ACC HỒ CHÍ MINH

Vi bằng ghi nhận hiện trạng là công cụ pháp lý hữu hiệu để lưu giữ chứng cứ khách quan về tình trạng tài sản, phục vụ cho việc bảo vệ quyền lợi trước tranh chấp hay yêu cầu cơ quan có thẩm quyền. Thủ tục thực hiện đòi hỏi người yêu cầu phải nắm rõ trình tự, điều kiện và hồ sơ theo đúng quy định pháp luật. Hãy cùng ACC HCM tìm hiểu chi tiết từng bước ngay trong bài viết dưới đây.

1. Thủ tục lập vi bằng ghi nhận hiện trạng tài sản chi tiết

Thủ tục lập vi bằng ghi nhận hiện trạng tài sản được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ, đảm bảo tính pháp lý và khách quan của chứng cứ. Dưới đây là các bước cụ thể mà người yêu cầu cần thực hiện.

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thông tin về tài sản cần ghi nhận

Người yêu cầu cần thu thập các giấy tờ tùy thân, tài liệu chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đối với tài sản (nếu có). Bên cạnh đó, việc mô tả chi tiết hiện trạng tài sản dự kiến ghi nhận, bao gồm địa chỉ, đặc điểm, tình trạng thực tế, sẽ giúp Thừa phát lại có cơ sở khảo sát chính xác.

Bước 2: Nộp yêu cầu trực tiếp tại Văn phòng Thừa phát lại

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, người yêu cầu đến Văn phòng Thừa phát lại nơi có thẩm quyền (thường là Văn phòng trên địa bàn tỉnh/thành phố nơi có tài sản hoặc nơi người yêu cầu cư trú) để điền đơn yêu cầu lập vi bằng.

Bước 3: Thừa phát lại tiến hành khảo sát, ghi nhận hiện trạng thực tế

Thừa phát lại sẽ thỏa thuận thời gian với người yêu cầu để trực tiếp có mặt tại địa điểm có tài sản. Tại hiện trường, Thừa phát lại quan sát, mô tả trung thực, chụp ảnh, quay video, lập biên bản ghi nhận những gì mắt thấy, tai nghe; không phát biểu ý kiến đánh giá, không can thiệp vào tài sản.

Bước 4: Lập và ký vi bằng ghi nhận hiện trạng

Sau khi khảo sát, Thừa phát lại soạn thảo vi bằng với đầy đủ nội dung theo mẫu quy định, bao gồm: thông tin các bên, nội dung sự kiện được ghi nhận, mô tả chi tiết hiện trạng kèm hình ảnh minh họa, thời gian, địa điểm, chữ ký của Thừa phát lại và đóng dấu Văn phòng Thừa phát lại.

Bước 5: Đăng ký và lưu trữ vi bằng theo quy định của pháp luật

Sau khi hoàn thiện, Văn phòng Thừa phát lại tiến hành vào sổ đăng ký vi bằng và gửi một bản đến Sở Tư pháp theo quy định tại Nghị định 08/2020/NĐ-CP. Người yêu cầu nhận vi bằng và có trách nhiệm bảo quản.

2. Các trường hợp được lập vi bằng ghi nhận hiện trạng

Không phải mọi yêu cầu đều được chấp nhận lập vi bằng ghi nhận hiện trạng. Căn cứ Nghị định 08/2020/NĐ-CP, Thừa phát lại chỉ được lập vi bằng đối với các sự kiện, hành vi hợp pháp. Tài sản ghi nhận hiện trạng thường là nhà ở, công trình xây dựng, máy móc thiết bị, hàng hóa, cây trồng, vật nuôi… trong các tình huống như: trước khi thi công công trình lân cận, trước khi cải tạo, sửa chữa, khi có nguy cơ xảy ra tranh chấp, hoặc để lưu giữ chứng cứ phục vụ quá trình khiếu nại, khởi kiện.

