Giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan và cách viết

Mẫu giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan là văn bản không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp ủy quyền hợp pháp cho bên thứ ba thay mặt mình thực hiện các thủ tục tại cơ quan hải quan. Việc nắm vững cách viết và các quy định liên quan sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về vấn đề này, cùng ACC HCM.

1. Giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan và cách viết

Giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan là văn bản pháp lý do người khai hải quan lập, cho phép người được ủy quyền thay mặt mình thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Văn bản này cần được lập theo đúng quy định của pháp luật để đảm bảo giá trị pháp lý.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

2. Căn cứ pháp lý và các trường hợp áp dụng

Việc ủy quyền làm thủ tục hải quan được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật quan trọng, bao gồm Luật Hải quan 2014, Bộ luật Dân sự 2015. Theo quy định tại Điều 22 Luật Hải quan 2014, người khai hải quan có thể ủy quyền cho người khác thực hiện các thủ tục hải quan theo quy định của pháp luật dân sự. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc linh hoạt sử dụng các đơn vị logistics, đại lý làm thủ tục hải quan chuyên nghiệp.

Các trường hợp thường áp dụng mẫu giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan bao gồm:

• Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của đại lý làm thủ tục hải quan.
• Cá nhân, tổ chức nhờ người thân, bạn bè hoặc đối tác đứng ra làm thủ tục khi không có mặt trực tiếp.
• Các chi nhánh, văn phòng đại diện ủy quyền cho trụ sở chính hoặc ngược lại.
• Trường hợp người khai hải quan là cá nhân nhưng không thể trực tiếp thực hiện nghĩa vụ của mình.

Xem thêm: Chi phí làm thủ tục hải quan mới nhất

3. Hướng dẫn chi tiết cách viết giấy ủy quyền

Để lập một mẫu giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan hợp lệ, người viết cần tuân thủ các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định thông tin các bên liên quan

Phần này cần ghi đầy đủ và chính xác thông tin của bên ủy quyền (người khai hải quan) và bên được ủy quyền. Thông tin bao gồm: tên tổ chức/cá nhân, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân hoặc hộ chiếu (đối với cá nhân). Việc ghi chính xác các thông tin này là yêu cầu bắt buộc để cơ quan hải quan có cơ sở đối chiếu và xác minh.

Bước 2: Nêu rõ phạm vi và nội dung ủy quyền

Cần mô tả chi tiết, cụ thể các công việc mà bên được ủy quyền sẽ thực hiện. Ví dụ: khai và nộp tờ khai hải quan, xuất trình hàng hóa, nộp thuế và các khoản thu khác, nhận các văn bản, quyết định của cơ quan hải quan… Phạm vi ủy quyền càng rõ ràng, chi tiết thì càng hạn chế rủi ro phát sinh tranh chấp. Đồng thời, cần ghi rõ thời hạn ủy quyền (có thể là một lần, nhiều lần hoặc trong một khoảng thời gian nhất định).

Bước 3: Hoàn thiện và ký kết văn bản

Sau khi điền đầy đủ các thông tin, văn bản cần được ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) của bên ủy quyền. Đối với tổ chức, người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký theo quy định. Văn bản này cần được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.

Xem thêm: Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu mới

4. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng giấy ủy quyền

Khi sử dụng mẫu giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các vấn đề sau để đảm bảo tính pháp lý và tránh các rủi ro không đáng có:

• Giấy ủy quyền phải được lập thành văn bản, có chữ ký của bên ủy quyền. Trường hợp pháp luật quy định phải công chứng, chứng thực thì phải thực hiện theo quy định.
• Nội dung ủy quyền phải rõ ràng, cụ thể, không được trái pháp luật và đạo đức xã hội. Việc ủy quyền phải tuân thủ các quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 về đại diện và ủy quyền.
• Người được ủy quyền phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các công việc được ủy quyền.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ cẩn thận bản gốc giấy ủy quyền để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, đồng thời phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra sau thông quan.
• Cần theo dõi thời hạn hiệu lực của giấy ủy quyền để kịp thời gia hạn hoặc lập văn bản mới khi cần thiết, tránh tình trạng giấy ủy quyền hết hiệu lực nhưng vẫn tiếp tục sử dụng.

Mẫu giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan là công cụ pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động xuất nhập khẩu. Việc soạn thảo và sử dụng đúng quy định sẽ đảm bảo quyền lợi và hạn chế rủi ro. Nếu cần hỗ trợ pháp lý chi tiết hoặc tư vấn về các vấn đề liên quan, hãy liên hệ ACC HCM để được đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm hỗ trợ kịp thời và hiệu quả.