ACC HỒ CHÍ MINH

Thay đổi từ CMND sang thẻ căn cước trên BHXH là một thủ tục quan trọng giúp đồng bộ thông tin cá nhân, đảm bảo quyền lợi bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT) của người lao động. Thủ tục này không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn hỗ trợ người lao động tra cứu và hưởng các chế độ bảo hiểm một cách thuận tiện. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện, căn cứ pháp lý và những lưu ý cần thiết. Cùng ACC HCM tìm hiểu để thực hiện thủ tục này một cách hiệu quả.

1. Tại sao cần thay đổi từ CMND sang thẻ căn cước trên BHXH?

Việc thay đổi thông tin từ CMND sang CCCD trên hệ thống BHXH là một bước quan trọng nhằm đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu cá nhân trong các giao dịch hành chính.

• Đồng bộ hóa thông tin cá nhân theo quy định pháp luật: Theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH (sửa đổi bởi khoản 31 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020), việc điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT là cần thiết khi có sự thay đổi về giấy tờ tùy thân. Việc cập nhật CCCD giúp đảm bảo thông tin của người lao động khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tránh rủi ro khi thực hiện các giao dịch liên quan đến BHXH.
• Đảm bảo quyền lợi BHXH và BHYT: Số CMND hoặc CCCD là một trong các tiêu thức chính để quản lý đối tượng tham gia BHXH. Nếu thông tin không được cập nhật kịp thời, người lao động có thể gặp khó khăn trong việc tra cứu lịch sử đóng BHXH hoặc hưởng các chế độ như bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), trợ cấp ốm đau, thai sản. Công văn 3835/BHXH-CST nhấn mạnh rằng sự không trùng khớp về số CMND/CCCD có thể dẫn đến việc bị trả lại hồ sơ giải quyết quyền lợi.
• Hỗ trợ tra cứu thông tin trên ứng dụng VssID: Ứng dụng VssID của BHXH Việt Nam cho phép người lao động tra cứu thông tin BHXH, BHYT trực tuyến. Tuy nhiên, nếu số CMND cũ chưa được cập nhật thành CCCD, hệ thống có thể không hiển thị đầy đủ hoặc chính xác thông tin, gây bất tiện trong việc quản lý quyền lợi bảo hiểm.
• Phù hợp với xu hướng chuyển đổi số: Theo Luật Căn cước 2023 và Nghị định 70/2024/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/7/2024), CCCD gắn chip được sử dụng làm số định danh cá nhân, thay thế dần các loại giấy tờ cũ. Việc cập nhật thông tin BHXH phù hợp với xu hướng này giúp người lao động dễ dàng thực hiện các giao dịch điện tử.

2. Hướng dẫn thay đổi từ CMND sang thẻ căn cước trên BHXH

Quy trình thay đổi từ CMND sang thẻ căn cước trên BHXH được quy định rõ ràng tại Quyết định 595/QĐ-BHXH và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cần thiết
Người lao động cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ để thực hiện việc cập nhật thông tin. Hồ sơ bao gồm Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) theo Quyết định 505/QĐ-BHXH và bản sao chứng thực CCCD mới. Nếu nộp trực tiếp, cần mang theo bản chính CCCD để đối chiếu. Đối với đơn vị sử dụng lao động, cần lập thêm danh sách người lao động cần điều chỉnh thông tin (Mẫu D02-TS).

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH
Người lao động có thể nộp hồ sơ theo một trong hai hình thức: thông qua đơn vị sử dụng lao động hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH. Đối với người lao động đang làm việc, hồ sơ được nộp qua đơn vị sử dụng lao động, sau đó đơn vị sẽ chuyển đến cơ quan BHXH quản lý. Đối với người tham gia BHXH tự nguyện hoặc đang bảo lưu thời gian đóng, hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp huyện hoặc tỉnh, hoặc thông qua đại lý thu BHXH. Theo Công văn 2089/VBHN-BHXH, cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ trong thời hạn không quá 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Cập nhật thông tin trên hệ thống VssID
Ngoài việc điều chỉnh trên sổ BHXH, người lao động cần cập nhật số CCCD trên ứng dụng VssID để tra cứu thông tin trực tuyến. Người lao động đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam (dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn), nhập thông tin tài khoản VssID, sau đó cập nhật số CCCD mới kèm hình ảnh hai mặt thẻ CCCD. Sau khi hệ thống ghi nhận, thông tin sẽ được đồng bộ trong vòng 5-7 ngày làm việc, tùy thuộc vào tốc độ xử lý của cơ quan BHXH.

Bước 4: Nhận kết quả và kiểm tra thông tin
Sau khi hồ sơ được xử lý, cơ quan BHXH sẽ cập nhật thông tin CCCD mới vào sổ BHXH và hệ thống dữ liệu. Người lao động sẽ nhận được thông báo xác nhận qua email hoặc qua đơn vị sử dụng lao động. Người lao động nên kiểm tra lại thông tin trên ứng dụng VssID hoặc sổ BHXH để đảm bảo thông tin đã được cập nhật chính xác. Nếu có sai sót, cần liên hệ ngay với cơ quan BHXH để được điều chỉnh kịp thời.