Ngược lại, Thừa phát lại không được lập vi bằng đối với các trường hợp bị pháp luật cấm như: xác nhận nội dung giao dịch trái pháp luật, vi bằng thay cho hợp đồng chuyển nhượng bất động sản (bắt buộc phải công chứng theo Luật Công chứng 2024), ghi nhận sự kiện ảnh hưởng đến an ninh quốc gia, trật tự công cộng, thuần phong mỹ tục. Việc phân định rõ phạm vi giúp người dân lựa chọn đúng công cụ pháp lý, tránh lãng phí thời gian và chi phí.

Xem thêm: Ai có thẩm quyền lập vi bằng? Giải đáp

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để lập vi bằng ghi nhận hiện trạng

Để quá trình lập vi bằng ghi nhận hiện trạng diễn ra nhanh chóng, người yêu cầu cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Đơn yêu cầu lập vi bằng (theo mẫu được cung cấp tại Văn phòng Thừa phát lại).
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu (Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu) còn hiệu lực.
• Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với tài sản (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng mua bán, hóa đơn giá trị gia tăng, hoặc các tài liệu khác thể hiện mối liên hệ với tài sản).
• Tài liệu mô tả sơ bộ về tài sản và hiện trạng dự kiến ghi nhận (bản vẽ, ảnh chụp trước đó, chỉ dẫn vị trí) nếu có, giúp Thừa phát lại hình dung rõ hơn.
• Văn bản ủy quyền hợp lệ (nếu người yêu cầu không trực tiếp thực hiện), có thể cần công chứng theo quy định của Luật Công chứng 2024 để đảm bảo tính pháp lý.

Lưu ý thực tế: Một số Văn phòng Thừa phát lại có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ chứng minh tình trạng tài sản nếu tài sản đang trong diện thế chấp, bảo lãnh. Người yêu cầu nên liên hệ trước để được hướng dẫn cụ thể, tránh mất thời gian đi lại bổ sung.

Xem thêm: Các trường hợp lập vi bằng để làm bằng chứng

4. Chi phí lập vi bằng ghi nhận hiện trạng

Chi phí thực hiện vi bằng ghi nhận hiện trạng không được ấn định cứng trong một văn bản luật duy nhất mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố: số lượng tài sản, phạm vi khảo sát, độ khó khăn trong việc ghi nhận, khoảng cách di chuyển của Thừa phát lại, chi phí in ấn, lưu trữ, và các dịch vụ pháp lý kèm theo. Một cách tổng quát, mức phí bao gồm phí thù lao lập vi bằng do Văn phòng Thừa phát lại công bố công khai trên cơ sở khung giá do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định, cùng các chi phí thực tế phát sinh (đi lại, ăn ở nếu xa, chụp ảnh, quay phim, trích đo bản đồ…).

Do đó, để có dự trù chính xác, người yêu cầu cần trực tiếp trao đổi, cung cấp đầy đủ thông tin cho Văn phòng Thừa phát lại để nhận báo giá chi tiết. Việc lựa chọn một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như ACC HCM sẽ giúp bạn tối ưu hóa chi phí thông qua việc sàng lọc yêu cầu, chọn đúng đơn vị Thừa phát lại phù hợp và kiểm soát các khoản phát sinh không cần thiết.

5. Dịch vụ lập vi bằng ghi nhận hiện trạng tại ACC HCM

Sử dụng dịch vụ hỗ trợ lập vi bằng ghi nhận hiện trạng tại ACC HCM mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tiết kiệm chi phí: ACC HCM giúp khách hàng phân tích tình huống, loại bỏ những yêu cầu không khả thi hoặc kém hiệu quả về mặt chứng cứ, từ đó giảm thiểu tối đa các khoản phí không đáng có.
• Đội ngũ chuyên gia: Chúng tôi sở hữu đội ngũ chuyên viên pháp lý am hiểu sâu rộng về lĩnh vực vi bằng, cập nhật liên tục các quy định mới nhất, sẵn sàng đồng hành trong suốt quá trình.
• Tư vấn chuyên sâu: Mỗi trường hợp được khảo sát kỹ lưỡng, đánh giá đúng phạm vi ghi nhận, đảm bảo vi bằng phát huy tối đa giá trị pháp lý khi cần sử dụng trước Tòa án hoặc cơ quan nhà nước.
• Hỗ trợ toàn diện: ACC HCM không chỉ hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ mà còn thay mặt khách hàng làm việc với Văn phòng Thừa phát lại, theo dõi tiến độ, nhận và bàn giao vi bằng tận nơi, giúp khách hàng tập trung vào công việc chính.

