỳ sự sai lệch nào về tên hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng… đều có thể dẫn đến việc bị từ chối hoặc chậm trễ trong quá trình thông quan.

Bước 2: Khai và nộp tờ khai hải quan điện tử

Doanh nghiệp tiến hành khai tờ khai hải quan trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của Tổng cục Hải quan. Nội dung khai phải dựa trên các chứng từ đã thu thập và đảm bảo chính xác, trung thực. Sau khi khai xong, hệ thống sẽ tiếp nhận và phân luồng tờ khai (Luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ) tùy thuộc vào mức độ rủi ro.

Bước 3: Nộp, xuất trình chứng từ cho cơ quan hải quan

Tùy theo kết quả phân luồng, doanh nghiệp sẽ thực hiện nghĩa vụ nộp hoặc xuất trình chứng từ. Đối với luồng xanh, doanh nghiệp chỉ cần nộp chứng từ qua hệ thống điện tử. Đối với luồng vàng, doanh nghiệp phải nộp bản giấy các chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan cho cơ quan hải quan để kiểm tra. Đối với luồng đỏ, doanh nghiệp phải xuất trình hàng hóa để kiểm tra thực tế cùng với bộ hồ sơ giấy.

Bước 4: Hoàn thành nghĩa vụ tài chính và nhận hàng

Sau khi cơ quan hải quan kiểm tra và xác định hàng hóa đáp ứng đủ điều kiện, doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ thuế (nếu có) và các khoản phí, lệ phí khác. Khi đã hoàn tất, cơ quan hải quan sẽ thực hiện thông quan hàng hóa, cho phép doanh nghiệp đưa hàng về kho hoặc đưa hàng lên phương tiện vận tải để xuất khẩu.

Xem thêm: Hàng hóa không phải làm thủ tục hải quan theo quy định

4. Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị bộ chứng từ hải quan

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm để tránh những rủi ro không đáng có.

Tính thống nhất của chứng từ: Tất cả các chứng từ trong bộ hồ sơ phải có sự thống nhất về thông tin như tên hàng, số lượng, đơn vị tính, trị giá, tên người gửi, người nhận… Sự mâu thuẫn giữa các chứng từ là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc hàng hóa bị kiểm tra hoặc bị xử phạt.
Thời hạn nộp chứng từ: Doanh nghiệp cần nắm rõ thời hạn nộp tờ khai và các chứng từ khác theo quy định. Việc nộp chậm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.
Chứng từ điện tử: Theo Thông tư 39/2018/TT-BTC, doanh nghiệp được khuyến khích sử dụng chứng từ điện tử. Tuy nhiên, cần đảm bảo các chứng từ này có giá trị pháp lý tương đương bản giấy và được ký số hợp lệ.
Cập nhật văn bản pháp luật: Các quy định về hồ sơ hải quan có thể thay đổi. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các văn bản mới nhất để đảm bảo tuân thủ đúng, tránh sử dụng các biểu mẫu cũ hoặc thiếu các chứng từ mới phát sinh.

5. Câu hỏi thường gặp

Trường hợp nào thì bộ chứng từ khai báo hải quan bắt buộc phải có giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu?

Theo quy định tại Luật Hải quan 2014, sửa đổi 2025 và các văn bản pháp luật chuyên ngành, giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu là chứng từ bắt buộc đối với các mặt hàng thuộc danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu, hoặc xuất khẩu, nhập khẩu có điều kiện.

Nếu thiếu một trong các chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ thì xử lý thế nào?

Nếu thiếu chứng từ bắt buộc, cơ quan hải quan sẽ không chấp nhận thông quan hàng hóa. Tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

Thời hạn nộp bộ chứng từ khai báo hải quan là bao lâu?

Theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC, thời hạn nộp tờ khai hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu là trước khi hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu. Đối với hàng hóa xuất khẩu, thời hạn nộp tờ khai là trước khi hàng hóa được đưa lên phương tiện vận tải.

Việc nắm vững các quy định về bộ chứng từ khai báo hải quan là yếu tố then chốt để doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu hiệu quả và đúng pháp luật. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và toàn diện. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn về thủ tục hải quan, đừng ngần ngại liên hệ ACC HCM để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng và chính xác nhất.