>>> Xem thêm tại đây: Hướng dẫn cấp lại căn cước công dân bị mất online

3. Căn cứ pháp lý cho việc thay đổi thông tin BHXH

Việc thay đổi từ CMND sang CCCD trên BHXH được thực hiện dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành, đảm bảo tính pháp lý và thống nhất trong quản lý thông tin. Dưới đây là các căn cứ pháp lý chính:

• Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017: Quy định về quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, và quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT. Điều 27 nêu rõ các trường hợp cần điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, bao gồm thay đổi giấy tờ tùy thân như CMND sang CCCD. Quyết định này được sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 và bãi bỏ một phần bởi Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023.
• Công văn 2089/VBHN-BHXH năm 2020: Hướng dẫn chi tiết về việc cập nhật thông tin cá nhân, bao gồm số CCCD, trên hệ thống BHXH. Văn bản này nhấn mạnh rằng việc không cập nhật thông tin có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động, đặc biệt trong các thủ tục liên quan đến BHTN.
• Luật Căn cước 2023: Có hiệu lực từ ngày 01/7/2024, quy định về việc sử dụng số định danh cá nhân (số CCCD) làm tiêu thức chính trong quản lý dân cư và các giao dịch hành chính. Điều này yêu cầu các cơ quan, tổ chức, bao gồm BHXH Việt Nam, phải đồng bộ thông tin theo CCCD mới.
• Thông tư 40/2019/TT-BCA: Quy định về việc cấp giấy xác nhận số CMND khi chuyển đổi sang CCCD. Giấy xác nhận này có thể được sử dụng để đối chiếu thông tin khi thực hiện thủ tục tại cơ quan BHXH, đảm bảo tính liên tục của dữ liệu.
• Thông báo 1423/TB-BHXH năm 2025 của BHXH TP.HCM: Yêu cầu các đơn vị sử dụng lao động và người tham gia BHXH cập nhật số CCCD hoặc số định danh cá nhân trước ngày 31/3/2025 để đảm bảo quyền lợi và hỗ trợ cấp sổ BHXH, thẻ BHYT điện tử.

Xem thêm: Thay đổi CCCD có cần cấp lại sổ BHXH?

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Để quá trình thay đổi thông tin từ CMND sang CCCD trên BHXH diễn ra suôn sẻ, người lao động cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Kiểm tra thông tin trước khi nộp hồ sơ: Trước khi nộp hồ sơ, người lao động cần kiểm tra kỹ thông tin trên CCCD mới, bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, và số định danh cá nhân. Bất kỳ sai sót nào trong hồ sơ có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
• Lựa chọn hình thức nộp hồ sơ phù hợp: Người lao động có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc thông qua đơn vị sử dụng lao động. Ngoài ra, việc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công BHXH hoặc qua tổ chức I-VAN cũng là một lựa chọn tiện lợi, đặc biệt với những người ở xa cơ quan BHXH. Theo Công văn 2089/VBHN-BHXH, hồ sơ điện tử cần được ký số để đảm bảo tính pháp lý.
• Thời hạn xử lý hồ sơ: Theo quy định, cơ quan BHXH xử lý hồ sơ trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, trong trường hợp khối lượng hồ sơ lớn, thời gian có thể kéo dài hơn. Người lao động nên theo dõi trạng thái hồ sơ qua ứng dụng VssID hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH để được hỗ trợ.
• Cập nhật thông tin trên các giấy tờ khác: Ngoài BHXH, người lao động cần cập nhật số CCCD trên các giấy tờ khác như tài khoản ngân hàng, hồ sơ thuế cá nhân, hoặc giấy tờ nhà đất (theo Điều 36 Luật Quản lý thuế 2019). Điều này giúp đảm bảo tính thống nhất của thông tin cá nhân trong tất cả các giao dịch hành chính.

5. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc thay đổi từ CMND sang thẻ căn cước trên BHXH, cùng với câu trả lời chi tiết để hỗ trợ người lao động:

Thay đổi CMND sang CCCD có bắt buộc phải cập nhật trên sổ BHXH không?

Theo Công văn 2089/VBHN-BHXH, việc cập nhật thông tin CCCD trên sổ BHXH không bắt buộc, nhưng được khuyến khích để đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu.

Có cần cấp lại sổ BHXH khi đổi sang CCCD không?

Theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH, việc thay đổi từ CMND sang CCCD không thuộc trường hợp phải cấp lại sổ BHXH. Người lao động chỉ cần điều chỉnh thông tin bằng cách nộp hồ sơ theo Mẫu TK1-TS.

Có thể cập nhật thông tin CCCD trực tuyến không?

Có, người lao động có thể cập nhật thông tin CCCD qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc ứng dụng VssID. Sau khi đăng nhập, người lao động nhập số CCCD mới và tải hình ảnh hai mặt thẻ CCCD. Hệ thống sẽ ghi nhận và xử lý trong vòng 5-7 ngày làm việc, theo hướng dẫn tại Thông báo 1423/TB-BHXH năm 2025.

Nếu thông tin trên VssID chưa cập nhật sau khi nộp hồ sơ, phải làm gì?

Nếu thông tin trên VssID chưa được cập nhật sau thời hạn quy định, người lao động nên liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH qua hotline hoặc đến cơ quan BHXH nơi nộp hồ sơ để kiểm tra. Có thể cần bổ sung thêm giấy tờ như bản sao CCCD chứng thực nếu hồ sơ ban đầu chưa đầy đủ.

Thay đổi thông tin BHXH có ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm không?

Việc cập nhật thông tin từ CMND sang CCCD không ảnh hưởng đến quyền lợi BHXH, BHYT, hoặc BHTN của người lao động. Theo Công văn 3835/BHXH-CST, cơ quan BHXH không được trả lại hồ sơ giải quyết quyền lợi chỉ vì sự không trùng khớp về số CMND/CCCD, miễn là các thông tin khác hợp lệ.

Thay đổi từ CMND sang thẻ căn cước trên BHXH là một thủ tục đơn giản nhưng mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp người lao động và doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi bảo hiểm. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm hoặc tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ACC HCM qua hotline hoặc email để được giải đáp nhanh chóng và chính xác.