6. Những lưu ý quan trọng khi lập vi bằng ghi nhận hiện trạng

Bên cạnh thủ tục cơ bản, người yêu cầu cần lưu ý các điểm sau để vi bằng ghi nhận hiện trạng đạt hiệu quả cao nhất:

• Vi bằng không có giá trị như văn bản công chứng hay chứng thực; nó chỉ là nguồn chứng cứ để cơ quan có thẩm quyền xem xét, đánh giá khi giải quyết vụ việc. Giao dịch chuyển quyền sở hữu bất động sản vẫn phải tuân thủ Luật Công chứng 2024.
• Thừa phát lại chỉ ghi nhận những gì quan sát trực tiếp tại thời điểm lập vi bằng, không đưa ra kết luận hay nhận định về nguyên nhân, trách nhiệm. Do đó, nếu cần chứng minh trạng thái tài sản tại nhiều thời điểm, cần lập nhiều vi bằng khác nhau.
• Trong suốt quá trình khảo sát, người yêu cầu nên có mặt để kịp thời chỉ ra những vị trí, chi tiết cần ghi nhận, đồng thời tránh tự ý tác động làm thay đổi hiện trạng trước khi Thừa phát lại hoàn tất ghi nhận.
• Vi bằng sau khi lập phải được bảo quản cẩn thận; bản chính rất quan trọng khi cần trích xuất trước Tòa án hoặc cơ quan thi hành án. Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định việc lưu trữ bản chính tại Văn phòng Thừa phát lại ít nhất 20 năm, nhưng người yêu cầu vẫn nên tự lưu giữ bản sao được cấp.
• Không nên lập vi bằng trong các trường hợp đang có tranh chấp gay gắt có nguy cơ xung đột, trừ khi đã có sự phối hợp của cơ quan chức năng để đảm bảo an toàn cho Thừa phát lại và những người liên quan.

7. Câu hỏi thường gặp

Vi bằng ghi nhận hiện trạng có giá trị pháp lý như thế nào?

Vi bằng là nguồn chứng cứ được Tòa án, cơ quan nhà nước xem xét trong quá trình giải quyết vụ việc. Nó không có giá trị thay thế quyết định hành chính hay bản án, nhưng có thể là căn cứ quan trọng để chứng minh tình trạng thực tế của tài sản tại một thời điểm cụ thể, giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bên yêu cầu.

Có thể lập vi bằng ghi nhận hiện trạng nếu tài sản đang có tranh chấp không?

Có thể, miễn là việc ghi nhận không vi phạm điều cấm của pháp luật và không xâm phạm quyền của bên thứ ba. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn, người yêu cầu cần thông báo trước và phối hợp với các bên liên quan hoặc nhờ cơ quan chức năng hỗ trợ nếu có nguy cơ bị ngăn cản, chống đối.

Thời gian lập một vi bằng ghi nhận hiện trạng thường mất bao lâu?

Nếu hồ sơ đầy đủ và tài sản ở vị trí thuận lợi, thời gian từ khi nộp yêu cầu đến khi nhận vi bằng có thể chỉ từ 01 đến 03 ngày làm việc. Trường hợp cần khảo sát tại nhiều địa điểm hoặc tài sản có tính chất phức tạp, thời gian sẽ kéo dài hơn, nhưng không quá 07 ngày làm việc theo thông lệ thực hiện tại nhiều Văn phòng Thừa phát lại.

Vi bằng ghi nhận hiện trạng chính là giải pháp chủ động giúp bạn lưu giữ chứng cứ sắc bén, giảm thiểu rủi ro pháp lý về sau. Để yên tâm hơn với thủ tục này, liên hệ ACC HCM ngay hôm nay để nhận tư vấn chi tiết và hỗ trợ nhanh chóng từ đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi.