Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu đóng vai trò then chốt trong hoạt động thương mại quốc tế, quyết định trực tiếp đến tiến độ thông quan và chi phí của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và cập nhật nhất về thủ tục này, đồng hành cùng ACC HCM để bạn vận hành hiệu quả.
1. Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu mới
Theo quy định tại Luật Hải quan 2014, sửa đổi 2025 và Nghị định 167/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP, quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu được thực hiện theo phương thức điện tử, bao gồm các bước cơ bản từ chuẩn bị hồ sơ đến khi hàng hóa được thông quan.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 16 Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC, bao gồm: tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu theo mẫu; hóa đơn thương mại (Commercial Invoice); phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List); hợp đồng mua bán ngoại thương (Sales Contract) hoặc các chứng từ có giá trị tương đương; giấy phép xuất khẩu (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành); và các chứng từ khác theo yêu cầu cụ thể của từng loại hàng hóa.
Bước 2: Khai tờ khai hải quan điện tử
Doanh nghiệp tiến hành khai tờ khai hải quan điện tử trên Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của Tổng cục Hải quan theo quy định tại Nghị định 167/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP. Nội dung khai phải đảm bảo chính xác, trung thực, đầy đủ các tiêu chí thông tin trên tờ khai như: thông tin về người xuất khẩu, người nhập khẩu; tên hàng, mã số hàng hóa theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam; số lượng, trọng lượng, trị giá hải quan; phương thức vận chuyển; và các nội dung bắt buộc khác.
Bước 3: Nộp và tiếp nhận hồ sơ hải quan
Sau khi khai tờ khai điện tử, doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy (nếu có) và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của các thông tin đã khai. Cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các chứng từ. Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ, công chức hải quan sẽ đăng ký tờ khai và chuyển sang bước phân luồng kiểm tra. Thời gian tiếp nhận và đăng ký tờ khai được thực hiện ngay trong ngày làm việc.
Bước 4: Phân luồng kiểm tra và thông quan
Căn cứ vào kết quả phân tích rủi ro, hệ thống sẽ tự động phân luồng kiểm tra cho tờ khai: Luồng Xanh (miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, hàng hóa), Luồng Vàng (kiểm tra chi tiết hồ sơ) hoặc Luồng Đỏ (kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa). Đối với luồng Vàng và Đỏ, doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra theo quy định tại Nghị định 59/2018/NĐ-CP. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế (nếu có) và đáp ứng các điều kiện kiểm tra, hàng hóa sẽ được thông quan hoặc giải phóng hàng.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục xuất khẩu
Theo quy định Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC, hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu bao gồm các chứng từ sau:
- Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) do người bán phát hành.
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) thể hiện chi tiết cách thức đóng gói, số kiện, trọng lượng.
- Hợp đồng mua bán ngoại thương (Sales Contract) hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương như L/C, Purchase Order.
- Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành).
- Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành (Giấy chứng nhận xuất xứ C/O, Giấy chứng nhận kiểm dịch, Giấy chứng nhận chất lượng…).
Xem thêm: Thủ tục hải quan hàng gia công chi tiết
3. Các bước thực hiện khai báo hải quan điện tử chi tiết
Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu qua hệ thống điện tử được thực hiện theo các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Đăng ký và cấp mã số doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu
Doanh nghiệp cần có mã số doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu do Tổng cục Hải quan cấp. Để được cấp mã số này, doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan hải quan thông qua Hệ thống, cung cấp các thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện pháp luật.
Bước 2: Khai thông tin tờ khai trên phần mềm
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử (do Tổng cục Hải quan cung cấp miễn phí hoặc các phần mềm thương mại được chấp thuận) để nhập các thông tin chi tiết của lô hàng lên tờ khai. Các thông tin này phải khớp đúng với chứng từ đã chuẩn bị. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp thực hiện "khai chính thức" và gửi đến Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan hải quan.
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý kết quả phân luồng
Hệ thống sẽ tự động tiếp nhận tờ khai, kiểm tra tính hợp lệ và phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ). Kết quả phân luồng sẽ được gửi lại cho doanh nghiệp ngay sau đó. Nếu tờ khai thuộc luồng Xanh, doanh nghiệp có thể in tờ khai và tiến hành xuất hàng. Nếu thuộc luồng Vàng hoặc Đỏ, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ giấy và hàng hóa để phục vụ việc kiểm tra của cơ quan hải quan theo quy định tại Nghị định 59/2018/NĐ-CP.
Bước 4: Nộp thuế và các khoản phí (nếu có)
Đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc diện chịu thuế xuất khẩu, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế trước khi hàng hóa được thông quan. Việc nộp thuế có thể thực hiện qua ngân hàng hoặc qua Hệ thống nộp thuế điện tử. Sau khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính, hệ thống sẽ xác nhận và hàng hóa được phép xuất khẩu.
Xem thêm: Giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan và cách viết
4. Những lưu ý quan trọng khi khai báo hải quan xuất khẩu
Thứ nhất, về thời hạn khai báo: Theo quy định tại Nghị định 167/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp phải khai báo hải quan chậm nhất là 8 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh đối với hàng hóa xuất khẩu.
Thứ hai, về tính chính xác của thông tin khai báo: Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ nội dung khai báo. Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp có quyền khai bổ sung trong thời hạn quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC.
Thứ ba, về việc kiểm tra chuyên ngành: Đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành (kiểm dịch động, thực vật; kiểm tra chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm…), doanh nghiệp phải hoàn thành các thủ tục kiểm tra chuyên ngành trước khi làm thủ tục hải quan.
5. Câu hỏi thường gặp
Thời hạn nộp tờ khai hải quan xuất khẩu là bao lâu?
Theo quy định tại Nghị định 167/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP, thời hạn nộp tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu là chậm nhất 8 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
Hàng hóa xuất khẩu có bắt buộc phải kiểm tra thực tế không?
Việc kiểm tra thực tế hàng hóa chỉ được thực hiện đối với các tờ khai thuộc luồng Đỏ theo kết quả phân tích rủi ro của cơ quan hải quan. Các tờ khai thuộc luồng Xanh sẽ được miễn kiểm tra, còn luồng Vàng chỉ kiểm tra chi tiết hồ sơ.
Doanh nghiệp có thể khai bổ sung sau khi đã thông quan không?
Doanh nghiệp được phép khai bổ sung hồ sơ hải quan trong các trường hợp quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC. Cụ thể, doanh nghiệp có thể khai bổ sung khi phát hiện sai sót trong quá trình tự kiểm tra, hoặc khi có yêu cầu của cơ quan hải quan.
Việc nắm vững quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu là yếu tố sống còn để doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động xuất nhập khẩu và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn về thủ tục, hãy liên hệ ACC HCM để được tư vấn bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm.
Để lại một bình luận